Aantrekkelijke werkgever doet niet moeilijk over houdbaarheid vakantiedagen

Een scherpslijper of een pragmaticus – hoe sta je liever bekend? De nieuwe regels voor vakantieopname en -opbouw dwingen iedere werkgever om een communicatiekeuze te maken. Kies je voor strikte handhaving van de regels of ga je er soepeler mee om? En vooral: wat straal je daarmee uit naar je huidige en toekomstige personeel?

Bonte verzameling
Sinds 1 januari 2012 hebben werkgever en werknemer te maken met een bonte verzameling aan vakantiedagen. Die hebben allemaal een andere ‘houdbaarheid’. Zo maakt de nieuwe vakantiewet onderscheid tussen de houdbaarheid van wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Wettelijke vakantiedagen (20 bij een voltijd dienstverband) zijn beperkt houdbaar. Ze vervallen een half jaar na verstrijken van het opbouwjaar. Bovenwettelijke vakantiedagen hebben geen vervaltermijn. Die verjaren in principe na vijf jaar.

Gehecht
Als een werkgever niet zorgvuldig bijhoudt hoeveel (en welke) vakantiedagen een werknemer precies heeft, kan het zomaar gebeuren dat die dagen onbedoeld vervallen of verjaren. Arbeidsconflicten liggen dan op de loer. Want de Nederlandse werknemer is zeer gehecht aan zijn vakantie. Kom niet aan zijn vrije dagen!

Strikte handhaving
Kies je als werkgever voor strikte handhaving van de regels, dan kun je dat eigenlijk op slechts één voorwaarde doen. Je moet je vakantieadministratie op orde hebben. Dan weet iedere werknemer waar hij aan toe is. Je organisatie moet dan uiteraard wel:
• helder de nieuwe vakantieregels (en de gevolgen ervan) uitleggen;
• met een duidelijke vakantieadministratie inzichtelijk maken hoeveel en welke vakantiedagen een werknemer nog heeft.
• de vakantieplanning zodanig organiseren dat werknemers ook werkelijk vakantiedagen kunnen opnemen (bijvoorbeeld door vervanging).
Ook heldere en duidelijke communicatie is heel belangrijk. Hoewel vakantie voor werknemers bijna heilig is, zijn ze vaak slecht op de hoogte van de nieuwe regels. Meer dan de helft van de werknemers weet niet dat wettelijke vakantiedagen een half jaar na het opbouwjaar vervallen.

Soepel
Er is ook een andere oplossing. Een aantrekkelijke werkgever doet niet moeilijk over de houdbaarheid van vakantiedagen. Die gaat daar juist soepel mee om. Werkgevers hebben ook gewoon de wettelijke mogelijkheid om dat te doen. Want de vakantiewetgeving (artikel 7:640a BW) biedt de ruimte om in het voordeel van werknemers af te wijken van de regels. Veel werkgevers hebben al dankbaar van die mogelijkheid gebruikgemaakt.

Gemak
Medio 2012 was in ruim 50 van de 241 cao’s die tot dan toe waren afgesloten, afgesproken dat voor wettelijke vakantiedagen de oude verjaringstermijn van vijf jaar wordt aangehouden. Vanwege administratief gemak kiezen veel organisaties voor één houdbaarheidtermijn voor wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen.

Welles-nietes
Bovendien zal het nog een hele toer zijn om de vakanties van werknemers zo te plannen dat iedere werknemer zijn (wettelijke) vakantiedagen kan opnemen vóórdat ze vervallen. Een soepele opstelling voorkomt een welles-nietesspel met de werknemer als deze vindt dat hij zijn vakantiedagen niet kon opnemen (bijvoorbeeld wegens drukte). Want de vakantiewetgeving bepaalt dat de vervaltermijn niet geldt als de werknemer niet in staat was om zijn vakantiedagen op te nemen. De wet geeft echter geen opsomming van situaties die daartoe behoren. En dat is weer een potentiële bron van arbeidsconflicten.

Antwoord
Dus nogmaals de keuze: scherpslijper of een pragmaticus? Een werkgever die aanvaringen met werknemers over de houdbaarheid van vakantiedagen wil voorkomen en zichzelf een boel administratieve rompslomp wil besparen, weet het antwoord wel.