Efficiency door interne Social Media

Door Eelco Scheltinga
Steeds vaker hoor en lees ik berichten over bedrijven die policies maken omtrent het gebruik van social media. Ook in verschillende linkedin groepen zie ik regelematig de vraag verschijnen of er een beleid op gevoerd moet worden of niet. Zo zijn er zelfs bedrijven die het gebruik van applicaties als facebook en twitter zelfs verbieden op de werkvloer. Misschien is het voor sommige groepen ook echt wel nodig om het af te schermen om mensen nog aan het werk te krijgen of houden, echter bij andere kan ik me voorstellen dat het juist waarde kan toevoegen en de efficiency verhogen. Helaas horen of lezen we over het intern gebruiken van Social Media op de werkvloer om de effectiviteit te verhogen nog niet heel erg veel.

Hier en daar verschijnen wat cases terwijl er in Corporate America en Azië al geruime tijd gebruik wordt gemaakt van interne Social Media.

Email vs. Social
Inmiddels word ik zelf ook aardig ziek van de mailstroom en CC’s die elke dag ontstaat en ben de strijd aangegaan om hier reductie in aan te brengen. Hoe meer mails je verstuurt hoe meer je er terug krijgt om te lezen. Zo effectief als email eerst leek te zijn, zorgt het bij veel mensen voor aardig wat stress vandaag de dag. Juist een middel als Social Media kan hier zoveel in betekenen. Facebook en Twitter communiceren daarmee goed en sneller met de buitenwereld en ik kan me voorstellen dat veel bedrijven dat uiteraard te ver vinden gaan als het gaat om interne communicatie en vertrouwelijke stukken.

Tegenwoordig is het goed mogelijk om een intern social kanaal op te stellen. Zo zijn er producten als Yammer, CubeTree, NewsGator, GoogleWave, GoogleBuzz, SnapComms, en Groupsite.com of ongetwijfeld nog vele andere. Niet allemaal met dezelfde functionaliteiten maar wel nuttig om info te kunnen delen binnen de organisatie. Functionaliteiten variëren van klein tot groot en betreffen bijvoorbeeld:

* file sharing
* micro-blogging
* wikis om kennis op vast te leggen
* blogs om projecten te stroomlijnen
* ratings, comments en tagging om intranet content te beoordelen
* interne communities
* werknemersprofielen
* werknemers home page
* ideeënbeheer
* video posting mogelijkheden
* social search

Voordelen Interne Social Media
De voordelen van interne Social Media zijn niet voor iedereen even duidelijk. Maar ze lijken vooral te liggen op het gebied van efficiency, weten wat er gebeurt binnen het bedrijf, coherentie tussen teams en snelle toegang tot relevante informatie. Dat laatste is misschien wel van grootste waarde.

Het internet en daarmee ook interne bedrijfsnetwerken hebben inmiddels een ongelooflijke hoeveelheid ongestructureerde data opgeslagen. Deze data moet worden toegewezen aan de juiste persoon die er op dat moment naar op zoek is. Door deze op het juiste moment te kunnen vinden en presenteren wordt ze relevant en krijgt ze haar waarde toegemeten.

Groupsite.com is bijvoorbeeld een geweldige tool om teams op de hoogte te houden of projecten eenduidig te kunnen administreren. Groupsite stelt je in staat om Blogs te posten en documenten te delen. Een event kalender bij te houden of foto’s te plaatsen. Laatste versies kunnen altijd met de groep gedeeld worden.

Google stelt je ook in staat dit te doen met GoogleApps, of GoogleDocs en gaan hierbij zelfs nog een stap verder. Hierbij kan je zelfs tegelijkertijd in hetzelfde document werken om ervoor te zorgen dat er geen dubbele versies ontstaan. Tijdens het werken kan direct ge-chat worden in een speciaal chat window in het document. Helaas is de conversie van MS Word-bestanden naar GoogleDoc of andersom nog niet altijd even goed.

Yammer geeft je de gelegenheid om korte berichtjes te posten zoals op Twitter. Discussion-threads worden bijgehouden en aan de hand zijnde topics kunnen online worden besproken. Het voordeel hiervan is dat cross-boarder teams of project teams gewoon met elkaar in gesprek kunnen blijven en weten wat er speelt in de organisatie. Teams waar de deelnemers veel op de weg zitten kunnen zo goed op de hoogte blijven van de huidige werkzaamheden binnen de onderneming. Helemaal wanneer de mobile varianten voor dergelijke tools in gebruik worden genomen.

Lees verder hoe interne social media bijdragen aan transparantie, recruitment en on-boarding. In deze blog is ook een voorbeeld van PeopleXS opgenomen.