HR & Social Media: randvoorwaarden en show stoppers

De (gedachte aan de) implementatie van Social Media wil nogal eens tot koudwatervrees leiden. Het is dan ook prima om te beginnen met een experiment en via ‘proefballonnetjes’ ervaring op te doen. Naarmate meer medewerkers van de organisatie betrokken raken en de impact groter wordt, helpt een goeddoordachte aanpak. De implementatie van Social Media verloopt moeizaam en is zelfs gedoemd te mislukken als er niet aan een aantal randvoorwaarden wordt voldaan. Om tijd en energie te besparen is het daarom zinvol eerst te bekijken of deze randvoorwaarden geen show stoppers zijn.

Social Media-plan
De meeste organisaties zijn prima in staat om een Social Media-plan te maken, dat in ieder geval bestaat uit de volgende stappen:

1. Wat is het HR-vraagstuk?
Social Media implementeren ‘omdat iedereen er nu eenmaal mee bezig is’ is niet het sterkste argument en resulteert vaak in een moeizaam implementatietraject. Het is veel logischer om Social Media te verbinden aan een (intern of extern) HR-vraagstuk en in te zetten ter ondersteuning hiervan.

2. Wie is de doelgroep en welke kenmerken heeft die?
Met het HR-vraagstuk helder voor ogen kun je duidelijk aangeven wie de doelgroep is en hoe deze te bereiken. Het is hierbij belangrijk dóór te segmenteren: hoe specifieker de doelgroep, hoe groter de kans dat de boodschap aankomt bij de juiste groep mensen.

3. Wat is ons verhaal/ boodschap (Employer Brand)?
Om te bepalen wat op Social Media te zetten, helpt een heldere Employer Brand. Doordat veel organisaties deze stap overslaan, gaan hun Social Media-uitingen alle kanten op. Door steeds terug te grijpen op de merkwaarden en deze lading te geven via Social Media, zorg je bovendien voor activering van het organisatiemerk.

4. Welke Social Media gaan we implementeren?
Bedenk eerst of je gebruik kunt maken van bestaande Social Media-groepen, -communities en -netwerken om je doelgroep te bereiken. Kijk hiervoor over afdelings- en organisatiegrenzen en probeer aansluiting te vinden. Steek pas daarna moeite in het opbouwen van een nieuwe community of netwerk.

5. Hoe gaan we Social Media implementeren?
Social Media lenen zich bij uitstek voor experimenteren, maar door de toegenomen complexiteit, snelheid en impact ontkom je niet langer aan centraal geleide implementatievormen. Let hierbij op factoren als de organisatiecultuur en de managementstijl.

Randvoorwaarden
Vervolgens moeten organisaties zich de vraag stellen: wie gaat er vorm en inhoud geven aan Social Media en hoe gaan we dat doen? En daarmee beginnen de discussies over:

Resources & infrastructuur
Want gaat de Recruiter, HR-Manager, P&O-medewerker of een nieuw aan te stellen Community Manager zich met Social Media bezighouden? Zijn resources als tijd, mankracht, kennis en expertise, en budget hiervoor beschikbaar? Ook niet onbelangrijk: hoe zit het met de technische infrastructuur?

Managementdraagvlak & voorbeeldfunctie
Bij gebrek aan draagvlak en voorbeeldgedrag van het management zullen kartrekkers van Social Media het dan op eigen kracht moeten doen. De implementatie en acceptatie zal hierdoor langer duren. Hiermee mist het management een belangrijke kans om de organisatie richting en sturing te geven.

Ruimte voor experiment
Experimenteren helpt bij het wegnemen van eventueel koudwatervrees van de medewerkers. Bovendien, als de organisatie geen ruimte geeft om te experimenteren en pas in actie komt als er een uitgebreid plan op tafel ligt, loopt ze het risico achter de feiten aan te lopen en niet op veranderingen te kunnen inspelen. Angst voor controleverlies en onbeheersbaarheid spelen hierin mee.

Vertrouwen in medewerkers
Die angst heeft ook te maken met het gestelde vertrouwen in de medewerkers: durft de organisatie de vrijheid en verantwoordelijkheid te geven om met Social Media aan de slag te gaan?

Incasseringsvermogen
Organisaties denken vaak te makkelijk over dit onderwerp: ‘Ja, natuurlijk hebben wij incasseringsvermogen, kom maar op met die feedback!’ In de praktijk pakt dit soms heel anders uit. Verontwaardiging dat iemand zóiets over de organisatie kan zeggen. Hoe dúrven ze!

Open en transparant
Voor organisaties met een open cultuur en een grote bereidheid tot delen is openheid en transparantie door Social Media een logische volgende stap. Voor ‘gesloten’ organisaties valt het niet mee om zaken die eerder (angstvallig) binnenshuis werden gehouden met anderen te delen.

Ambassadeurs en fans
Zijn er genoeg ambassadeurs en fans binnen de organisatie? Net als bij elk ander verandertraject zijn zij belangrijk om successen en best practices zichtbaar te maken en andere medewerkers aan te zetten tot actie.

Een lange adem
De impact en resultaten van de inzet van Social Media zijn niet van de ene op de andere dag zichtbaar. Social Media is niet een snel trucje waarmee je de meest fantastische resultaten tevoorschijn tovert. Het is veel zaaien, zorgvuldig onderhouden en als je het goed doet uiteindelijk ook oogsten. Maar veel organisaties gooien de handdoek in de ring als zij na een korte periode geen cijfers en meetbare resultaten van Social Media hebben gezien.

Maak dus een plan!
Het zal niet de eerste keer zijn dat een organisatie na het opstellen van een mooi Social Media-plan struikelt over de randvoorwaarden. Ik wil niet suggereren dat aan alle randvoorwaarden tegelijkertijd moet worden voldaan om Social Media succesvol te implementeren. Of andersom: dat als je aan alle randvoorwaarden voldoet, succesvolle implementatie een gegeven is. De kans op een succesvolle Social Media-implementatie wordt wel aanzienlijk vergroot door het maken van een goed doordacht plan. Het implementatietraject zal een stuk soepeler verlopen door van tevoren na te denken over de bijbehorende randvoorwaarden. Maak dus een plan!

Dit artikel is tot stand gekomen met medewerking van Danny Valize, Art Director bij VIS Free Format Communicatie. Het werd eerder geplaatst op www.hetnieuwewerkenblog.nl
Foto: Flickr Creative Commons Kt Ann