Elf manieren om corporate silence te doorbreken

Informatie die relevant is voor het functioneren van een organisatie wordt door medewerkers nogal eens onder de pet gehouden. Niet minder dan 85% van de ondervraagden gaf in een bekend onderzoek aan situaties te hebben meegemaakt waarin zij informatie niet konden of wilden delen terwijl ze die informatie wel als belangrijk beschouwden. Ik schrok enorm van deze cijfers. In mijn vorige blog besprak ik welke oorzaken ‘corporate silence’ kan hebben. Angst voor negatieve consequenties en het gevoel dat er toch niet geluisterd wordt, zijn de belangrijkste. Hoewel de neiging om negatieve informatie voor ons te houden in ons DNA ingebakken zit, speelt de werkomgeving een zeer belangrijke rol.

Dit zijn de elf beste voorbeelden die ik heb gevonden wat leiders concreet kunnen doen om een werkomgeving te creëren waarin mensen zich gestimuleerd voelen om zich uit te spreken:

1. Demonstreer empathie en actief luisteren. Leiders met veel gezag doen er verstandig aan om mensen niet expliciet of impliciet te straffen – vaak doen zij dat onbewust – door het geven van hun mening, met name op gevoelige onderwerpen. Dit kan de angst wegnemen om een negatief label opgeplakt te krijgen wanneer je tegen de stroom ingaat.
2. Erken dat leiders ook fouten maken en de waarde van teamwork benadrukken om gevoelens van machtsafstand te verminderen.
3. Zwijg: leiders bevorderen vaak zelfcensuur door hun eigen opvattingen vroeg in het gesprek te uiten. Het uiten van afwijkende meningen wordt zo ontmoedigd. Leiders en groepsleden met een hoge status kunnen het team een grote dienst bewijzen door expliciet te vragen om unieke en afwijkende informatie en meningen. Ook helpt het om niet meteen al een stevige positie in te nemen om zo ruimte te maken voor verschillende meningen. Luister naar elk idee alsof het de grootste uitvinding ooit zou kunnen blijken te zijn. Schort je vooroordelen op en luister gewoon. Als mensen weten dat ze gehoord worden, ervaren ze dat het zin heeft hun stem te laten horen.
4. Volg de 20/80-regel: spendeer niet meer dan 20% van de tijd aan het geven van je mening en luister 80% van de tijd. Je zult verrast worden door wat je kunt leren en wat je hoort als je lang genoeg je mond houdt en anderen de kans krijgen hun ideeën, ervaringen en standpunten te uiten.
5. Maak het makkelijk: wees beschikbaar en aanspreekbaar. Begeef je tussen je medewerkers. Stel vragen, luister naar de reacties. Wees je bewust van je oogcontact, gezichtsuitdrukking en de toon van je stem.
6. Aanmoedigen: vraag naar meningen of feedback aan het eind van een vergadering. Pauzeer even en vraag het nog een keer, zodat mensen weten dat je oprecht bent.
7. Lof en heldenstatus: geef medewerkers die zich uitspreken erkenning als de helden die ze zijn. Zoals Jack Welch zegt: ‘De sleutel om honderd mensen aan het praten te krijgen is om de eerste die dat doet publiekelijk en uitbundig te prijzen. Zet mensen die het aandurven om gevoelige onderwerpen aan te roeren in het zonnetje en beloon ze. Zelfs als ze de management in een openbaar forum uitdagen.’
8. ‘Primen’ van gevoelige kwesties. Priming is het triggeren van een gedachte of associatie bij anderen door deze eerst expliciet uit te spreken. Als je wilt dat mensen lastige vragen stellen, benoem het gevoelige onderwerp dan eerst zelf en vraag mensen om hun twijfels en kritiek te delen. Wanneer mensen zich niet veilig voelen om zich uit te spreken, kunnen leiders laten zien dat het wel veilig is door de harde dingen zelf te zeggen. Zorg er vervolgens voor dat je de zorgen die worden geuit ook erkent en nodig deelnemers uit om het onderwerp verder te bespreken.
9. Leiden door leren. Stop niet bij het stimuleren van openheid, help mensen het te leren. Hoe je ‘cruciale conversaties voert’. Dus hoe je sterke emoties neutraliseert, hoe je openhartig kunt zijn zonder weerstand op te roepen, hoe je snel een verstandhouding opbouwt enzovoorts. Naarmate mensen zulke vaardigheden beter onder de knie krijgen, neemt hun zelfvertrouwen toe. Je kunt hiermee het beste aan de top beginnen: door persoonlijk tijd te besteden aan het verspreiden van deze vaardigheden laat de CEO zien dat hij openheid serieus neemt.
10. Offer je ego, toon je kwetsbaarheid. Als je wordt gezien als ongenaakbaar, vraag dan je teamleden om je te helpen. Laat hen weten dat je iedere specifieke feedback waardeert die iemand zou willen geven.
11. Terugkoppeling en follow-up. Om medewerkers te overtuigen dat het zin heeft om zich uit te spreken is het cruciaal dat managers laten zien dat zij feedback en suggesties serieus nemen. Dit betekent op zijn minst een adequate terugkoppeling van wat er is gedaan met de input van werknemers en waarom.

Het doorbreken van de stilte kan een waterval van frisse ideeën uit alle geledingen van een organisatie losmaken. Kleine en baanbrekende ideeën, groeiende bevlogenheid en betere samenwerking kunnen van beslissende invloed zijn voor de toekomst van de organisatie. Mocht je aanvullingen hebben op bovenstaande opsomming van stilte-doorberekende ideeën, spreek je dan uit en laat het me weten!

Dit is het tweede deel van mijn blog-serie over corporate silene. In mijn volgende blog zet ik uiteen via welke kanalen je de stilte kunt doorbreken en wat medewerkers zelf kunnen doen.

Naar deel 1: Vier redenen waarom mensen zich niet uitspreken