Van visie naar realiteit: Hoe je met HR-communicatie veranderingen leidt

Verandertrajecten zijn een constante in organisaties, of het nu gaat om technologische vernieuwing, een nieuw systeem, herstructurering, samenvoeging van afdelingen of een cultuurverandering. Als directie of MT de koers heeft bepaald, komt vaak daarna de vraag bij HR of Communicatie om hier richting aan te geven en dit te implementeren. Want ja, hoe krijgen we de medewerkers mee? Welke stappen zijn dan belangrijk en hoe doen wij bij WEVIEW dat?

1. Begrip en voorbereiding van het verandertraject

Wij beginnen met een analyse van de redenen achter de verandering en de verwachte impact op de organisatie. Waarom, Waarom, Waarom? Door middel van interviews of een sessie krijgen we inzicht in de situatie en kunnen we een SWOT-analyse maken. Op basis hiervan adviseren we over de veranderstrategie en helpen we bij het formuleren van een duidelijke visie en doelstellingen, die we vervolgens vertalen naar de taal van de medewerker.

Uit de praktijk: ‘Dat hebben we al verteld of dat weten ze wel’.

Een vaak gehoorde opmerking als we aangeven dat de visie vertaald moet worden naar een goed veranderverhaal. En als we dan vragen om dit met ons te delen, volgt er een uitgebreide PowerPoint presentatie of een dikke notitie. En als we dan vragen aan de medewerkers ‘wat’ ze weten, dan komt er een heel ander verhaal dan datgene wat de directie bedoelde. Twee vuistregels:

1. De taal van de directie is niet de taal van de medewerker en
2. De medewerker luistert met de geschiedenis in de oren.

Toets altijd je kernboodschap en je verhaal bij de medewerkers. Zo geef je richting aan effectieve communicatie.

2. Impact op personeel

In gesprek met medewerkers hoor je wat er leeft. We maken een stakeholdersanalyse en we organiseren sessies om enerzijds het verhaal te delen en om hetgeen wat normaal gesproken onbespreekbaar is, bespreekbaar te maken. Als we weten wat er nodig is, maken we daarop een programma voor medewerkers, inclusief training, coaching en regelmatige communicatie.

Soms gaat het over een cultuurverandering. Dan kijken we eerst naar hoe we nu samenwerken. Cultuur is iets wat ‘tussen de mensen’ zit. Oftewel, als we cultuur willen veranderen, zullen we helder en expliciet moeten maken wat er dan anders moet. Met verhalen en voorbeelden kunnen we dit scherp krijgen.

Uit de praktijk: Hoor jij wat er speelt of hoor jij wat er in het ‘rode-loper-programma’ met je wordt gedeeld?

Een voordeel van een externe is dat het vaak veiliger voelt om het achterste van je tong te laten zien. Het is natuurlijk bijzonder jammer dat vaak de vrijheid niet gevoeld wordt om openlijk te vertellen wat je ervan vindt.

Een van onze opdrachtgevers wilde heel graag zelf horen wat er speelt. Hij pakte het initiatief om 1x per maand op vrijdag langs de vestigingen te gaan. De agenda’s werden ingepland en hij kreeg een rode loper programma. De informatie die hij ophaalde was heel anders dan de informatie die wij hadden opgehaald bij een dwarsdoorsnede in de organisatie. Met onze informatie heeft hij zijn koers kunnen bijstellen. Voordeel: de medewerkers voelden zich gehoord.

3. Communicatie en implementatie

Samen met de afdeling communicatie ontwikkelen we een gedetailleerd communicatieplan dat rekening houdt met verschillende doelgroepen en kanalen. We helpen bij het formuleren van kernboodschappen en zorgen ervoor dat deze consistent en duidelijk zijn. En ja: herhalen, herhalen, herhalen. Zo geven we richting aan een effectieve implementatie.

4. Monitoring en evaluatie

Niets is zo belangrijk als resultaat. Zeker voor het management. Dat maken we zichtbaar en daar werken we naar toe. Wij definiëren relevante KPI’s en zorgen ervoor dat deze regelmatig worden gemonitord. Door nulmetingen en follow-up metingen uit te voeren, meten we de impact van de verandering. Wij analyseren de resultaten en identificeren gebieden die bijsturing nodig hebben. Ook al hebben we een goed plan uitgedacht, het blijft een organisch proces waarbij we flexibel moeten blijven en daar waar nodig moeten bijsturen.

5. Training en ontwikkeling

Na willen komt kunnen en soms is daar training voor nodig. Wij ontwikkelen trainingsprogramma’s op maat die medewerkers helpen de benodigde vaardigheden en kennis eigen te maken. Daarnaast bieden we workshops aan voor HR en Communicatieprofessionals én voor project- of stuurgroepen om hen beter voor te bereiden op hun rol. Een train-de-trainer programma dus.

6. Praktische ondersteuning

Een projectplan is een fijn instrument als leidraad voor het verandertraject. Denk aan tijdlijnen, mijlpalen en verantwoordelijken. We bieden ondersteuning bij het projectmanagement, inclusief voortgangsvergaderingen en het beheren van de veranderinitiatieven. Richting geven aan het proces doen we vooral door de koers te bewaken en focus te houden.

Conclusie

Bovengenoemde stappen helpen HR Business Partners en Communicatieprofessionals om effectief te reageren op de vragen van hun leidinggevende. Herkenbaar? Wil je meer weten over hoe jij het verschil kan maken in verandertrajecten of hoe wij dat aanpakken, laat het ons weten. Mireille en ik gaan graag met je in gesprek. Onze expertise als veranderkundigen maakt het verschil tussen een moeizame transitie en een soepele, goed gecommuniceerde verandering die breed gedragen wordt binnen de organisatie.

Foto: Javier Allegue Barros | Unsplash