HR & Social Media: Aarzelend een stap vooruit!

In de afgelopen weken heb ik een aantal workshops en presentaties gegeven over HR & Social Media. De interactie en discussies met de aanwezigen hebben aanvullende inzichten opgeleverd over waar HR staat in het Social Media verhaal: aarzelend zet zij een stap vooruit, experimenteert met recruitment & arbeidsmarktcommunicatie, in sommige gevallen ook met interne vraagstukken zoals medewerker engagement en in een enkel geval staat Social Media op de (strategische) agenda. Hot topics die veel stof doen opwaaien blijven de Social Media Gedragsrichtlijnen en Privacy Vraagstukken.

De discussies vonden plaats rondom de volgende 6 stellingen:

Stelling 1: De Social Media hype gaat wel over
Gelukkig zijn alle aanwezigen ervan doordrongen dat Social Media niet meer weg zullen gaan: Social Media are here to stay. De intrede van Social Media in ons dagelijks leven is onomkeerbaar: het is een logisch gevolg van maatschappelijke en technologische ontwikkelingen zoals globalisering, de ‘24/7’ maatschappij, internet & mobiele mogelijkheden en voortschrijdende individualisering met de bijbehorende veranderende behoeftes van het individu.

Maar de belangrijkste ontwikkeling die maakt dat Social Media geen hype is, is naar mijn mening de demografische ontwikkeling: er staat een heel nieuwe generatie te trappelen om de arbeidsmarkt te betreden – de zogenaamde Generatie Y, Millenials of Screenagers (geboren tussen 1985-2000) – die het Social Media gebruik al helemaal geïnternaliseerd hebben in hun gedrag. Zij kijken vanuit hun impliciete perspectief dan ook ietwat verbaasd hoe wij Social Media expliciet op de agenda zetten.

Stelling 2: Social Media is niet op onze organisatie van toepassing
Niemand van de aanwezigen durft de hand op te steken als ik vraag wie het met deze stelling eens is. Nou, dat scheelt weer 5 minuten spreektijd om te beargumenteren waarom Social Media op iedere organisatie van toepassing is. Voor het belangrijkste argument wil ik teruggrijpen naar die nieuwe generatie die langzaam de organisaties binnenstroomt (en straks als vloedgolf naar binnen komt). Zij nemen Social Media gedrag mee de organisatie in. Vroeg of laat krijgen de organisaties er dus allemaal mee te maken en wetende uit onderzoek dat deze generatie bij het selecteren van een werkgever het meeste belang hecht aan Persoonlijke Ontwikkeling, Flexibiliteit van de werkgever en Connectivity (mogelijkheden om in contact te staan met eigen Sociale Netwerken), kunnen de HR verantwoordelijken zich achter de oren krabben en zich afvragen of zij hier klaar voor zijn.

Naast deze nieuwe generatie van digital natives, hebben organsiaties ook nog te maken met zogenaamde digital immigrants: medewerkers uit andere generaties (Protestgeneratie 1940-1955, Generatie X 1955-1970 en de Pragmatische Generatie 1970-1985), die Social Media omarmen, toepassen en dit onderwerp expliciet op de agenda zetten.

En omdat zowel de digital natives als de digital immigrants eventueel hun eigen smartphone meenemen om in de pauze het contact met hun sociale netwerken te onderhouden, zal het eerder vandaag dan morgen zijn dat organisaties met implicaties van Social Media te maken krijgen.

Stelling 3: Social Media is iets voor Communicatie & Marketing, niet voor HR
De voorzichtige reactie uit de zaal is dat het ook voor HR is want HR gebruikt het voor recruitment doeleinden… en óf Social Media ook voor HR is! Sterker nog: HR heeft zelfs twee rollen als het om Social Media gaat. Ten eerste als gebruiker van Social Media ter ondersteuning van HR vraagstukken. En ten tweede als strategische businesspartner om de organisatie voor te bereiden op de veranderingen, die het gebruik van Social Media met zich meebrengt. Op de lange termijn gaat de organisatie er anders uitzien en HR moet hier de kartrekker zijn en leiderschap tonen. Helaas is er niemand in de zaal die opstaat en zegt: ”Ja, daar ben ik mee bezig”. Ik zie wel een paar mensen instemmend knikken, maar ook bedenkelijke gezichten waarvan ik de gedachtes slechts kan raden: “Moeten we ons daar nou ook al mee bezig gaan houden?”. Na de bijeenkomst krijg ik wel een aantal mails met goede voornemens om met Social Media te gaan experimenteren, contact te zoeken met Communicatie en Marketing of zelfs het onderwerp op de agenda te zetten.

Stelling 4: Als ik aan Social Media & HR denk, gaat het over Recruitment, Arbeidsmarktcommunicatie en Employer Branding.
Ten aanzien van HR in de rol van gebruiker wordt er veel te veel focus gelegd op Recruitment en Arbeidsmarktcommunicatie, terwijl er ook aan vraagstukken kan worden gedacht als Alumni Relaties, Medewerker Engagement, Internal Branding en Interne Communicatie, Kennisdeling, Persoonlijke Ontwikkeling, Verandermanagement, Leiderschap Positionering etc. Onder de aanwezigen zet eigenlijk niemand Social Media in voor die andere vraagstukken. Wel zie ik de HR Managers ijverig aantekeningen maken over het maken van Alumni groepen op LinkedIn en Facebook en krijg ik via mail nog wat vragen over Yammer in relatie met Medewerker Engagement.

Ik benadruk eens te meer dat Social Media geen doel op zich is, maar een krachtig platform om HR vraagstukken te ondersteunen: beslist geen tovermiddel maar kijk eens verder dan de traditionele en gebruikelijke oplossingen: hoe kunnen wiki’s, blogs, microblogs, communities, review & rating tools etc. je verder helpen?

Stelling 5: Social Media (gedrags)richtlijnen zijn onzin
Een paar tegenstanders van gedragsrichtlijnen springen op “Het gaat om gezond verstand en fatsoensnormen” en “De meeste zaken zijn al geregeld in een algemeen handboek en Social Media valt daaronder”. De voorstanders van gedragsrichtlijnen sputteren tegen “Ja, maar medewerkers kunnen bewust of onbewust uitlatingen op Social Media doen, waar je als werkgever niet blij mee bent”.

Er is geen goed of fout antwoord. Belangrijk is om goed te kijken naar de cultuur van de organisatie en aan te sluiten bij hoe zaken tot nu toe zijn geregeld: heb je dikke handboeken met veel expliciete regels, maak dan ook expliciete regels voor Social Media. Heb je weinig regels, omdat veel impliciet is geregeld of omdat er veel wordt bijgestuurd op het moment dat situaties zich voordoen, doe dat dan ook bij Social Media.

Toch zou ik persoonlijk een A4-tje met richtlijnen opstellen om duidelijkheid te verschaffen en ongewenste situaties te voorkomen. Tenslotte hebben we hier te maken met nieuw te ontdekken terrein en een voorbeeld uit de zaal illustreert hoe ‘gezond verstand’ voor iedereen een andere betekenis heeft. Het voorbeeld komt van de HR Manager van een grote retailer, waar medewerkers filmpjes van het werk op You Tube hadden geplaatst en in hun enthousiasme niet hadden gezien dat ze en passant ook even de (nood)uitgangen (oftewel ingangen voor sommigen) zichtbaar maakten, bereikbaar vanaf het dak.

Stelling 6: Een werkgever kan een medewerker niet aanspreken op zijn Social Media gedrag
Nu barst de discussie los. Voorbeelden van werkgerelateerde tweets, die tot ontslag hebben geleid. Wat doe je met uitlatingen op Social Media die niet werkgerelateerd zijn, maar die eventueel reputatieschade voor de werkgever kunnen opleveren? Wanneer is iets privé tijd en wanneer zakelijk? Wat doe je met de medewerker die zondagavond zakelijke e-mail beantwoordt, na het drinken van een aantal glazen wijn ’s middags op het terras?

Duidelijk is in ieder geval dat zakelijk en privé steeds meer door elkaar heen gaan lopen en dat werktijd en werkplaats verschuift. Daarmee verschuiven ook de vraagstukken en de bijbehorende oplossingen. Er zal nog heel wat af gediscussieerd gaan worden!

Afsluiting.
Terugkijkend naar de afgelopen bijeenkomsten blijft mij sterk bij dat het de komende tijd nog steeds belangrijk zal zijn om Social Media expliciet op de agenda te zetten en HR aan te sporen actie te nemen. Wel hoop ik dat Social Media over een niet al te lange tijd van de agenda is verdwenen en een geïntegreerd onderdeel van het beleid is geworden. Bijvoorbeeld als platforum om HR vraagstukken die er écht toe doen zoals Medewerker Engagement, Employer Branding, Duurzame Inzet van Medewerkers en Persoonlijke Ontwikkeling te ondersteunen.