Flexplekken, dat is zo 2010

Aan het begin van dit jaar kreeg ik onder andere deze bijdrage aan het lijstje HR speerpunten voor 2010:“We zijn nu bezig met een 15 jaar oude trend namelijk flexplekken. Dus de huidige trends zijn nog even niet aan de beurt.” Flexplekken, de term is inderdaad al behoorlijk gedateerd. De betekenis, een meer flexibele invulling van de werkplek, legt wel een link naar het überhippe “Nieuwe Werken”. En al snel begon ik me af te vragen of flexplekken wel zo gedateerd is.

Flexibele ruimte
In het interessante artikel De opbrengst van Het Nieuwe Werken door Tom Olsthoorn staan veel opbrengsten die het gevolg zijn van een een meer flexibele en daardoor efficiëntere manier van werken. Gesteund door het boek en onderzoek van Bas van de Haterd benoemt Olsthoorn:
– afname van het aantal m2 per medewerkers
– besparing op facility management door afname van interne verhuizingen
– verlaging van de kosten voor huisvesting

Hiervoor in de plaats zijn niet alleen flexplekken bij de werkgever gekomen, maar ook flexibele werkplekken buiten de organisatie. Het Nieuwe Werken in ruimtelijke zin is een combinatie van thuiswerken, werken bij een klant, in een café, op een flexibele vergaderlocatie (zoals Seats2meet) of op een flexibele werkplek in de “eigen organisatie”.
Deze flexibele werkplek is niet zozeer de standaard basiswerkplek voor de doorsnee werknemer. Het zijn ruimtes geworden met een eigen inrichting en functie, passend bij de verschillende werkzaamheden. Een artikel op Lifehacking onderscheidt in ieder geval de volgende functies:
– Samenwerken
– Overleggen
– Geconcentreerd werken
– Individueel werken
– Telefoneren
– Ontmoeten

Het Belgische bedrijf Durabrik heeft daarnaast ook nog een aparte ruimte om te reflecteren en te mediteren, alleen of in een groep.

Flexibili-tijd
Met het verdelen van je werktijd over verschillende ruimtes gaat werken zich ook verdelen in de tijd. Flexibili-tijd is daarmee een ander belangrijk onderdeel van Het Nieuwe Werken. Volgens het al genoemde artikel van Olsthoorn levert dit de organisatie ook wat op, namelijk:
– een daling van het ziekteverzuim
– dezelfde productiviteit met minder mensen
– minder filekilometers

De scheiding tussen werk en privé krijgt een andere invulling en werktijden verschuiven, waar mogelijk, van vaste momenten naar variabele werktijden. Dat vraagt om een andere mentaliteit, een andere bedrijfscultuur. Dit blijkt uiteindelijk ook de belangrijkste indicator voor succes, waarbij de technologie het proces faciliteert.

Alle reden dus voor HR om zich te bemoeien met flexplekken, maar vooral met Het Nieuwe Werken. Als het gaat om de kwantitatieve resultaten, is die bijdrage duidelijk. Waar anders dan uit het PI-systeem komen de cijfers over ziekteverzuim, aantal FTE en filekilometers. Wanneer de bijdrage van HR beperkt blijft tot het vullen van spreadsheets, blijft Het Nieuwe Werken vooral een verbetering van de secundaire processen.

Toegevoegde waarde
Het artikel van Olsthoorn draait om de vraag
“Wat is de toegevoegde waarde van Het Nieuwe Werken voor het primaire proces?”

HR speelt een cruciale rol in de beantwoording van deze vraag. Een duurzame en doeltreffende HR-strategie maakt immers zichtbaar welke kennis, vaardigheden en ervaringen in de medewerkers waarde toevoegen aan de organisatie. Hierbij moet HR kwalitatieve resultaten benoemen, meten en communiceren.

Dat door Het Nieuwe Werken bijvoorbeeld minder mail wordt verstuurd is op zich niet zo belangrijk. Maar wat betekent dat voor de het werk van de medewerkers, in ruimte en tijd? En vooral, wat betekent dat voor de resultaten die de medewerkers opleveren en voor de klanten die de resultaten ontvangen?

Voor de individuele medewerkers ziet Olsthoorn de volgende mogelijke opbrengsten van Het Nieuwe Werken:
– het bevrijden van denkkracht
– mentale bewegingsruimte om toegevoegde waarde te kunnen leveren

Hij baseert zich hierbij vooral op kenniswerkers, die hij ondermeer typeert als inhoudsgedreven en (eigen)wijs. Meer in het algemeen zou creatieve bewegingsruimte misschien beter van toepassing kunnen zijn. Kenniswerkers krijgen dan immers de ruimte om kennis op creatieve wijze te combineren, vaklieden gebruiken hun kennis en vaardigheden om creatieve producten te maken.

Flexplekken zijn, kortom, zo 2010
– als flexplekken en flexibili-tijd de organisatiedoelstellingen ondersteunen en verbinden met individuele ontplooiing;
– als je de resultaten niet alleen afmeet aan secundaire processen (financiën, opleidingsbudget en m2), maar in primaire processen (tevredenheid klant en toegenomen waarde van de output van de organisatie en medewerkers);
– als de denkkracht en de creatieve bewegingsruimte van individuele medewerkers kunnen groeien.

Dit artikel is eerder verschenen op De kracht van HR blog.

Over de auteur: Karin Tempelaar is adviseur kennisdeling en communicatie en mede-eigenaar van adviesbureau Lumax Producties, dat onder de naam De kracht van HR de rol van HR in organisaties versterkt. Haar vrije tijd besteedt ze het liefst aan lezen, koken en Zweeds serviesgoed verzamelen.