Naar een duidelijk personeelsreglement in zes stappen

Ongeveer tachtig procent van de Nederlandse werknemers valt onder een collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Daarnaast tekenen medewerkers met hun contract een individuele arbeidsovereenkomst. Maar tussen branchebrede bepalingen en persoonlijke afspraken leggen steeds meer werkgevers bedrijfsbrede afspraken vast in een personeelsreglement. Hiermee zet je zwart op wit wat je van medewerkers verlangt, maar ook wat zij van je kunnen verwachten. Een personeelsreglement schept dus wederzijdse duidelijkheid, maar daarvoor is duidelijke taal wel een vereiste. Deze zes stappen helpen je in het formuleren van heldere bepalingen.

1.       Gebruik een vast stramien
Duidelijk formuleren begint met een duidelijke structuur. Een geijkte structuur vergemakkelijkt niet alleen het opstellen, maar schept ook overzicht voor de lezer. Vermeld daarom bij elke bepaling:

• Wat de bepaling inhoudt
• Waarom deze bepaling er is
• Hoe deze bepaling gehandhaafd wordt
• Wanneer deze bepaling geldt.

2.       Maak duidelijk waar je als organisatie voor staat
In een personeelsreglement maak je niet alleen afspraken, maar zet je ook een beeld van de organisatie neer. Als het goed is, vloeien sommige afspraken direct voort uit de kernwaarden van je organisatie, zoals vrijheid, verantwoordelijkheid of duurzaamheid. Vermeld die kernwaarden dan ook: zo worden ze herkenbaar voor medewerkers en maak je duidelijk waarom bepaalde regels er zijn. Een kwestie van practice what you preach.

3.       Creëer een wij-gevoel
Het wordt vaak over het hoofd gezien, maar de aanspreekvorm is zeer veelzeggend over de bedrijfscultuur. Vousvoyeren creëert een afstand, terwijl tutoyeren juist te informeel overkomt. Het beste is om waar mogelijk de wij-vorm te gebruiken, want die schept verbondenheid. In minder geschikte gevallen voldoet de derde persoon: ‘de organisatie vindt/staat voor/regelt’.

4.       Wind er geen doekjes om
Sommige bepalingen spreken voor zich en behoeven geen uitvoerige uitleg. Geef die dan ook niet, want dat kan enkel de boodschap ontkrachten. Zeker waar het gaat om ongewenste praktijken (discriminatie, pesten, seksuele intimidatie) is het verstandig om te zeggen waar het op staat.

5.       Vermijd vaagtaal
Als je duidelijke afspraken wilt maken, komt het aan op details. Zorg dus dat je formuleringen geen ruimte laten voor interpretatie. Woorden waarmee je een slag om de arm houdt zoals soms, in principe en vooralroepen vooral vraagtekens op. Daarnaast zijn passieve constructies (‘Deze voorwaarde wordt door de werkgever verzorgd’) uit den boze.

6.       Een waterdicht personeelsreglement bestaat niet
Regeldrang roept weerstand op bij werknemers en heeft nog een ongewenst effect: medewerkers worden niet aangemoedigd om zelf na te denken. Bovendien is het onmogelijk om alles in een personeelsreglement te vatten. Een personeelsreglement zegt dan ook veel over de mate van vertrouwen die je in je medewerkers stelt.

Heeft jouw organisatie een personeelsreglement? Is dat helder geformuleerd? En is het reglement dichtgetimmerd of laat je ruimte voor eigen verantwoordelijkheid van medewerkers? Deel je goede voorbeelden!

 Redactioneel communicatiebureau Ravestein & Zwart ondersteunt in het vinden van heldere taal.