HR en Nieuw Organiseren: als je doet wat je deed, dan krijg je wat je kreeg

Klassiek organiseren staat onder druk in een wereld waarin alles in razend tempo verandert. Nieuwe technologieën als webbased shopping, moleculair bouwen en bio-genetica brengen enorme veranderingen met zich mee. De nieuwe generatie stelt hele andere eisen aan het werk. De vaste (voltijd)baan is niet meer de standaard: veel organisaties bouwen hun ‘flexibele schil’ uit door middel van het inzetten van uitzend-, oproep- en invalkrachten, medewerkers met een tijdelijk contract en zzp’ers.

Dit soort ontwikkelingen vragen geen top-down sturing en controle, maar flexibiliteit en wendbaarheid. Er is behoefte aan fundamentele veranderingen: van klassiek organiseren naar Nieuw Organiseren. Eigentijdse organisaties worden gekenmerkt door sturing op basis van waarden en principes, ze bestaan steeds vaker uit een netwerk van zelforganiserende teams. Er zijn zo weinig mogelijk managementlagen, stafafdelingen, regels en bureaucratie. Nieuw Organiseren betekent dat de menselijke maat weer een centrale plek gaat innemen.

Hier ligt een enorme kans voor HR: de organisatie helpen om deze omslag te maken. Het betekent dat je na moet denken over wat je doet, maar ook over hoe je zaken aanpakt. Passen de methoden die je gebruikt bij de traditionele organisatie, of sorteren ze voor op de nieuwe situatie? Als je doet wat je deed, dan krijg je wat je kreeg. De weg inslaan van Nieuw Organiseren betekent afscheid nemen van traditionele instrumenten en werkwijzen, en gebruik maken van onorthodoxe methoden die een appèl doen op de creativiteit en die nieuwe mogelijkheden binnen de organisatie aanboren. Een paar voorbeelden.

Beelden en metaforen
In veel organisaties overheerst een rationele benadering, die zich uit in praten (gesprekken, vergaderingen) en schrijven (rapporten, nota’s). Het gebruik maken van beelden en metaforen kan helpen om zaken ‘anders aan te pakken’. Een plan van aanpak, niet in de vorm van papier, maar in de vorm van een serie bijeenkomsten met beeldende presentaties. Geen evaluatierapport maar een korte en krachtige film. Het gebruik maken van trainingsacteurs die knellende situaties in de vorm van interactief theater op een scherpe maar tevens luchtige manier weergeven. Een beeld is vaak krachtiger dan duizend woorden.

De waarom-vraag
Binnen veel organisaties bestaat de neiging om de aandacht vooral te richten op het hoe: hoe kunnen we deze organisatie zo goed mogelijk laten functioneren. De ‘Why-vraag’, bekend geworden door Simon Sinek, is uit het zicht verdwenen. Stel in gesprekken en vergaderingen eens wat vaker de vraag wat de essentie is van het werk en hoe de ruimte kan worden gevonden om deze weer centraal te stellen. Het levert veel energie, ruimte en creativiteit op als je niet vanuit de huidige organisatie denkt, maar met een schone lei begint en alle ingesleten routines en werkwijzen opeens niet meer vanzelfsprekend zijn.

Stiltes
Binnen veel organisaties hollen we van vergadering naar vergadering en volgt het ene plan het andere op. Veranderen begint echter met stilstaan bij de verandering: focussen op wat nodig is. Het kan daarom nuttig zijn om binnen vergaderingen, conferenties en andere bijeenkomsten langere of kortere stiltesessies in te lassen. Een uiterste vorm is de ‘powwow’, een sessie van een of anderhalf uur waarin mensen – op basis van een centrale vraag, bijvoorbeeld: waar is onze organisatie goed in? – niet reageren op wat een ander zegt maar alleen van uit zichzelf spreken.

Creativiteitssessies
Ambitie is alleen te realiseren als we gebruik maken van de kennis van alle betrokkenen en voorkomen dat mensen te veel in hun vertrouwde kader en hokjes blijven denken. Daarvoor is een groot scala aan mogelijkheden, zoals denkteams, inspiratiesessies en het organiseren van een ideeëntournooi. Brainstorming, brainwriting en mindmapping zijn voorbeelden van eenvoudige en effectieve technieken die daarbij – maar ook binnen ‘gewone vergaderingen’ – kunnen worden ingezet.

Strategiesessies
In veel organisaties wordt strategie als een zaak van het topmanagement gezien. Het gevolg is dat professionals een verhaal over zich heen krijgen gestort dat vol staat met termen als heroriëntatie, bedrijfsprocessen, sturingsfilosofie, eigenaarschap en human resource management. Ligt het niet voor de hand om meer uit te gaan van het benedictijnse gedachtegoed: hoe belangrijker iets is, hoe groter de kring moet zijn die er bij wordt betrokken. Je kunt kiezen voor strategiesessies waarin je groepen medewerkers uitnodigt om met elkaar en met ‘stakeholders’ van gedachten te wisselen over de toekomst van de organisatie. Werkvormen als het wereldcafé zijn daarvoor heel geschikt en relatief gemakkelijk te organiseren.

Oplossingsgericht werken
Veranderen is doen. Je kan eindeloos analyseren of alternatieven afwegen, het zetten van stappen om je ambitie te realiseren geeft meer voldoening en is het werkelijke veranderen. Blijf niet hangen bij idealen en eindplaatjes maar bepaal vanuit je ambitie welke concrete stappen je kunt zetten. Oplossingsgericht werken komt voort uit de psychotherapie, maar is bijzonder bruikbaar binnen organisaties. Wondervragen en schaalvragen (op een schaal van 1 tot 10 plaatsen) zijn simpele en effectieve instrumenten.