Werkplezier vergroten met een HR-systeem

Als HR-manager heb je veel invloed op de tevredenheid onder werknemers. Je zorgt er bijvoorbeeld voor dat werknemers eenvoudig hun declaraties kunnen indienen. Maar ook ben je verantwoordelijk voor het bijhouden van verlofdagen en het voeren van functioneringsgesprekken.

Heb je deze zaken niet overzichtelijk? Dan gaat dit ten koste van zowel de productiviteit als de tevredenheid op de werkvloer. Gelukkig kan een goed HR-systeem je helpen om het overzicht te behouden. Zeker naarmate je organisatie groeit, is het belangrijk om met efficiënte systemen te werken.

Hoe declareren medewerkers hun onkosten momenteel?

De kans is groot dat je medewerkers bepaalde onkosten moeten maken die ze vergoed krijgen. Denk bijvoorbeeld aan werkschoenen, brandstofkosten of kantoorartikelen. Als HR-manager moet je ervoor zorgen dat de declaraties goed verwerkt worden. Vaak wordt er bij bedrijven nog gewerkt met excel sheets, waar dit voor sommige mensen goed werkt brengt dit helaas ook foutgevoeligheid met zich mee. Er zijn hier tegenwoordig simpele decoratie systemen voor bedacht om het werk snel en overzichtelijk te houden.

Veel HR-systemen komen inclusief een declaratie app. Medewerkers kunnen hun onkosten direct opgeven in de app door een foto van het bonnetje te maken. Zo hoef jij de bonnetjes niet te verzamelen en kun je dit meteen doorvoeren in de administratie! Het zal op deze manier veel tijdswinst opleveren en verlaagt de foutgevoeligheid van het importeren of overtypen.

Functioneringsgesprekken plannen en notuleren

Een soepel declaratieproces is één voorbeeld van hoe je jouw personeel tevreden kunt houden met een goed HR-systeem. We kunnen echter nog veel meer voorbeelden bedenken. Zo is het in een goed HR-systeem vaak ook mogelijk om functioneringsgesprekken in te plannen. Door functioneringsgesprekken te houden, kun je personeel feedback meegeven en hebben personeelsleden de kans om zelf feedback te delen over hun werksituatie of andere onderdelen.

Functioneringsgesprekken vinden in de basis vaak fysiek plaats, zo kunnen beide partijen elkaar ook beter aanvoelen. Het gespreksverslag kan na controle en akkoord van de medewerker dan worden geüpload in hun online personeelsdossier in de app. Op deze manier kunnen zowel bevoegde medewerkers binnen het bedrijf als wel de medewerker zijn of haar eigen gegevens inzien op elk gewenst moment. Dit is natuurlijk met het oog op wet en regelgeving afgeschermd voor niet bevoegden in verband met privacywetgeving.

Door middel van periodieke functioneringsgesprekken te voeren blijf je als HR manager bovendien op de hoogte van wat er zich op de werkvloer afspeelt. Zeker in grotere organisaties is dit van essentieel belang. Voelt iemand zich bijvoorbeeld niet prettig op de werkvloer of kan iemand meer feedback gebruiken? Dan is het belangrijk om tijdig in te grijpen.

Het registreren van verlof en verzuim

Tot slot kun je in een HR-systeem ook verlof en verzuim registreren. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat er sprake is van onderbezetting, doordat veel personeelsleden gelijktijdig verlof opnemen. Ook dat kan immers voor onnodige spanning op de werkvloer zorgen.

Dit is een gastblog van Mart-Jan voor Hooray