Tem je reptielenbrein – tips voor groepsdynamiek en weerstanden

Het gebeurt nog geen tien seconden nadat we de bijeenkomst hebben geopend. Nauwelijks heb ik de aanwezigen welkom kunnen heten, of ik word al in de rede gevallen. Een luide stem van een van de buren schalt door de ruimte. Wat nu eigenlijk de status van deze bijeenkomst is. Want ze vindt het niet fijn als er hier besluitvorming plaats vindt. Of dat alles wat er vandaag wordt gezegd betekent dat ze dan ook instemt met van alles en nog wat. Zo, de toon is gezet. De rest van de aanwezigen kijkt een beetje verschrikt om zich heen, schuift wat ongemakkelijk op de stoel en begint zich ook af te vragen hoe dit nu eigenlijk zit. En dan moeten we nog aan de omgevingsdialoog beginnen…

Zomaar een situatie uit mijn adviespraktijk waarin ik me onder andere bezig houd met het leiden van (in- en externe) dialogen. In dit geval een omgevingsdialoog, waarop we ons goed hebben voorbereid. Er is niets aan het toeval overgelaten. De locatie klopt, de uitnodiging meldde doel en aanleiding van de bijeenkomst, het verhaal is geschreven, de stakeholders en belangen zijn in kaart gebracht en het programma en mogelijke vragen geoefend, de koffie staat klaar. We gaan in dialoog met de omgeving. Over de huisvesting van arbeidsmigranten in dit geval.

Flexibel schakelen en voorbereiden

En dan slaat de groepsdynamiek toe en ook bij deze ervaren dialoogleider stijgt het adrenalinepeil. Ik merk meteen dat mijn reptielenbrein roept om ‘flight or fight’ en een lichte neiging om te bevriezen (‘freeze’) is zeker aanwezig. Maar ik tem het reptiel en houd me kalm. Ik vraag de deelnemer waar ze ongerust over is en wat we daar vandaag aan kunnen doen. Ze vraagt om meer duidelijkheid over het proces en de status van de bijeenkomst. Een prima vraag natuurlijk. En dus sla ik mijn gerepeteerde inleiding even over en ga door naar uitleg in antwoord op haar vraag. En vraag haar vervolgens of dat helder genoeg is.

Erkennen van het verleden

Ze knikt van ja, maar voegt meteen toe dat er in het verleden soms zaken zijn gebeurd die niet volgens het boekje verliepen. En of ik daarvan wel op de hoogte ben. Gelukkig heb ik in de voorbereiding doorgevraagd en ik weet van de situaties waarop ze doelt. Ik heb ook van tevoren afgesproken dat ik daarvoor excuses mag aanbieden en beterschap kan beloven. Dat doe ik dan ook. Ik geef aan dat het ons spijt dat dit soort situaties zich hebben voorgedaan en dat deze bijeenkomst juist bedoeld is om in een vroegtijdig stadium de omgeving mee te nemen in de voorgenomen toekomstige ontwikkelingen. Ze neemt er enigszins mokkend genoegen mee. Natuurlijk maakt ze zich over nog meer zaken zorgen dan over het proces, maar ze voelt zich wel gehoord.

De rust keert terug in de groep

Nu verspreid ik de vraag naar de andere aanwezigen. Of er nog meer vragen over het proces, de status ervan of het verleden zijn. Er komen nog een paar vragen die we allemaal kunnen beantwoorden, dankzij de goede voorbereiding. En we krijgen bijval van de rest van de groep, die aangeeft graag naar de toekomst te willen kijken en niet naar het verleden. De groep geeft ook aan ongeduldig te zijn om de rest van ons verhaal te horen. Ik kan terug naar mijn gerepeteerde inleiding. De rust keert terug in de groep, het ongemakkelijke geschuifel is verdwenen. We kunnen nu toe naar de toelichting op het verhaal, het tonen van de huidige situatie rondom de huisvesting en de verdere zorgen van de groep.

Een omgevingsdialoog moet een beetje schuren

In een omgevingsdialoog is het nastreven van een harmoniemodel niet per se het doel en het is zeker niet altijd haalbaar. Het mag natuurlijk af en toe best schuren als het om een ingewikkeld onderwerp gaat. Sterker nog: de stem van de roepende minderheid is belangrijk om te horen. Want als je die nu niet hoort en erkent, dan loop je kans dat je later nog op een onverwacht moment nieuwe weerstand ontmoet. En soms neem je ook wijzere besluiten door deze stem mee te nemen in je toekomstige koers. Daarom is het belangrijk om ieders geluid op een respectvolle manier aan bod te laten komen. Het begrijpen van groepsdynamiek en het herkennen van weerstanden is enorm belangrijk bij het leiden van zo’n dialoog.

Tips voor groepsdynamiek en weerstanden

En ik leer van elke praktijksituatie weer nieuwe dingen. Deze checklist hield ik aan de sessie over:

1. Blijf flexibel in de aanpak van een bijeenkomst. Schakel mee met de groep, maar ook terug naar je eigen programma als dat weer kan (want daar heb je wel over nagedacht).
2. Verspreid de vraag van een individu naar anderen, om te horen of de weerstand of zorgen worden gedeeld.
3. Een individu dat té veel de overhand neemt, kun je wat meer isoleren. Vaak ergeren anderen zich aan deze persoon. Die dynamiek kun je gebruiken.
4. De wijsheid kan echter ook bij dit individu zitten. Wellicht zitten daar juist de kostbare parels die de oplossing betekenen voor een complexe situatie. Ga hier niet te snel aan voorbij. Blijf luisteren.
5. Vraag aan de groep of ze door willen gaan op een bepaald onderwerp of terug willen naar de oorspronkelijke aanpak.
6. Begrijp dat er soms ‘oud zeer’ is en bereid je daarop voor. Erken de fouten uit het verleden (als die er zijn) en bied daarvoor zo nodig verontschuldigingen aan.

Benieuwd of jullie nog kunnen aanvullen met tips en trucs uit jullie praktijk? Of wil je een keer sparren over groepsdynamiek, weerstanden en de wijsheid van de minderheid? Bel me dan op 06-53491540 of mail me op monique@masadvies.nl.