Veilig en slim je digitale informatie delen en beheren

Hoe deel je het beste – veilig! – digitale informatie? Dat is een vraag waar wij ons graag over buigen. Het lijkt simpel, maar als we gebonden zijn door regels en wetgeving (GDPR, AVG) en je niet alles meteen met een ander wil delen, wordt het vaak complex.

Met wie wil ik wat delen?

De eerste vraag die je jezelf moet stellen is: “Met wie wil ik wat delen?” Nu kan het antwoord op deze vraag vrij simpel zijn, bijvoorbeeld jouw collega, team of (een deel van) de organisatie. Als dat in eerste instantie ook de doelgroep van jouw informatie is, dan geeft dat ook het antwoord op de vraag waar je de informatie kan delen.

Maar … en nu komt het, wat als in de toekomst de doelgroep met wie de informatie gedeeld moet worden verandert? Dat betekent dat je bij de vraag met wie je de informatie gaat delen ook alvast in de toekomst moet kijken. Kan je inschatten dat de informatie dan met een andere doelgroep gedeeld moet worden, kies dan voor een andere plek. Bijvoorbeeld een SharePoint site of Teams kanaal waar zij ook toegang hebben.

Waar deel ik het met wie?

Een afbeelding die wij vaak gebruiken als uitgangspunt waar je wat met wie deelt, is onderstaande. Hierbij gaan we uit van de situatie dat jouw organisatie gebruik maakt van Microsoft 365.

We onderscheiden vier doelgroepen met wie je informatie wil delen:

• alleen met jezelf (mij);
• met jouw team/afdeling (wij);
• met internen en externen (zij) of
• met de hele organisatie (iedereen).

Werk je in je eentje aan een document of informatie en zal deze vooralsnog niet gedeeld worden met anderen, dan is OneDrive de meeste geschikte plek. Dit is jouw persoonlijke digitale opslagruimte voor werk gerelateerde informatie.

Werk je samen in een team, afdeling of project (wij) dan is Microsoft Teams de meest geschikte plek. Hier kunnen ook externen toegang krijgen, als dat is toegestaan door jullie organisatie.

Wil je anderen ‘formeel’ informeren of communiceren met externen die geen toegang hebben tot jullie Teams (zij), dan is Outlook de aangewezen plek. Hierbij horen ook collega’s die van bepaalde informatie op de hoogte moeten worden gehouden, maar geen deel uitmaken van jouw team, afdeling of project.

Ten slotte, heb je informatie die voor de hele organisatie (iedereen) van belang is, bijvoorbeeld genomen besluiten, beleidsdocumenten, protocollen of kennis, dan is een kennisbank de plek van waaruit de informatie gedeeld kan worden. In de afbeelding Weten & Regelen genoemd, maar ook wel bekend als Serviceplein, Digiboekje of Wegwijzer.

Werkafspraken en spelregels
Bovenstaande is slechts een uitgangspunt. Het gaat erom dat je als organisatie keuzes maakt en werkafspraken formuleert. Afspraken over de (werk)wijze van informatie delen, wanneer is het een finale versie en de spelregels. Die spelregels bestaan bijvoorbeeld uit het niet gebruiken van alternatieve middelen, zoals Google-Drive, Dropbox of USB-sticks.

Het is essentieel om medewerkers hierover goed te informeren, maar ook te ondersteunen in de gewenste manier van werken. Help elkaar en spreek elkaar aan als dat nodig is.

Ondersteuning door HR
Als HR-afdeling kan je hier een mooie bijdrage leveren. Door bijvoorbeeld het faciliteren van de sessies over werkafspraken en spelregels, en daarin aangeven wat de kaders zijn vanuit het HR- en IT-beleid van de organisatie. Denk hierbij aan het delen van vertrouwelijke informatie met externen; wat is toegestaan en op welke wijze doen we dat?

Hulp nodig?
Wil je dat jouw organisatie ook eenduidiger gaat werken als het gaat om het delen van informatie? Wij helpen je graag om leuker en makkelijker te samenwerken!