Vergader als een scherpschutter

We vergaderen wat af met z’n allen. Maar ondanks al onze overlegervaring doen we dat vaak niet soepel en kosten vergaderingen veel tijd en energie. Heb jij ook wel eens het gevoel dat je eerder tegen dan met je collega’s vergadert? Doe er wat aan! Iedere deelnemer aan een vergadering kan het tij keren, dus jij ook. 

Zorg voor heldere vergaderdoelen

Wat er vaak misgaat, is dat het doel van agendapunten niet helder is of niet wordt bewaakt. Als jullie dit van tevoren niet duidelijk afspreken, zit iedereen met verschillende verwachtingen aan tafel. Logisch dat jullie dan een andere kant op praten.

De drie vergaderdoelen volgens Seth Godin

Grofweg kun je drie vergaderdoelen onderscheiden (volgens Seth Godin):

1. Informatie geven
2. Inzichten uitwisselen
3. Toestemming vragen

Duidelijk, toch? Nu is het zaak dat jullie scherp kiezen, je doel goed bewaken en stoppen als het klaar is.

Kies je vergaderdoelen scherp

Een vergadering wordt met een reden georganiseerd, de initiatiefnemer wil iets bereiken. Om dat ook daadwerkelijk gedaan te krijgen, is het cruciaal om per agendapunt één doel te formuleren. Echt: één doel, niet meer! Onder het mom van ‘We zijn nou toch over dit onderwerp bezig’ is het verleidelijk om meerdere doelen na te streven. Doe dit niet en kies. Jullie willen elkaar informeren, óf een onderwerp nader uitzoeken óf een knoop doorhakken.

Stop met vergaderdoelen stapelen

Doelen stapelen is funest als je resultaat wilt boeken. Daarmee organiseer je je eigen teleurstelling. Is er meer nodig en wil je na informeren ook inzichten uitwisselen? Dan agendeer je dat voor de volgende keer. Zo hou je het deze vergadering kort en knapperig.

Keuzehulp vergaderdoel

Met onze keuzehulp ontdek je aan de hand van enkele vragen welk doel deze keer centraal moet staan.

KEUZEHULP VERGADERDOEL

Bewaak je vergaderdoel

Een scherp gekozen doel voorkomt dat sommige deelnemers er besluiten doordrukken terwijl de rest nog bezig is zich een beeld te vormen. Dan lijkt het op te schieten want er worden lekker snel onderwerpen afgetikt. In werkelijkheid creëer je zo een situatie waarin een deel van de groep zich laat meevoeren. Ze zijn nog niet zover en committeren zich niet echt. Na de vergadering zie je dit onherroepelijk terug, want ‘ja’ zeggen onder (tijds-)druk leidt niet automatisch tot doen. Grote kans dat de ‘afgesproken’ acties nooit van de grond komen.

Durf in te grijpen

Pusht je collega of je baas te snel naar vervolgstappen? Grijp in en verander het gesprek. Wijs rustig op het afgesproken doel.

Stop als het klaar is

Stop als het klaar is. Niet later en niet eerder. Dat kan soms verrassend snel zijn als je een helder doel hebt gekozen. Zó snel dat het in het begin ongemakkelijk voelt om dan al te stoppen. Informatie gedeeld? Iedereen snapt het? Dan agendeer je ‘inzichten uitwisselen’ voor de volgende keer en ga je door naar het volgende punt. Iedereen die dit wil kan er dan rustig over nadenken.

Stop niet eerder dan het klaar is

Merk je dat een vergaderpunt wordt afgesloten terwijl jullie resultaat nog niet is bereikt, zeg het dan! Iedereen zal blij zijn als het onderwerp de volgende keer niet in dezelfde status op de agenda staat en dat jullie een stap verder zijn in het beslissingsproces.