Collegiale communities bij pensioen, jubileum en overlijden

De vergrijzing van onze maatschappij betekent dat het aantal ouderen binnen onze organisaties snel toeneemt. Dat heeft een aantal effecten. Babyboomers gaan in het komende decennium massaal met pensioen. En als de organisatie een ouder werknemersbestand heeft, neemt ook de kans op overlijden tijdens het actieve dienstverband toe. (Op dit moment overlijdt jaarlijks al 1 op de 500 medewerkers en dat aantal zal gaan stijgen). Werkgevers krijgen dus vaker met afscheid door pensionering of overlijden te maken. Hoe bedrijven omgaan met afscheid van medewerkers gaat dus belangrijker worden. Zeker als bedrijven zich tegelijkertijd actief profileren op de arbeidsmarkt.

In dit blog wordt een nieuw concept beschreven over hoe een bedrijf kan omgaan met het afscheid van collega’s. Een idee dat recent positief is getest onder een tiental Nederlandse bedrijven en organisaties, waarbij ook een beeld is verkregen van de bestaande afscheidspraktijk. Kort samengevat: bedrijven besteden aandacht aan een afscheid, maar kunnen en willen dat graag nog verbeteren. Want het tonen van betrokkenheid en waardering voor de afscheidnemende collega geeft iedereen een goed gevoel, zowel binnen als buiten de eigen organisatie. En daarmee raken we aan de kern van goed werkgeverschap en misschien ook wel aan employer branding.

Overlijden

Zoomen we in op de meest emotionele vorm van afscheid: een afscheid door overlijden. Goed werkgeverschap in geval van overlijden vraagt van een onderneming een grote betrokkenheid bij het persoonlijke drama dat een overlijden altijd is. De praktijk is dat veel bedrijven een protocol hebben waarin vermeld staat welke acties moeten worden ondernomen. Qua onderlinge communicatie is het meestal de directe leidinggevende die het verlies meldt in een persoonlijk gesprek aan de directe collega’s. Voor communicatie binnen de bredere organisatie wordt vaak gebruikt gemaakt van een bericht op het intranet. Maar wat doe je met de emoties die zo’n overlijdensbericht oproept? En hoe bereik je bijvoorbeeld de externe relaties van de overleden collega? Hoe kan het bedrijf de nabestaanden helpen bij de rouwverwerking?

Nieuwe mogelijkheden

Moderne communicatietechnologie maakt het mogelijk dat bedrijven verder kunnen gaan bij het afscheid van een collega. Binnen een internationaal werkende organisatie werd bijvoorbeeld na het overlijden van een collega, een online community ingericht waar collega’s en externe relaties hun gedachten en herinneringen konden delen. En waar zij praktische informatie konden vinden over de uitvaart. Deze besloten community werd ook vanuit het buitenland intensief bezocht. Vele reacties en herinneringen werden opgeschreven en foto’s werden geplaatst. De community was voor de eigen collega’s bereikbaar vanuit het intranet en voor externen, mits in het bezit van een code, via het internet. Er kwamen honderden bezoekers en vele tientallen daarvan plaatsten een bericht. Ditzelfde effect trad op binnen een kleinere organisatie in Nederland, waar eveneens tientallen berichten werden geplaatst door collega’s waarmee de overleden collega in teams had samengewerkt.

Ook voor de nabestaanden was de community een positieve ervaring. Na enkele weken ontvingen zij in boekvorm de verzamelde herinneringen van collega’s en relaties en konden zij daaraan steun ondervinden. Zo ontsloot het bedrijf wat voor de nabestaanden toch een relatief onbekend deel van het leven van hun familielid was geweest.

Pensioen of jubileum

Dezelfde technologie van online communities voor collega’s kan ook worden ingezet bij de ‘blijere life events’ als pensioen en jubileum. De collega’s van de gelukkige kunnen enkele weken voor de receptie de felicitaties, anekdotes en beste wensen toevertrouwen aan de community, zodat daarvan een boek kan worden gemaakt om aan te bieden tijdens de receptie. Moderne techniek in combinatie met ‘printing on demand’ biedt zo een betaalbaar alternatief voor de vele goedbedoelde uren van menig afdelingssecretaresse!

Betrokken medewerkers is wat iedere werkgever nastreeft. Een afscheid, zeker in geval van overlijden roept altijd reflectie en emoties op. Het kunnen bieden van ruimte voor die emoties is een stap vooruit op die momenten die er echt toe doen. Betrokken medewerkers, een gelukkige ex-collega, troost voor nabestaanden en goed werkgeverschap zijn daarbij mooie resultaten.

Hoor graag jullie ideeën!

Blog geschreven door Erik Jan Verhulst