Werkkostenregeling vraagt om uitleg

De werkkostenregeling moet het werkgevers makkelijker maken, maar vergoedingen en verstrekkingen blijven een lastig onderwerp, zoals in mijn vorige blog te lezen is. Helemaal lastig wordt het als de werkgever als gevolg van de invoering arbeidsvoorwaarden moet of wil wijzigen. Niet alleen is dat een hele operatie, maar het vraagt ook de nodige uitleg en voorlichting aan werknemers. Want gewijzigde arbeidsvoorwaarden betekent meestal versoberde arbeidsvoorwaarden.

Versoberen
Als de organisatie genoeg vrije ruimte heeft om de huidige arbeidsvoorwaarden in op te vangen, hoeft er voor de werknemers weinig te veranderen. En kunnen ze zelfs in positieve zin veranderen: veel voorwaarden zijn immers vervallen, dus de werkgever kan het bijvoorbeeld mogelijk maken dat werknemers een duurdere fiets aanschaffen dan de vrijstelling van € 749 die er eerst voor bestond.
Anders is het als de vrije ruimte niet toereikend is en de werkgever fors moet gaan bijbetalen in de vorm van de eindheffing van 80%. Dat hoeft niet te betekenen dat de werkgever de arbeidsvoorwaarden moet aanpassen, maar het betekent een flinke lastenverzwaring. De meeste organisaties zullen er in de praktijk voor kiezen om de arbeidsvoorwaarden aan te passen en te versoberen.

Draagvlak
Nu mag dat niet zomaar. Eenzijdig aanpassen mag alleen als er een schriftelijk eenzijdig wijzigingsbeding bestaat. Maar dan moet er wel een zwaarwegend bedrijfsbelang zijn. Bij fikse kostenverhogingen door invoering van de werkkostenregeling is daarvan wel sprake. Het kan ook zijn dat de ondernemingsraad zijn zegje mag doen. Soms is dat vastgelegd in de cao, soms ook in een bedrijfsreglement. Of de OR nu wel of geen instemmingsrecht heeft, het is sowieso verstandig de personeelsvertegenwoordiging mee te laten denken over de wijzigingen. Dat vergroot het draagvlak onder de werknemers.
En is er een cao, dan moeten de arbeidsvoorwaarden nog steeds aan die collectieve afspraken voldoen. Overigens moet een werknemer – als er verder geen mogelijkheden tot wijziging zijn – altijd akkoord gaan met een redelijk voorstel van de werkgever, onder het mom van goed werknemerschap. Als er duidelijk uitgelegd wordt waarom, zal hij sneller ja zeggen tegen een verslechtering van de arbeidsvoorwaarden.

Tijd

De invoering van de werkkostenregeling betekent niet alleen veel gereken, maar vraagt ook flink wat communicatiekracht. En dat kost tijd. Gelukkig hoeft overstappen niet direct: pas in 2014 moet elke werkgever de werkkostenregeling toepassen. Maar het is niet verstandig om het onderwerp tot die tijd te laten voor wat het is. Organisaties moeten nu al beginnen met inventariseren wat de gevolgen zijn van invoering en de werknemers voorbereiden op mogelijke wijzigingen.