Perfecte pensioencommunicatie (2)

Een pensioen moet zekerheid bieden, maar juist over het pensioen bestaat veel onzekerheid. Werknemers zijn slecht op de hoogte van de regelingen waaraan ze deelnemen. De wettelijke informatieplicht van de werkgever is daarom een communicatiekans, schreef ik al in mijn vorige blog. Maar hoe pak je dit aan? Hoe vergroot je de betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie met een onderwerp als ‘pensioen’?

Profiteren
Volgens de Pensioenwet moet alle pensioeninformatie ‘duidelijk en begrijpelijk’ gecommuniceerd worden. Vanuit de werkgever en vanuit de pensioenuitvoerder. Een stap in de goede richting, maar het pensioen blijft vaak een communicatieprobleem. Werknemers zijn niet geïnteresseerd. Ze stoppen brieven ongeopend weg. En blijven onzeker over hun pensioen. Een goede werkgever kan die onzekerheid wegnemen. En hiervan
profiteren. Dan wordt de informatieplicht veel meer dan een plicht.

Duidelijk en begrijpelijk
Pensioencommunicatie begint op papier. De Pensioenwet verplicht de pensioenuitvoerder en de werkgever namelijk tot het sturen van brieven en documenten. Met ‘duidelijke en begrijpelijke’ informatie. Begrijpen werknemers de informatie die ze krijgen niet? Zijn brieven onduidelijk? Dan verzaakt de werkgever zijn plicht. Voldoen aan de wet betekent dus klare taal schrijven. De vijf belangrijkste schrijftips zijn dan ook:

• voorkom jargon waar het kan
• spreek de lezer direct aan
• gebruik korte zinnen
• vermijd passieve vormen
• leg moeilijke begrippen uit

Communicatieplan
Goede pensioencommunicatie gaat verder dan papier. Het beoogt namelijk een gedragsverandering. Onzekere en passieve werknemers moeten zich geïnformeerd en assertief gaan opstellen. Daarom is het verstandig om een communicatieplan op te stellen. Denk hierbij allereerst aan de juiste communicatiemomenten. Dit zijn in ieder geval de verplichte momenten, maar de werkgever doet er goed aan om vaker het pensioen onder de aandacht te brengen. Denk bijvoorbeeld aan een kick-off, een wekelijks of maandelijks terugkerend item en een jaarlijks moment waar het pensioen centraal staat. Dit agendeert het onderwerp en houdt het daarna in de aandacht.

Dialoog
Werknemers hebben vaak veel vragen over hun pensioen, maar kunnen die niet direct en eenduidig op papier zetten. Daar is het onderwerp ook te ingewikkeld voor. Pensioencommunicatie vraagt om daarom interactie, om mondelinge toelichting, om dialoog. De werkgever doet er dus goed aan om fysieke contactmomenten in te stellen. Laat werknemers bijvoorbeeld vragen stellen aan een pensioenexpert, na een bedrijfsbrede presentatie, bij een teambijeenkomst of tijdens een inloopspreekuur. Ook sociale media zijn natuurlijk goed bruikbaar. Een platform zoals Yammer is een uitstekend middel, precies omdat ze dialoog mogelijk maakt.

Deze blog is gebaseerd op het white paper Perfecte pensioencommunicatie Dit white paper is exclusief voor leden van het HR-Communicatie Netwerk beschikbaar. Download het hier!