Heb jij een emotioneel veilige werkomgeving? Laat je medewerkers floreren!

Op de werkvloer is niets belangrijker dan dat medewerkers helemaal zichzelf durven te zijn. Stel je voor, meer dan 30 uur per week op je tenen lopen, je niet comfortabel voelen, niemand om je heen om een oprecht gesprek mee te voeren, daar wordt toch iedereen somber of gestrest van! Het thema ‘Sociale Waarden’ is dan ook één van de belangrijkste factoren die werkgeluk en medewerkersbetrokkenheid beïnvloedt, en daarmee het succes van je organisatie.  

Hoe creëer je een emotioneel veilige werkomgeving?

Sociale waarden gaan over het belang en creëren van een emotioneel veilige werkomgeving, waarin medewerkers hun echte persoonlijkheid, talenten, motivaties en onzekerheden mogen én durven laten zien. Bij de term sociale waarden kun je bijvoorbeeld denken aan diversiteit & inclusiviteit, gevoel van vrijheid van meningsuiting, gelijkwaardigheid, respect en eerlijkheid.

Op 22 augustus heb ik, Robin van der Meulen, Strategic Happiness Expert bij 2DAYSMOOD, samen met deskundige Hans van Gastel, onze klanten bij mekaar gebracht om stil te staan bij de vraag:  

‘Hoe creëer ik als directeur, HR professional of teamleider een emotioneel veilige omgeving voor mijn medewerkers?’

Hans is coach en verbinder, en houdt zich al jaren bezig met duurzaam werkgeluk, groei en persoonlijk leiderschap. Hij gelooft dat mensen vanuit vertrouwen, verbondenheid en leiderschap de beste resultaten halen. Ikzelf ben bij 2DAYSMOOD dagelijks bezig met een data-gedreven aanpak voor meer tevredenheid, betrokkenheid en geluk in organisaties. In deze blog zullen we de bovenstaande vraag vanuit onze eigen specialismen en ervaringen beantwoorden.

Hans: ‘Voordat je deze vraag kunt beantwoorden is het van belang om eens kritisch te kijken naar wat er bij jullie op de werkvloer eigenlijk al gebeurt op het gebied van sociale waarden. En vooral naar wat er (nog) niet gebeurt.’

Beantwoord voor jezelf bijvoorbeeld eens de volgende vragen:

• Staan sociale waarden bij mijn bedrijf hoog op de agenda?
• Zie ik toegevoegde waarde in een veilige werkomgeving?
• Weet ik hoe ik een emotioneel veilige omgeving creëer?
• Voel ik mij zelf eigenlijk wel altijd veilig op mijn werk?
• In hoeverre is er in mijn team volledige openheid?
• Is bij ons altijd iedereen welkom? Of iemand nu man of vrouw is, of iemand nu gelooft in iets of gelooft in niets, of iemand nu vluchteling is of niet?
• Verdienen mannen en vrouwen bij ons gelijkwaardig aan elkaar? Gaan we op dezelfde manier met vrouwen om als met mannen?

‘Om mensen te laten floreren en zichzelf te laten ontplooien is een veilige basis noodzakelijk’

Het belang van openheid

Waarom is dit allemaal zo belangrijk, een veilige, open en gelijkwaardige werkomgeving? Waarom is het zo belangrijk dat medewerkers zichzelf kunnen laten zien als ze aan het werk zijn?

Hans: ‘Het belang hiervan is af te leiden van de piramide van Maslow (1943). In zijn piramide liet Maslow al zien dat vóór het bereiken van zelfontplooiing de basisbehoefte aan veiligheid bevredigd moet zijn. Met andere woorden: om mensen te laten floreren en zichzelf te laten ontplooien is een veilige basis noodzakelijk. Dit geldt voor het leven in het algemeen, maar ook zeker op de werkvloer. Om te zorgen dat medewerkers zich comfortabel voelen op hun werk is het van belang dat zij zich comfortabel voelen met zichzelf. Hoe opener collega’s hierin met elkaar mogen zijn, hoe meer succes ze samen zullen boeken.’

Sociale waarden als drijfveer van werkgeluk

Robin: ‘Hoewel het belang van veiligheid dus al jaren geleden evident werd bevonden, merken we bij de klanten van 2DAYSMOOD dat sociale veiligheid voor medewerkers een belangrijk thema is én blijft op de werkvloer. Logisch, de tijden veranderen en gelijkheid tussen mannen en vrouwen is wellicht verbeterd… Maar we hebben nu meer dan ooit te maken met verschillende culturen, religies, of genderdiversiteit. En niet te vergeten de vergrijzing, waarvan leeftijdsdiscriminatie een gevolg kan zijn.’

Gelukkig hebben we in deze moderne tijd ook de mogelijkheid om drijfveren als sociale waarden slim en snel te onderzoeken. Via onze meetmethode, die gekoppeld is aan het Employee Happiness Model, kunnen werkgevers meten in hoeverre hun medewerkers vinden dat zij hun ware zelf kunnen uiten op het werk. Aan 3206 medewerkers binnen 21 verschillende organisaties is gevraagd hoe tevreden medewerkers zijn over de huidige situatie (of zij zichzelf kunnen zijn). Daarnaast werd gepeild hoe belangrijk zij deze sociale waarde vinden voor hun werkplezier. Gemiddeld gaven de medewerkers een tevredenheidsscore van 4 (van de 5). De impact van dit cijfer blijkt hoog. Voor de stelling “een respectvolle en gelijke behandeling is belangrijk voor mijn werkplezier” gaven medewerkers gemiddeld namelijk een belangrijkheidsscore van 4,5 (van de 5).

Ondanks dat medewerkers van deze organisaties, hun ware zelf al goed kunnen laten zien op het werk, is de huidige situatie nog niet gelijk aan de gewenste situatie. Als werkgever, HR-professional of teamleider is dit een teken om een respectvolle en gelijke behandeling serieus te (blijven) nemen en door te vragen: Wat zou er moeten gebeuren om van die 4 een 4,5 of 5 te maken?

‘Alleen wanneer je in de basis voor openheid zorgt, zal uiteindelijk waarde ontstaan’ 

Het belang van leiderschap

Wanneer je als organisatie zelf niet open communiceert over bepaalde verwachtingen, normen en waarden, creëer je ook geen open omgeving voor je medewerkers.

Hans: ‘Alleen wanneer je in de basis voor openheid zorgt richting huidige én potentiële medewerkers, zal uiteindelijk waarde ontstaan.’

Overtuigingen, eigenschappen, motivaties, normen en waarden die ten grondslag liggen aan gedrag binnen jouw organisatie worden pas zichtbaar wanneer je deze open communiceert (Mc Clelland). Het communiceren van een duidelijke bedrijfsethiek en duidelijke richtlijnen voor hoe je met elkaar omgaat kan bijvoorbeeld al enorm helpen bij het creëren en behouden van een open en sociaal veilige werkomgeving.

Hans: ‘Leiderschap is hierin van groot belang. Van bovenaf moet beweging ontstaan om bepaalde verstokte gedragspatronen te verbreken.’

Hoe herken je sociaal onveilige situaties?

In organisaties komen sociaal onveilige gedragspatronen en situaties voor in allerlei soorten en maten. Vaak zijn het slechts korte momenten die onopgemerkt voorbijgaan. Áls ze al opgemerkt worden, dan is het moment om er iets over te zeggen vaak alweer voorbij. Bovendien zijn medewerkers juist geneigd te vluchten of zich af te sluiten in sociaal onveilige situaties, uit angst om niet meer bij de groep te horen wanneer zij een afwijkende mening delen. Een aantal voorbeelden en signalen van sociaal onveilige situaties zijn:

• Een medewerker die in een meeting met collega’s zonder context wordt neergezet als betweter.
• Een manager die bagatelliseert dat het allemaal wel meevalt wanneer een medewerker deelt dat ze wordt lastig gevallen door een collega.
• Een medewerker die altijd alleen zit tijdens de pauze.
• Seksueel getinte opmerkingen over vrouwen in een setting met én zonder vrouwen.
• Een manager die klaagt, zonder zelf eigenaarschap te nemen van het onderwerp.
• Collega’s die digitaal gekleineerd worden, doordat niemand reageert op zijn/haar vraag

Het kan knap lastig zijn om dergelijke situaties ter plekke op te merken en direct in te grijpen.

Hans: ‘Wanneer je als organisatie echter niets doet op dit soort momenten, zal dat uiteindelijk resulteren in het kwijtraken van medewerkers. Juist door direct open in gesprek te gaan kun je bepaalde spanningen afbouwen en de veiligheid herstellen.’

7 TIPS om sociale veiligheid te creëren in jouw organisatie

Als directie, HR-professional of teamleider zijn er een aantal dingen die je volgens Hans kunt doen om een sociaal veilige werkomgeving te creëren voor je medewerkers:

1. Het begint met het omarmen en bespreekbaar maken van sociale waarden door het leiderschap. Zet sociale waarden (hoog) op de agenda en creëer inzicht hoe het er binnen de organisatie aan toe gaat.
2. Geef zelf het goede voorbeeld en stel je kwetsbaar op. Hoe open en benaderbaar laat jij jezelf zien?
3. Laat het niet zitten bij inzichten. Zet inzichten om in een actief beleid om jullie sociale waarden in de organisatie te borgen.
4. Wees transparant over het onderwerp. Ga conflicten niet uit de weg, maar bemiddel onpartijdig. Wees een spiegel voor je medewerkers en stel gewetensvragen zoals ‘Hoe zou jij zelf behandeld willen worden?’
5. Volg altijd je gevoel en intuïtie. Voelt iets niet goed? Blijf je een bepaalde situatie in gedachte terugspoelen? Negeer dit dan niet en kaart het aan bij de personen uit de desbetreffende situatie.
6. Iedere organisatie heeft mensen die een groot gevoel voor integriteit en rechtvaardigheid hebben. De vraag is: ken je ze en hoe goed luister je echt naar deze mensen?
7. Blijf feedback vragen en monitoren. Wat gebeurt er in je bedrijf? Praat hierover. Zoek moeilijk bespreekbare onderwerpen bewust op en leg ze op tafel.

Hans: ‘Tot slot kun je ook als medewerker (op iedere positie in de organisatie) zelf bijdragen aan een veilige organisatie. Hoe opener jij je opstelt, hoe opener ook je collega’s zullen zijn. Je hebt zelf altijd invloed op wat er gebeurt omdat je er zelf altijd bij bent. Breng dus ook vooral jouw eigen sociale normen en waarden in!’

Verbeter sociale waarden in je team met deze oefening!

De organisatiepsychologen in het 2DAYSMOOD team zijn dagelijks bezig met het vergaren van wetenschappelijke kennis die ook effectief toegepast kan worden in teams. De kennis, tips en oefeningen die we hierbij samenstellen delen we via ons online E-learning platform. Maar speciaal voor deze blog, delen we de onderstaande waardevolle oefening ook graag met jou!

Team oefening: bepaal wat jullie verstaan onder ‘respect’

Kom als collega’s of team bij elkaar en denk individueel rustig na over de volgende vragen om te bepalen wat elk teamlid beschouwt als respectvol, acceptabel gedrag voor de werkplek. Gebruik hiervoor je zintuiglijke ervaringen om je antwoorden concreet te maken!

• Hoe ziet respect er voor jou uit?
• Hoe voelt respect voor jou?
• Hoe klinkt respect voor jou?

Er zijn hier geen foute antwoorden, maar als je team worstelt met deze vragen, gebruik dan deze voorbeelden om ze te begeleiden:

• Respect ziet eruit als… netjes gekleed naar het werk te komen
• Respect voelt als… op je gemak en zorgeloos onderweg zijn naar kantoor
• Respect klinkt als… luisteren naar ieders mening zonder direct weerwoord
• … je kun nu vast nog veel meer bedenken!

Zodra elk teamlid deze vragen heeft beantwoord voor zichzelf, kom je als groep samen en deelt iedereen zijn antwoorden. Moedig teamleden aan om de verhalen achter hun antwoorden te delen. Hoe verschillend zijn ervaringen van teamleden en hoe komt dit? Probeer nu gezamenlijk de gedeelde waarden in die ervaringen en antwoorden te vinden.

Stel als team een ​​lijst samen met de antwoorden die door iedereen gewenst, respectvol en acceptabel worden bevonden. Formuleer dit in duidelijke gedragsvormen, verwachtingen of regels. Zoals, ‘bij binnenkomst op kantoor zeggen we elkaar gedag’, ‘iedereen ruimt rommel op’ of ‘we lachen met elkaar, niet om elkaar.’

Hang deze lijst ergens zichtbaar op in de kantooromgeving (en maak er een creatief werk van)!