Lid! Marc Amaral (SPUP): ‘Alles draait om een open communicatieklimaat’

‘Grote strategieplannen voor een organisatie zijn zinloos als er geen open communicatieklimaat op de werkvloer heerst’, zegt Marc Amaral. Hij bekleedde bij grote bedrijven diverse communicatiefuncties. Amaral kwam erachter dat werknemers vaak niet open met elkaar praten. Op zijn huidige werkplek in Rotterdam geeft hij zijn kijk op het huidige communicatieklimaat. 

U bekleedde verschillende functies op communicatiegebied. Welke taken vervulde u bij die bedrijven?

‘Dat verschilde. Ik heb eerst voor reclamebureaus gewerkt. Klantcontact was toen mijn voornaamste bezigheid. Vervolgens werd ik communicatiemanager bij financiële dienstverleners als Robeco en Fortis. Ik had een adviserende rol en moest de interne communicatie van de organisatie verzorgen. Dat beviel me uitstekend. Ik merkte wel dat de interne communicatie bij veel organisaties weinig effectief is. Op den duur werd me ook duidelijk waarom.’

Waarom was de interne communicatie weinig effectief?

‘Het management geeft vaak geen of te weinig opening van zaken en  werknemers spreken zich vaak niet uit. Ze zeggen niet wat ze echt vinden over bijvoorbeeld een nieuwe manier van werken of durven niet van mening te verschillen met hun leidinggevende. Er wordt veel geld geïnvesteerd in strategische plannen, interne campagnes, workshops en weekendjes weg om werknemers goed met elkaar te laten samenwerken en communiceren. Maar dat had eigenlijk niet zoveel zin omdat mensen toch niet eerlijk naar elkaar waren als het erop aankwam. Werknemers durven vaak niet de waarheid te zeggen; ze vrezen er niet meer bij te horen, of zijn bang ontslagen te worden. Zo wordt veel geld weggegooid en nog steeds niet het beoogde resultaat bereikt. Ik denk dat het verbeteren van de communicatie goedkoper en beter kan door vooral naar openheid te streven.’

U heeft het dus niet alleen over de communicatie tussen werknemers onderling, maar ook  over de officiële communicatie vanuit het management?

‘Absoluut. In de huidige tijd van transparantie en social media kan het management weinig meer geheim houden. Als het met een organisatie minder gaat is dat vaak bij iedereen van het bedrijf wel bekend. Vroeger kon het management bepaalde zaken nog onder de pet houden, maar tegenwoordig is dat steeds lastiger. Op het moment dat het management van een organisatie dan nog steeds communiceert dat het goed gaat met het bedrijf, is het op termijn niet geloofwaardig meer.’

Op basis van uw eigen ervaringen wilt u daar dus iets aan veranderen?

‘Jazeker, ik heb een eigen adviesbureau opgericht genaamd SPUP. Hiermee wil ik bedrijven helpen  hun communicatieklimaat te verbeteren. Ik maak een analyse van de werksfeer binnen een organisatie en stel interventies voor om die sfeer te verbeteren. Ik benadruk daarbij vooral dat openheid de belangrijkste factor is voor een gezonde werksfeer. Wanneer er geen sprake is van openheid, voelen mensen zich niet vrij en dit werkt juist contraproductief.’

U bent dus een groot voorstander van open communicatie. Richt u zich daarbij vooral op het verbeteren van de interne of de externe communicatie?

‘Je kunt die twee eigenlijk niet los van elkaar kunt zien. De interne en externe communicatie moeten gebaseerd zijn op een gemeenschappelijk verhaal. Als de werknemers intern de identiteit van de organisatie vertegenwoordigen, zullen ze dit ook naar buiten toe doen. Intern ís extern.’

Een organisatie zou de interne en externe communicatie dus vanuit hetzelfde management moeten laten komen?

‘Er moet in ieder geval sprake zijn van een wederzijds waardevolle relatie. De reputatie van een bedrijf is namelijk een optelsom van alle kleine reputaties die het heeft: de mening van werknemers, de communicatie van werkgevers, wat de media over het bedrijf schrijven, hoe het bedrijf klanten of sollicitanten behandelt. Dit alles bepaalt hoe er tegen een bedrijf aangekeken wordt. De succesvolste bedrijven zijn de bedrijven waarbij eenduidig en open naar binnen en buiten wordt gecommuniceerd.’

Het idee van het platform HR-communicatie.nl is dat ook HR en interne communicatie nauw samen zouden moeten werken. Wat is uw mening hierover?

‘Eens! Het management en afdelingen als HR en communicatie doen er goed aan om een gezamenlijke lijn te trekken als het gaat om communicatie met medewerkers. Daarmee versterk je de eenduidigheid en dus de kans dat mensen de boodschap ook echt serieus nemen. Zo verbeter je de communicatie en dus de effectiviteit van het beleid.  Dit komt zowel de sfeer op de werkvloer als de uitstraling van een organisatie naar buiten toe ten goede.’