Interview Raymond Hewitt, MobileXL: Automatiseer je HR-administratie

Raymond Hewitt is met zijn bedrijf MobileXL sinds enige tijd kennispartner van HR & Communicatie. Met zijn softwarebedrijf ondersteunt hij kleine en grote bedrijven bij hun administratieve processen op het gebied van sales, marketing, support en HR-zaken. ‘Wij willen een partner zijn voor onze klanten, betrokken zijn bij wat zij neerzetten.’ In dit interview vertelt hij hoe MobileXL klanten ondersteunt.

Wie is Mobile XL?

Ons bedrijf bestaat nu uit 8 medewerkers, we groeien langzaam. We bieden alle ondersteuning op Zoho, een uitgebreide enterprise-oplossing voor kleine en grote bedrijven. We implementeren de gekozen businessapplicaties en ontwikkelen ook maatwerk voor de klanten. Bijvoorbeeld door geautomatiseerde koppelingen tussen systemen van de klant en Zoho te maken. Het voordeel van de Zoho-software is dat praktisch alle modules via apps op een smartphone en tablet werken. Dat betekent dat je overal inzicht hebt in de data die je voor je werk nodig hebt.

Ons doel is om een echte partner te zijn van onze klant, we voelen ons betrokken bij wat er bij hen gebeurt. We staan met beide benen in het bedrijf van de klant en geven gevraagd en ongevraagd advies. We zitten zelf in het zuiden van het land, maar we hebben klanten overal in Nederland en België.

Wie ben jij zelf?

Ik werk al lang met IT-software, ook internationaal. Sinds 2014 werk ik voor mijzelf, dus dit jaar vier ik een jubileum. Mijn motivatie was toen om te werken met betrokken mensen, mensen die verder kijken dan hun computerscherm. Omdat ik kennis heb opgedaan bij bedrijven in verschillende sectoren, verzekeringen, banken, farmaceutische industrie, vertaal ik die naar oplossingen voor het mkb.

“Wij willen een echte partner zijn van onze klant, we staan eigenlijk met beide benen in hun bedrijf.”

Pas de laatste jaren bouw ik een team van gelijkgestemden om mij heen. We zijn niet uit op ‘quick wins’, we werken voor de lange termijn. Dat betekent dat we gevraagd maar ook ongevraagd advies geven. Soms zijn we een beetje eigenwijs, we zeggen wel eens Nee tegen bepaalde verzoeken of gaan de confrontatie aan als we denken dat er onvoldoende is nagedacht over de consequenties van een bepaalde keuze.

Wat doen jullie op het gebied van HR-communicatie?

Met onze software bieden we bedrijven oplossingen die het werken voor medewerkers makkelijker maken. Vooral als het gaat om de HR-administratie en de processen daaromheen. Als je bijvoorbeeld een vacature hebt, dan wil je die op een snelle en eenvoudige manier aan de buitenwereld communiceren. Onze software ondersteunt de complete sollicitatieprocedure. Dat kan ook via een app, afgestemd op degene die de procedure uitvoert.

Verder ondersteunen we natuurlijk ook alle andere HR-taken, bijvoorbeeld de roadmaps naar de toekomst, trainingen, opleidingsplannen, praktijkgerichte zaken zoals ziekmeldingen en declaraties. Alle data staan in de cloud en zijn te benaderen via apps. Die data staan op servers binnen Europa en zijn flink beveiligd. En volledig AVG-proof.

Hoe draagt MobileXL bij aan de ontwikkeling van het vakgebied HR-communicatie?

Wij zijn geen HR-specialisten, maar we werken wel graag samen met specialisten op allerlei vlak. We zien het als onze opgave om met software bedrijfsprocessen te ondersteunen. Professionals willen graag hun kennis van een vakgebied benutten, maar geen gezeur hebben met allerlei administratieve processen. Dus maken wij het werken voor hen makkelijker door die administratieve processen zo veel mogelijk te automatiseren en overzicht te bieden van alle data.

Bijvoorbeeld voor een manager via GAP-analyses inzichtelijk maken wat je hebt en ook wat je nodig hebt voor die rol. Denk maar aan een opleidingsplan voor een heel jaar. Maar we kunnen ook communities creëren, bijvoorbeeld in een groter bedrijf. In zo’n community kun je over afdelingen heen met elkaar data uitwisselen en communiceren. Met de 55 apps die het Zoho-platform biedt, is er veel mogelijk.

Wanneer en waar heb je onlangs nog HR-communicatiekennis gedeeld?

Bij de meeste bedrijven begint het bij stap 1, de basis. Voor een bedrijf dat met ingehuurde zzp’ ers werkt, betekent dat, dat de ‘records’ (digitale kaartenbak) goed zijn, dat een kopie van het paspoort is ingescand, dat de cao-voorwaarden zijn geïmplementeerd en de communicatie via dat portal is geoptimaliseerd. Stap 2 is dan het talentbeheer, hoe je het aantal medewerkers kunt laten groeien, dat ze zich met elkaar kunnen verbinden, dat je ze betrekt bij de organisatie.

“Wij maken de HR-bedrijfsprocessen inzichtelijk door ze te automatiseren om ze dan via apps te kunnen benaderen.”

Ik heb twee leuke voorbeelden van zulke maatwerkoplossingen. Bij één klant was het gewoonte om iedere vrijdag samen te lunchen. Dan werd er op het platform een bericht geplaatst: halen we pizza of friet? Men moest tussen half 11 en kwart voor 11 reageren. Als de keuze bekend was, werd er gebeld naar de ene of de andere leverancier.

Voor een internationale klant zit een medewerker tijdelijk een week in Londen. Die hoeft dan niet zelf op zoek te gaan naar een sportactiviteit of een accommodatie. Ze geven zelf aan of ze het leuk vinden om een keer mee te gaan tennissen of uit eten of naar het theater. Medewerkers van dat bedrijf in Londen kunnen die persoon dan uitnodigen: Ga je donderdagmiddag mee naar de pub?

Welke tip geef je de leden van HR & Communicatie?

Het belangrijkste is, dat je eerst kijkt naar processen in je organisatie waaraan je onnodig veel tijd kwijt bent. Vaak zit dat in overbodige administratieve handelingen. Denk maar aan de bonnetjes voor declaraties in een bureaula. Het zal een hoop tijd schelen als je die kunt scannen of fotograferen en dan uploaden via een app voor declaraties.

We zijn al lang met AI (artificiële intelligentie) bezig, niet alleen met ChatGPT. Je kunt nu ook met AI naar je geschreven communicatie laten kijken en dat automatiseren om het met je medewerkers te delen. Zo’n systeem kan allerlei handige suggesties doen. Belangrijk is om aan goed en veilig databeheer te doen en alleen de betrouwbare data te gebruiken voor automatisering.

Met welke vraag kunnen onze leden bij jou terecht?

Eigenlijk met alle vragen over verbetering van processen via ondersteuning door software.

MobileXL

Raymond Hewitt

Profiel HR & Communicatie

LinkedIn