Hoe ontrafel je HR?

4 losse eindjes en de rode draad

Het HR-vak gaat over de verbinding tussen mens en werk. Het klinkt heel simpel, maar in de praktijk is het soms een onontwarbare kluwen van draden en knopen. Hoe breng je dan verbinding aan? Waar zitten de losse eindjes?

Dat las ik ook in de vraag van Ingeborg Pereira Martins op HRBase over de HR basis. Waar ga je beginnen? Heeft HR wel 1 begin, 1 basis? Of is het belangrijk in ieder geval iets te doen, maakt niet uit wat?

Geen enkele HR-interventie is een geïsoleerde ingreep: mensen werken samen in teams, projectteams weven hun web tussen alle structuren door. Begin je met 1 team, 1 product of dienst of 1 deelgebied van HR, dan brengt dat een kettingreactie teweeg met soms op onverwachte plaatsen allerlei effecten.

Toch moet je ergens beginnen. Daarom beschrijf ik in deze blogpost met welke losse eindjes elke HR-professional (opnieuw) een begin kan maken en waarom de business de rode draad is in de HR-kluwen.

Los eindje 1: basis op orde

Niemand wordt alleen gemotiveerd door geld, maar niets demotiveert zo als niet betaald worden. Als mensen werken, moeten ze ervoor betaald krijgen. Niet te veel, niet te weinig en op tijd.

Je kunt beginnen met het op orde brengen en houden van je personeelsadministratie. Daar horen natuurlijk ook deugdelijke personeelsdossiers bij met de feiten waarop de beloning gebaseerd is.

Een salarisstrook is geen losstaand papiertje met cijfers. Elk administratief proces raakt aan in-, door- en uitstroom (IDU) van medewerkers en vraagt minstens om een aantal beleidsmatige en praktische afspraken.

Het belangrijkste dilemma rondom arbeidsvoorwaarden blijft echter de bepaling van de waarde van arbeid. Waarom krijgt de sales manager een hoger salaris dan de manager onderhoud en beheer? Moet medewerker X beloond worden op het niveau van administratief medewerker of support medewerker? Hoe stimuleert de organisatie haar medewerkers tot creatieve prestaties?

Los eindje 2: de mens centraal

In HR staat de mens centraal en daarom is het logisch om te beginnen bij in-, door- en uitstroom:

– Hoe komt iemand je organisatie binnen?

– Waar heeft de medewerker allemaal mee te maken gedurende tijd binnen je organisatie?

– Hoe komt de medewerker van je organisatie af? Of je organisatie van de medewerker?

Op al deze punten heeft HR mooie instrumenten bedacht, meestal samenhangend in een doordacht HR-beleid. In-, door- en uitstroom kun je niet los zien van elkaar en vraagt om een samenhangende visie op de medewerkers in je bedrijf.

Wie bedenkt die samenhangende visie? HR, de expert op het gebied van mens en werk? Of het management, de beslissers binnen de organisatie en de bedenkers van de ondernemingsstrategie? Of de medewerkers zelf, gesteund door de cultuur binnen een lerende organisatie?

HR moet het initiatief nemen om deze samenhangende visie te ontwikkelen. Als HR-professional heb je immers een verantwoordelijkheid voor de verbinding van mens en werk. Die verbinding ontwikkel je, faciliteer je en ondersteun je. Maar je neemt het werk van de leidinggevenden niet over en haalt de medewerker niet uit zijn kracht.

Het risico van dit losse eindje is het oneindige HR-instrumentarium. Als het nut van een protocol en formulier niet duidelijk is, geeft het vooral veel werk voor de leidinggevende. Het nut van dat werk voor de dagelijkse praktijk op de werkvloer is dan niet zichtbaar.

Je kunt de HR-kluwen ontrafelen door te beginnen met de mens. Daarvoor heb je een gezamenlijk gedragen visie op mens en werk nodig en alleen die instrumenten die die visie ondersteunen. De instrumenten waar leidinggevenden het nut van inzien, zijn de instrumenten die in de dagelijkse praktijk het meest en als vanzelf gebruikt worden.

Los eindje 3: alles moet anders

Tijden veranderen en HR gaat (moet) mee. Daarom ga je het nu eens helemaal anders doen. Ideeën zijn er immers te over:

– Je begint bijvoorbeeld met Het Nieuwe Werken;

– Je verandert de verhouding tussen vast personeel en flexibele schil;

– Je transformeert je organisatie naar een waardegedreven organisatie.

Vanuit het standpunt van traditioneel HR ga je van start door jezelf meteen op te heffen. Je hebt de Rijnlandse bril met activistische focus opgezet en denkt steeds vaker: “weg met P&O!”

Natuurlijk zijn er een heleboel redenen om niet weer te beginnen met de personeelsadministratie of het HR-instrumentarium.

– Managers kunnen ook goede leidinggevenden zijn. En als ze het (nog) niet zijn, kunnen ze het leren, onder andere van de HR-professional;

– Problemen van vandaag los je op met de uitvindingen van morgen. In de huidige overgang van het industriële tijdperk naar het informatietijdperk werkt de Tayloristische arbeidsverdeling niet meer. Een leven lang leren en de verworven kennis steeds opnieuw kunnen toepassen is nu de manier om aan het werk en concurrerend te blijven;

– Onder druk wordt alles vloeibaar. De vergrijzing en ontgroening leggen een enorme druk op de beroepsbevolking. Tegelijkertijd leven we met meer mensen dan ooit in dit land (en op deze aardbol). Flexibilisering en balans zijn het ventiel van deze ontwikkeling. Dat zie je bijvoorbeeld terug in de verhouding werk-privé en de toename van het aantal zzp’ers en (parttime) ondernemers. Aan HR de opdracht nieuwe beloningsmodellen te bedenken en een passende werkcultuur (mede) vorm te geven.

Los eindje 4: doe maar een scan

Google op scan personeelsbeleid en je krijgt meer dan 13.700 hits; op scan hr performance en je krijgt meer dan 26.300.00 hits! HR en een ‘scan’ kunnen blijkbaar niet zonder elkaar.

Het is natuurlijk ook erg verleidelijk: je vult een vragenlijst in, praat met een consultant, wacht een paar weken en je hebt een kant-en-klaar rapport. Je weet wat er aan de hand is, wat je moet doen en (hopelijk ook) wat het je oplevert. En natuurlijk wil de consultant je ook nog helpen met de implementatie en uitvoering.

Het uitvoeren van een HR-scan is net als het verbouwen van een huis: heb je meer geld dan tijd, dan laat je het een aannemer doen. En heb je meer tijd dan geld, dan doe je het zelf. Beide mogelijkheden hebben voordelen.

Voordelen van een scan met externe support:

– Je besteedt werk waar je geen tijd voor hebt (of minder goed in bent) uit aan een externe deskundige;

– Je voorkomt bedrijfsblindheid, doordat een ‘vreemde’ naar je organisatie en processen kijkt;

– Je krijgt een stappenplan om daarna het echte werk te gaan doen;

– Je hebt een sparring partner die je begeleidt en met je meedenkt tijdens de organisatieverandering.

Voordelen van zelf doen:

– Je werkt aan versterking van HR-kennis in je eigen afdeling;

– Je maakt kennis met andere onderdelen van je organisatie;

– Je werkt samen met collega’s uit andere disciplines, bijvoorbeeld communicatie, informatiemanagement en financiën;

– Je houdt de regie op het proces en zorgt dat het belangrijk genoeg is om je ‘normale’ werk op te schorten.

Rode draad: waar heeft de business behoefte aan?

HR is er niet om zichzelf aan het werk te houden. Het gaat om de verbinding van mens en werk. Wat speelt er in je organisatie? Waar schrikt het management van wakker? Wat is er op de werkvloer nodig om als organisatie in te kunnen spelen op vragen van klanten?

Laten we nog eens naar de losse eindjes kijken met de business van je organisatie voor ogen.

1. Basis op orde: geen enkele organisatie kan zonder. Bovendien, waar de administratie niet op orde is, is meestal wat aan de hand. Dit losse eindje kan dus meteen blootleggen waar de echte problemen zich voordoen. Om op te lossen heb je alleen meer nodig dan een kloppende personeelsadministratie.

2. De mens centraal: de kennis, ervaring en talenten van de medewerkers zijn het kapitaal van een organisatie. Interventies die dit kapitaal voeden en laten groeien, zijn dus altijd in het belang van de business. Het HR-instrumentarium moet deze voeding zijn.

3. Alles moet anders: als de wereld (en de business) verandert, verandert de organisatie (en HR) mee. HR-professionals hoeven de medewerkers en de organisatie niet langer te beheersen en controleren. Speerpunten voor HR zijn het stimuleren van leiderschap, het ontwikkelen van talent en het (mede)vormgeven van cultuur en structuur.

4. Doe maar een scan: je bent niet de enige die de hulp inroept van externe expertise. Als de organisatie in tijdnood zit, is het management blij met de hulp. Des te sneller kan er iets gedaan worden aan de echte problemen op de werkvloer.

Waar heeft jouw business behoefte aan? Welke losse eindjes heeft jouw HR-kluwen?

Karin Tempelaar
Adviseur kennisdeling en communicatie van Lumax Producties.