Arbocommunicatie (3): als het moet, doe het dan goed

Arbo is dood, leve vitaliteit! En: wie goed doet, goed ontmoet. Dat waren de voornaamste conclusies van de vorige twee blogs in deze serie. In dit derde en laatste deel aandacht voor communicatiekansen binnen én buiten de arbowetgeving. Want werkgevers die de vitaliteit van hun medewerkers willen bevorderen, kunnen dat op verschillende manieren doen. Elk van deze manieren biedt zijn eigen mogelijkheden voor effectieve HR-communicatie.

De wet… en daarbuiten

De communicatiekansen zijn ruwweg in te delen in twee categorieën:

• In de eerste plaats zijn er wettelijk verplichte contactmomenten, zoals instructie over veilig en gezond werken, en de contactmogelijkheden tussen werkgever en werknemer volgens het traject van de Wet verbetering poortwachter (Wvp).
• Ten tweede liggen er kansen voor het grijpen buiten het terrein van wet- en regelgeving. Want een goede werkgever beperkt zijn contactmomenten natuurlijk niet tot de verplichtingen die de wet stelt.

Geen verplicht nummer

We beginnen bij de wet. De Arbowet verplicht werkgevers hun medewerkers instructie te geven over hoe die gezond en veilig kunnen werken. Het gaat dan om instructie over hoe machines werken, hoe werknemers persoonlijke beschermingsmiddelen moeten gebruiken of hoe ze hun bureaustoel moeten instellen. Het heeft weinig zin het bij één instructie te houden, de boodschap blijft alleen hangen bij regelmatige herhaling. Maak van zo’n moment geen verplicht nummer, maar gebruik het als onderdeel van een bredere aanpak voor HR-communicatie. Als de werkgever zich steeds opnieuw betrokken toont bij de veiligheid van zijn medewerkers, zullen die veiligheid ook belangrijk gaan vinden. Als hij duidelijk maakt dat hij het belangrijk vindt dat zijn medewerkers hun veiligheidshelmen dragen omdat hij niet wil dat iemand op de werkvloer gewond raakt, zullen werknemers zich daar veel eerder iets van aantrekken dan wanneer hij zegt: ‘Jongens, draag die helm nou maar want dat moet van de arbo.’

Poortwachter: 100% communicatie

Ook de wettelijke verplichtingen van de Wvp bieden volop de gelegenheid voor HR-communicatie. Feitelijk is de Wvp 100% communicatie. Volgens de wet is integratie een zaak van werknemer en werkgever. Als zij het onderling eens zijn, hoeft er in principe niet eens een bedrijfsarts aan te pas te komen. De meeste gevallen van misre-integratie zijn gevallen van miscommunicatie. Als de werkgever inzet op goede communicatie met de zieke en begrip heeft voor diens situatie, zal de werknemer zich gesteund voelen en meer zijn best doen zo snel mogelijk weer aan het werk te zijn. Kortom, wie van hun Wvp-communicatie HR-communicatie maakt, bevordert succesvolle re-integratie.

Betrokkenheid betekent uiteraard niet dat de werkgever maar volledig moet meegaan in de grillen van de medewerker. Hij mag en moet ook op zijn strepen staan als dat terecht is en proberen een passieve werknemer in actie te krijgen. Dat is ook onderdeel van goede HR-communicatie. Denk daarbij ook aan de andere medewerkers, die zo een duidelijke boodschap krijgen van de manier waarop de werkgever met verzuim omgaat.

Vitaliteit vormgeven

Een goede werkgever beperkt zijn contactmomenten niet tot de verplichtingen die de wet stelt. Dat is ook niet mogelijk als hij de vitaliteit in zijn organisatie wil bevorderen, want dat kan alleen als hij met zijn mensen in gesprek gaat en blijft. Zo weet hij wat er leeft in zijn organisatie, waar zijn medewerkers tegenaan lopen. Als hij – of zijn direct leidinggevenden namens hem – de vinger aan de pols houden, niet op een dwingende maar op een open, betrokken manier, zullen werknemers ook sneller naar hem toestappen als de werkdruk te hoog is, verzuim dreigt of de werksfeer te lijden heeft onder bijvoorbeeld seksuele intimidatie of pesten. Op al deze momenten heeft de werkgever de kans zijn bedrijf als een betrokken organisatie te presenteren.

Tal van mogelijkheden

De dagelijkse praktijk biedt tal van mogelijkheden om het vitaliteitsbeleid van een organisatie vorm te geven. Afhankelijk van de aard van de werkzaamheden, de bedrijfscultuur en de prioriteiten die de werkgever stelt, kan hij één of meer van de volgende mogelijkheden toepassen:

• werknemers werven die geschikt zijn voor de organisatie, waardoor ze hun werk leuk vinden en daardoor minder snel verzuimen of vertrekken;
• werken met een goed systeem van functioneren en beoordelen;
• aandacht schenken aan verzuimpreventie, zodat werknemers zo min mogelijk uitvallen;
• fysieke en mentale arbeidsrisico’s tegengaan;
• een gezonde leefstijl stimuleren (schenk bijvoorbeeld aandacht aan de zogeheten BRAVO-thema’s: Bewegen, niet Roken, matig met Alcohol, gezonde Voeding en voldoende Ontspanning);
• een doordacht opleidingsbeleid voeren, zodat werknemers meegroeien met de organisatie;
• werk maken van levensfasebewust personeelsbeleid, dat rekening houdt met de (privé)situatie waarin werknemers zich bevinden.

Zonder HR-communicatie geen vitaliteit

Elk van deze aspecten biedt volop mogelijkheden voor HR-communicatie. Sterker nog, zonder HR-communicatie komen deze vormen van vitaliteitsbeleid nauwelijks van de grond. Maar de werkgever die toont dat hij gelooft dat zijn beleid iedereen ten goede komt – hemzelf, de medewerkers en de organisatie als geheel – krijgt zijn mensen mee en ondervindt weinig weerstand. Als hij zich betrokken toont bij zijn medewerkers, zullen zij zijn beleid serieus nemen en eraan meewerken. Als de werkgever laat weten dat hij gezonde voeding, niet roken en meer beweging belangrijk vindt en dit ook faciliteert, zullen werknemers het sneller met hem eens zijn. En – nogmaals – daar profiteert de werkgever zelf ook weer van, in de vorm van betrokken en, in dit geval, vitale medewerkers.

Inzetten op bevlogenheid

Een werkgever kan ook inzetten op bevlogenheid. Een bevlogen werknemer is in balans. Hij doet zijn werk met toewijding en energie, maar is geen workaholic. Burn-out en overspannenheid vormen geen risico’s, want hij weet wanneer hij moet stoppen. Hij haalt energie uit zijn werk voor zijn privéleven en andersom. Er is geen strikte scheiding tussen werk en privé, wel evenwicht tussen werkstressoren en energiebronnen, zowel binnen als buiten het werk. HR-communicatie kan hieraan een bijdrage leveren, ook weer door zelf te leveren wat de werkgever graag bij zijn medewerkers ziet. Dus begrip als het thuis allemaal even niet op rolletjes loopt, en samen zoeken naar oplossingen. Het is beter als een werknemer zijn werktijden aanpast om voor een zieke ouder kan zorgen dan dat hij zich ziek meldt om hetzelfde te doen, omdat niemand op zijn werk wil meedenken. Wie HR-communicatie inzet tijdens dit proces, zal merken dat zo’n werknemer zich ook aan hem wil binden.

Deze blog is geschreven door Jasmijn Bovendeert en gebaseerd op het whitepaper Arbo is dood, leve vitaliteit!

Download het hier!