Communicatie bij retentiemanagement

Ik schrijf op mijn eigen website lodiplanting.com over retentiemanagement, het binden en boeien van werknemers. Begin dit jaar was ik begonnen met het vliegwielmodel van J.J. Philips uit te leggen. Inmiddels ben ik bij de laatste, maar niet onbelangrijke, stap beland en deze luidt: maak aanpassingen en ga door. Eigenlijk wordt hier gezegd dat het binden en boeien van werknemers nooit stilstaat. Inderdaad, verandering is de enige constante die er is! Vervolgacties zijn dus noodzakelijk. Een van deze acties is de communicatie verzorgen over de uitkomsten. Een thema waarvoor ik bij het HR-Communicatie Netwerk aan het juiste adres ben.

Resultaten communiceren
Het communiceren van de resultaten is net zo kritisch als het implementeren van de retentiemaatregelen zelf. Er zijn een aantal redenen waarom het communiceren van de resultaten belangrijk is.

communication is necessary to make improvements

communication is necessary to explain contributions

communication is a sensitive issue

various target audiences need different information

De principes rond communicatie
Er zijn een negental principes die een organisatie in acht moet nemen ongeacht de boodschap, de toehoorder en het medium. Deze worden hieronder aangehaald en kort besproken.

1 Tijd
De resultaten moeten zo snel mogelijk worden gecommuniceerd. Soms is deze snelheid afhankelijk van mogelijke standaard communicatiekanalen (zoals een regelmatige nieuwsbrief).

2 Kies je publiek en pas je boodschap op ze aan
Bij het communiceren van je data moet je het juiste publiek kiezen. Toestemming krijgen voor een maatregel gebeurt bijvoorbeeld het beste bij het managementteam. Dit werkt ook vice versa: je moet je boodschap aanpassen aan je publiek, zodat wat zij horen voor hen interessant is en voldoet aan hun verwachtingen. Philips (2003) vindt dit een typische taak voor HR.

3 Kies gepaste media
Houd bij het kiezen van je media rekening met de boodschap en de toehoorders. Zo zijn face-to-face meetings met (lijn-)managers veel effectiever om een retentiemaatregel te bespreken dan een e-mail.

4 Eenduidige en bescheiden boodschap
Feit en fictie moeten worden gescheiden, net als statements en meningen. Hiervoor is duidelijke, eenduidige en bescheiden communicatie nodig.

5 De consistentie van de communicatie
Het communicatieproces dient consistent te verlopen, volgens de policy van een organisatie. Anders wekt het argwaan bij je publiek.

6 Meer respect leidt tot meer respect
Als de persoon die de boodschappen overdraagt veel respect getuigt, zullen zijn boodschappen met meer respect worden onthaald dan wanneer iemand weinig tot geen respect toont.

7 De reputatie van het communicerende departement
Meningen zijn moeilijk te veranderen. Daarom speelt de reputatie van het departement dat de boodschap overdraagt eveneens een grote rol bij tot de aanname van de boodschap. Als iemand bijvoorbeeld reeds gelooft in de kracht van het HR-departement zal de boodschap gegeven door HR eerder worden geaccepteerd.

8 Plan de te communiceren boodschap zorgvuldig
Elke boodschap moet zorgvuldig worden gepland om het maximale resultaat te behalen. Houd daarbij natuurlijk rekening met alle voorgaande principes!

Communicatiemiddelen in de organisatie
Een organisatie heeft meerdere manieren (zoals intranet, nieuwsbrieven en e-mail) om iedereen in de organisatie te bereiken met belangrijke informatie. Zo ook met informatie over de retentie. Om elke werknemer het belang van retentiemanagement te laten ervaren, kunnen bijvoorbeeld interessante projectresultaten worden gecommuniceerd. Verhalen van collega’s die meewerkten aan het project maken de boodschap natuurlijk nog persoonlijker. Dit creëert een gemeenschappelijkheid tussen de verschillende werknemers en de organisatie. Als het management schrijft dat zij hier volledig achterstaan, zal dat ook bijdragen tot een grote acceptatiegraad.

Praat mee!
Hoe noodzakelijk acht jij de communicatie omtrent het uitgevoerde retentieprojecten? Welke communicatiemiddelen moet een organisatie hiervoor gebruiken, volgens jullie? Welke andere principes hebben jullie nog bedacht? Ik ben benieuwd naar jullie aanvullingen en reacties!

Lees hier ook mijn andere blog op het HR-Communicatie Netwerk over hoe informele gesprekken de commitment bevorderen.