Digitale sociale media helpen Océ in tijden van crisis

Printgigant Océ Technologies B.V. heeft een zwaar jaar achter de rug. Toen de crisis aan het begin van 2008 toesloeg, ondervond het bedrijf, dat alleen business-to-business zaken doet en veertig procent van de omzet uit Amerika haalt, daar direct de consequenties van. Jan van Veen is Manager Internal Communications bij de afdeling Corporate Communications. Hij legt uit hoe de afdeling waar hij deel van uitmaakt met behulp van digitale sociale media de 24.000 medewerkers uit dertig landen aan zich weet te binden.

Rumorbuster
Jan van Veen heeft het afgelopen jaar veel slecht nieuws moeten brengen. Al aan het begin van 2008 vielen de eerste ontslagen bij zijn bedrijf. Ook de afdeling Corporate Communications kreeg een domper te verwerken: het budget verminderde namelijk hevig. Tegelijkertijd merkten Van Veen en zijn collega’s dat er veel vragen en geruchten over de situatie bij Océ ontstonden. Van Veen: ‘We hebben toen de Rumorbuster geïntroduceerd: een site waarop wij de vragen van medewerkers beantwoordden. Hiermee kanaliseerden we de onrust en zorgden er ervoor dat de kou uit de lucht werd gehaald.’

Nieuwe media
De mensen van de afdeling Corporate Communications vroegen zich vervolgens af hoe zij zonder geld toch met de medewerkers van Océ konden communiceren. ‘Gratis digitale communicatiemiddelen waren het antwoord.’ Aan het al aanwezige intranet veranderde niets: daar is nog altijd het belangrijkste nieuws te vinden. Wel introduceerde Van Veen onder andere interne wiki’s, interne blogs en Yammer; gratis digitale media die ingezet werden om met de medewerkers te communiceren. ‘Sociale media worden steeds belangrijker, ook in de relatie met de klant. Ik vind dan ook dat medewerkers van Océ er vertrouwd mee moeten raken.’

1. Wiki’s
De afdeling Research & Development maakte al gebruik van een wikiplatform, waar zij informatie deelde. Van Veen heeft dit systeem bedrijfsbreed ingezet. Op de wiki’s is informatie te vinden die medewerkers nodig hebben om hun dagelijkse werk te kunnen doen. Bijkomend voordeel is dat de wikipagina’s gemakkelijk aangepast kunnen worden, waardoor mooie samenwerkingsverbanden tussen medewerkers of zelfs afdelingen kunnen ontstaan.

2. Interne blogs
Océ beschikt op dit moment over een twintigtal interne blogs. Deze blogs zijn onder te verdelen in de categorieën projectblogs, productblogs, expertiseblogs en afdelingsblogs. De CFO heeft bijvoorbeeld een blog, waar hij de lezers van zijn blog ook om ideeën vraagt. Een uitstekende manier voor medewerkers om direct met de CFO te communiceren.

3. Yammer
Yammer is een intern microblogsysteem, dat te vergelijken is met Twitter. Grootste verschil is dat Yammer voor intern gebruik binnen bedrijven is; de geplaatste berichten zijn alleen door aangemelde collega’s te lezen. Van Veen: ‘We zijn met zijn tweeën op Yammer begonnen en nu zijn er wereldwijd zo’n 650 collega’s actief.’

4. Océ TV
De nieuwe aanpak is niet alleen creatief en interactief, maar levert ook geld op. Zo maakt de afdeling nu Océ TV, terwijl veel van die filmpjes vroeger door een extern bedrijf gemaakt werden. Oké, er moest wat geld betaald worden voor een camera en editing software, maar die kleine investering heeft Océ er al lang weer uit.

5. Crossmediaal
Van Veen vindt het belangrijk dat op zijn afdeling de verschillende digitale media goed op elkaar afgestemd worden. Er wordt dan ook geprobeerd per thema crossmediaal te werken. Daardoor ontstaat een geïntegreerd en samenhangend verhaal. Zo staat duurzaamheid bijvoorbeeld hoog op de agenda van Océ. Van Veen: ‘Daar maakt mijn collega Sandra David dan bijvoorbeeld een achtergrondfilmpje over en een wikipagina voor. Vervolgens verwijzen we daar op intranet en Yammer naar.’