Jaargesprekken voeren in reflectieve stijl

Hé Rob Smits hier. Ik ben sinds vorig jaar aangesloten bij HR & Communicatie en werd door de redactie aangemoedigd iets te vertellen uit mijn dagelijkse praktijk. Mijn bedrijf heet ‘Bureau voor Durf‘ en graag neem ik je mee in een vraagstuk waarbij een organisatie toegroeide van een jaargesprek naar een reflectiegesprek.

De vraag van de organisatie 
We hebben behoefte aan modernisering van de opzet van het jaargesprek om beter aan te sluiten bij wat medewerkers en leidinggevenden nodig hebben om het ‘goede gesprek’ over functioneren en ontwikkeling te voeren.

Primaire reactie van de medewerker
Ik snap het, maar op die manier kunnen we heel lang doorgaan met vragen over en weer.

De bekende onderbouwing
Recent onderzoek van o.a. Kilian Wawoe laat zien dat de klassieke gesprekscyclus met een jaarlijkse beoordeling onvoldoende bijdraagt aan betere prestaties, wendbaarheid van de organisatie en het benutten van talent. Beoordelingsscores hangen maar voor een klein deel samen met de prestatie en zijn demotiverend voor medewerkers. Steeds meer organisaties schaffen het jaar- en beoordelingsgesprek af.

Wens van de organisatie 
Het jaargesprek is een belangrijk onderdeel van de interactie tussen leidinggevende en medewerker. De leidinggevende en medewerker streven gezamenlijk naar goede prestaties, benutting van talent, effectieve samenwerking, werkplezier en een duurzame loopbaan.

Waar ik direct aan denk
Het doel is om medewerkers in staat te brengen om te bespreken wat je van elkaar nodig hebt om tot optimale prestaties te komen.

Secundaire reactie van de medewerker
Nou niet echt iets waar ik naar uit kijk. Het jaarlijkse ritueel waarin je moet opsommen wat je bereikt hebt en hoe toppie je wel niet bent voor de plek waar je werkt. Misschien komt het omdat ik een tikkeltje ouderwets ben, maar ik geef de voorkeur aan gewoon op de werkvloer te horen te krijgen dat ik iets goed of niet goed doe.

Hoe bereid je medewerkers voor op een ander jaar gesprek? Wat hebben ze nodig?

In voorbereidingsessies hebben we een aantal focuspunten weten te definieren:

• de (hiërarchische) relatie tussen de leidinggevende en medewerker;
• de werkdruk (te hoog om het gesprek voor te bereiden);
• kennis en vaardigheden die nodig zijn om het gesprek te voeren.

Vanaf februari 2020 hebben we medewerkers op het jaargesprek voorbereid met het maken van een reflectieverslag. Van een aantal medewerkers werd verwacht dat zij moeite konden hebben met het vertalen van gedachten in geschrift of dat zij bepaalde ‘issues’ lastig vonden om er de juiste woorden aan te geven. Het gesprek aangaan met de leidinggevende vraagt een goede voorbereiding. We zijn gestart met de Reflectiewerkplaats en de Quick Scan Reflectieverslag.

Wat in de Zoom wordt besproken blijft in de Zoom

De medewerker: “Het begon met het bekende voorstelrondje en de rules of engagement aangezien er diverse directe collega’s waren: wat in Zoom wordt besproken blijft in Zoom. Er waren een paar centrale delen maar ook break-out sessies, waarin je met een paar collega’s dingen verder bespreekt.”

De trainers: “Medewerkers missen soms de moed om zich kwetsbaar op te stellen in een gesprek met een leidinggevende. Daarbij vragen zij weinig om ondersteuning vanuit de leidinggevende en collega’s. Een goed jaargesprek vraagt om openheid en kwetsbaar opstellen. Ook om het geven van eerlijke feedback geven aan de leidinggevende en een goede evaluatie van gesprek zelf.”

De medewerker: “Toen kwam er een mailtje waarin stond dat je je op kon geven voor een workshop, een reflectie werkplaats. Leek me wel interessant, misschien zou dat het maken van zo’n reflectieverslag makkelijker maken. En die workshop was vandaag. We waren met een behoorlijk grote groep, 10 collega’s en twee trainers.”

De trainers: “En uiteindelijk moest iedere medewerker een reflectieverslag schrijven waarbij medewerkers hun gedachten schriftelijk verwerken. Het schrijven van een reflectieverslag vroeg specifieke schrijfvaardigheden. Hiervoor is een concrete ontwikkelgerichte ofwel evaluatieve formulering van belang. Soms mist men de scherpte op de eigen formuleringen en schrijfstijl. Sommige medewerkers vonden het lastig om vanuit hun persoonlijke ervaringen te schrijven.”

De medewerker: “Een paar dingen vielen mij op, namelijk dat we echt praktische handvaten kregen hoe je een goed reflectieverslag schrijft en het jaargesprek in gaat, we werden ook aan het denken gezet over wat wil ik in mijn werk, waar wil ik naar toe, wat wil ik bereiken.”

De leidinggevende: “Ik weet niet of je nog weet wie ik ben, we hebben elkaar gesproken bij de voorbereiding van de nieuwe jaargesprekken. Ik wil je even bedanken voor het feit dat je zoveel reflectieverslagen hebt gereviewd ; het is echt te merken. Ook het verleden vroeg ik mijn medewerkers een verslag te maken, soms met wat aanwijzingen, soms liet ik het maar zoals het was, maar het niveau van de verslagen is enorm verbeterd.”

Opdracht geslaagd!

Fotocredits: visuals | Unsplash