Praktijkcase: Gemeente Hoorn

Burgers en bedrijven moeten vanaf 2017 hun overheidszaken volledig digitaal kunnen regelen. Met deze digitalisering zien ambtenaren hun positie veranderen. Goed kunnen omgaan met digitale middelen wordt even belangrijk als lezen, schijven en rekenen. Om dit proces te ondersteunen ontwikkelde de gemeente Hoorn een ‘Leerlijn digitale vaardigheden’. Interne communicatie speelt hierbij een sleutelrol.

Ook bij de gemeente Hoorn gebruiken medewerkers bij het overgrote deel van hun werk computers en telefoon. Dit biedt grote mogelijkheden om het werk effectief en efficiënt te doen. Maar het vraagt ook kennis en vaardigheden om deze middelen goed te kunnen gebruiken. Om de digitale vaardigheden te verbeteren heeft de gemeente Hoorn eind november 2014 vanuit de West-Friesland Academie (WFA) een projectteam in het leven geroepen. Deze is het project ‘Leerlijn digitale vaardigheden’ gestart. Het project wil ambtenaren op ieder niveau helpen bij het ontwikkelen van hun digitale vaardigheden.

Resultaatafspraken

Leren en ontwikkelen worden in de leerlijn zoveel mogelijk geïntegreerd met het werk. Dat het menens is blijkt ook uit het feit dat de gemeente Hoorn resultaatafspraken gaat maken met haar ambtenaren op het gebied van digitale vaardigheden. Hoe steekt het project verder in elkaar? In de loop van september 2015 vindt een organisatiebrede meting plaats om het huidige niveau van digitale vaardigheden. te bepalen. Deze nulmeting zal duidelijk maken waar de focus moet liggen bij het inhoudelijk ontwikkelen van de leerlijn digitale vaardigheden. De digitale vragenlijst wordt voor alle individuele medewerkers meteen ook het startpunt voor hun digitale ontwikkeling. Voor de nulmeting gebeurt er ook al van alles. De gemeente Hoorn heeft een trainerspool van ongeveer 25 interne deskundigen, die allemaal iets willen betekenen bij het ontwikkelen en overdragen van kennis vanuit de leerlijn. Deze deskundigen zijn opgesplitst in acht werkgroepen, waarbij elke werkgroep representatief is voor een leerthema. Sinds mei zijn deze werkgroepen aan de slag om de digitale leerthema’s verder te definiëren en gaan ze starten met het ontwikkelen van leermaterialen.

Stevig communicatieplan

De kracht van het project is gelegen in de sterke interne communicatie vanuit de WFA. Om het project goed te integreren met de werkprocessen en de rollen in de organisatie is gekozen voor een doordacht communicatieplan. Hierbij is sterk de samenwerking gezocht met de afdeling Communicatie. Als gevolg hiervan worden de medewerkers voortdurend meegenomen in de inhoud van het project en krijgen ze de mogelijkheden binnen de digitale leerlijn te zien. Ook kunnen collega’s ideeën delen en kunnen ze als dat willen actief participeren in het project. Door met gerichte communicatieboodschappen te werken, wordt de kwaliteit van de communicatie versterkt en worden ook de verschillende doelgroepen in de organisatie goed bereikt.

Daadwerkelijk groeien

Met deze aanpak ontstaat er nauwe samenwerking tussen alle betrokkenen, kan er gezamenlijk naar oplossingen worden gezocht en worden projectonderdelen goed geborgd. Kortom, er ontstaat op alle fronten draagvlak voor het project in de organisatie – de beste garantie om als gehele organisatie daadwerkelijk te kunnen groeien!

Blog geschreven door Cees Blom. Cees is extern opleidingskundige en projectleider Leerlijn Digitale vaardigheden bij de West-Friesland Academie (WFA) van de gemeente Hoorn. De WFA bestaat verder uit Karin van der Meer (opleidingsadviseur) en in de ondersteuning Ilse Schouten.