Werkkostenregeling maakt het niet makkelijker

De in januari geïntroduceerde werkkostenregeling vraagt in eerste instantie om aandacht van werkgevers. Maar ook werknemers krijgen er onherroepelijk mee te maken. Het gaat immers over hun arbeidsvoorwaarden. De werkgever moet aan de werknemers uitleggen hoe hij de werkkostenregeling gaat invoeren. Dat hoeft nu nog niet, pas op 1 januari 2014 moet elke organisatie over zijn. Er is dus wel enige tijd om de overstap voor te bereiden en de werknemers voor te lichten.

Simpel
De bedoeling van de werkkostenregeling is om het werkgevers makkelijker te maken. De regels voor vergoedingen en verstrekkingen zijn een wirwar van vrijstellingen, forfaits, grensbedragen, nihilwaarderingen en voorwaarden. Voor veel werkgevers al zware kost, laat staan dat ze dit helder kunnen uitleggen aan werknemers. Bovendien moet de werkgever overal bonnetjes van bewaren. Dat moet makkelijker kunnen, dacht de Belastingdienst. En dus is dit jaar de werkkostenregeling geïntroduceerd. Het idee erachter is simpel: alles wat een werkgever aan een werknemer geeft, is loon. En loon moet worden belast. Klinkt weliswaar simpel, maar werknemers zullen daar toch anders over denken. Gelukkig mag de werkgeer – tot 1,4% van de totale loonsom – onbelast zaken aan werknemers vergoeden of verstrekken. Gaat de werkgever over deze grens heen, dan moet hij over alle vergoedingen en verstrekkingen die daarbovenuit komen, 80% eindheffing betalen. Verder hoeft de werkgever niet alles meer per werknemer bij te houden. Makkelijk toch?

Voorschieten
Het is echter maar de vraag of de werkkostenregeling de fiscale regels van arbeidsvoorwaarden makkelijker maken. Zo zijn er nog steeds allerlei uitzonderingen. Niet alles is bijvoorbeeld (belast) loon. Een jubileumuitkering bestempelt de Belastingdienst als vrijgesteld loon en valt daarmee buiten de werkkostenregeling. En dat geldt ook voor de nieuw geïntroduceerde intermediaire vergoedingen. Daarvan is kort gezegd sprake als een werknemer iets voorschiet in opdracht van de werkgever. De werkgever mag dat terugbetalen zonder dat er sprake is van een vergoeding waarover loonheffingen moeten worden betaald. Gelukkig maar! Anders wil geen enkele medewerker nog even snel een pak printerpapier om de hoek halen of de benzinetank van de bedrijfswagen voltanken na een ritje naar een klant. Schiet een werknemer iets voor zijn werkgever voor die de zaak vervolgens aan hem verstrekt, bijvoorbeeld een fiets, dan is de vergoeding onbelast, maar kan de verstrekking vervolgens belast zijn. Wel mag de werkgever deze verstrekking onderbrengen in de vrije ruimte.

Opsnoepen
Als er tenminste geen vrijstelling voor geldt. Want die bestaan nog steeds in de werkkostenregeling en zijn hetzelfde als in het oude systeem. Zelfs de voorwaarden zijn hetzelfde. Onder andere reiskostenvergoedingen en studie en opleiding mag de werkgever onbelast geven zonder dat deze iets van de vrije ruimte opsnoepen.
En dan zijn er nog flink wat nihilwaarderingen in de werkkostenregeling voor bepaalde verstrekkingen (loon in natura). Het gaat dan om allerlei voorzieningen op de werkplek. Want het zou immers heel raar zijn als werknemers belasting moeten betalen over bijvoorbeeld de telefoon op hun bureau. Theoretisch kan dat in de werkkostenregeling. Maar de Belastingdienst zag ook wel in dat dat een beetje ver ging. Dat is ook niet meer uit te leggen aan werknemer. Daarom mag de werkgever de waarde hiervan op nihil waarderen. Zo hoeft de werknemer er geen belasting over te betalen of gaat het niet ten koste van de vrije ruimte die de werkgever ter beschikking heeft.

Kat uit de boom
Al met al is het niet echt simpeler geworden met de komst van de werkkostenregeling. Veel werkgevers zijn dan ook nog niet overgestapt. Dat mag, want pas in 2014 moet elke werkgever eraan geloven. Tot die tijd zullen veel werkgevers de kat uit de boom kijken.

Lees het vervolg: ‘Werkkostenregeling vraagt om uitleg‘.