Regel jij de communicatie even?

Binnenkort stapt jullie organisatie over op een nieuwe digitale werkplek. Een heel goed idee en aan de projectgroep de mooie taak om te zorgen dat het soepel, makkelijk en zonder gedoe wordt ingevoerd en in gebruik wordt genomen door alle collega’s. Het management denkt dat dit zo even geregeld is en heeft zonnige verwachtingen: ‘Regel jij de communicatie even?’ Maar om medewerkers echt te betrekken bij en verbinden aan (digitale) veranderingen, is veel meer nodig…

Veel organisaties denken bij digitale veranderingen helaas vaak pas in laatste instantie aan de adoptie onder medewerkers (‘stuur ze maar een instructievideo’), omdat ze er van uitgaan dat nieuwe technologie gewoon gebruikt wordt als het beschikbaar is. Gebruikersadoptie is echter het fundament waarop je bouwt en begint gelijk met de technische implementatie. Geen moment later! Want om het nieuwe systeem goed te laten functioneren is ander werkgedrag nodig. Echter ander werkgedrag gaat lastig zonder het nieuwe systeem.

Een praktisch model dat helpt bij het inrichten van de communicatie rondom veranderprocessen is de trap de van Quirke. Ontwikkeld door onderzoeker en auteur Bill Quirke.

De trap van Quirke

Een eenvoudig model dat antwoord geeft op de vraag voor welk communicatiedoel je welke communicatieactiviteit het beste kunt inzetten. Hoe hoger de ambitie, hoe meer interactiviteit gewenst is.

Digitale veranderingen op de werkvloer hebben vaak een behoorlijke impact op medewerkers. Het streven is dan om medewerkers zo goed mogelijk te betrekken zodat ze zich verbonden gaan voelen met de verandering en beseffen dat hun inzet nodig is om de verandering te realiseren. Want om een nieuw systeem goed te laten functioneren is ander werkgedrag van medewerkers nodig.

Van informeren naar communiceren

1. In de eerste trede gaat het om informeren van medewerkers. Communicatiemiddelen als posters, e-mail of een nieuwsbrief zijn dan voldoende.
2. Wanneer je wil dat medewerkers begrip krijgen voor de verandering, is het belangrijk om de waarom toe te lichten. Een presentatie waarin dit wordt uitgelegd maar waar medewerkers ook de mogelijkheid krijgen tot het stellen van vragen past hier goed.
3. De derde trede – ondersteunen – is het kantelpunt van informeren naar communiceren. Je gaat hier activiteiten aanbieden die ook inzet vragen van je medewerkers, zoals het lezen van een handleiding, kijken van een instructiefilm of volgen van een training.
4. Betrekken van medewerkers staat centraal in de vierde trede. Communicatieactiviteiten met dialoog zijn hier zeer geschikt, denk aan workshops, klankbordsessies en groepsgesprekken. De inbreng van de medewerkers is namelijk essentieel voor het succesvol laten slagen van de verandering.
5. De laatste trede gaat om verbinden van medewerkers aan de verandering door ze onderdeel te maken van de verandering. Bijvoorbeeld deelname aan project- of werkgroepen of ze op andere manieren laten meedoen. Dit kan heel concreet, als manager samen met je team vorm geven aan de verandering door er wekelijks samen aan te werken.

Wil je het dus goed doen en succesvol veranderen? Dan is die communicatie niet zomaar even geregeld, maar verdient dit echt de aandacht.

Samen sparren?
Sta jij aan de vooravond van een digitale verandering in jullie organisatie en wil je hier eens over sparren? Adoptics denkt graag met je mee.