Communiceren over arbeidsvoorwaarden? Benut het personeelsreglement!

Een fraai boekwerk dat ieder jaar opnieuw wordt gedrukt. Een mooi opgemaakt pdf-bestand dat ergens op het bedrijfsnetwerk verstopt staat. Veel organisaties steken tijd en moeite in het opstellen van hun personeelsreglement. Maar als het document er ligt, wordt het nauwelijks benut. Dat is jammer. Want het personeelsreglement is een ideaal middel om te communiceren over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden die je organisatie werknemers biedt. Met digitaal maatwerk kun je het reglement optimaal ontsluiten en centraal stellen in alle communicatie-uitingen.

Een personeelsreglement waarin alle arbeidsvoorwaarden bij elkaar staan, biedt werknemers duidelijkheid. Het voorkomt verwarring doordat bepaalde voorwaarden in de cao staan en andere alleen in individuele arbeidsovereenkomsten. Bovendien bevordert het gelijke behandeling: de voorwaarden in het reglement gelden voor alle werknemers. Het personeelsreglement is dus een praktisch juridisch hulpmiddel. Maar het kan nog een belangrijke functie vervullen: het is ook een uitstekend communicatiemiddel.

Voorwaarden en kernwaarden
Als je voor je organisatie een personeelsreglement gaat opstellen of wijzigen, moet je je afvragen wat je met werknemers wilt communiceren. Om te beginnen natuurlijk de arbeidsvoorwaarden die de werkgever biedt. Deze beloning voor hun werk is voor werknemers immers belangrijk. Bovendien maakt het hun werk vaak prettiger en aantrekkelijker. Daarnaast zijn er regels en richtlijnen waaraan iedereen zich moet houden, om prettig en met respect samen te kunnen werken. Maar je kunt méér communiceren dan arbeidsvoorwaarden en regels. Het reglement is ook het perfecte middel om de kernwaarden vast te leggen. Om te tonen waar de organisatie voor staat. Daaruit vloeien immers ook weer de afspraken en arbeidsvoorwaarden voort. Het is goed om in het reglement een wij-gevoel te creëren. Wij vinden dit belangrijk. Wij zetten ons hiervoor in. Timmer niet alles dicht met regeltjes, maar laat zien dat je vertrouwen stelt in de medewerkers. Dat is belangrijk om te communiceren, want daardoor voelen medewerkers zich betrokken en gewaardeerd.

Gewonemensentaal
Je moet er natuurlijk ook voor zorgen dat het personeelsreglement werknemers aanspreekt. Voorwaarde is dat het reglement gemakkelijk en prettig leesbaar is. Helder taalgebruik, korte zinnen en een logische indeling. Gebruik geen juridische termen of zinsneden uit te wet. In gewonemensentaal klinken arbeidsvoorwaarden veel aantrekkelijker! De tijd van pakken papier met een ringbandje is ook voorbij. Een digitaal reglement is veel handiger voor de organisatie en de werknemers. Je kunt het gemakkelijker actualiseren. En als je het reglement via internet of intranet beschikbaar stelt, gebruiken werknemers altijd de laatste versie.

Optimaal digitaal
Niet alleen óf je het reglement digitaal aanbiedt, maar ook hóe is belangrijk. Je kunt gewoon een pdf’je online zetten. Maar dat is lastig doorzoekbaar en de structuur is vaak niet duidelijk. Je kunt er ook voor kiezen de tekst direct op een website te zetten. Zorg dan voor beperkte informatie per webpagina, verdeeld in korte alinea’s met duidelijke tussenkoppen. Neem iedere pagina op in een helder menu, dat op iedere pagina zichtbaar is. Deze vorm biedt verschillende voordelen. Je kunt:

• direct in de tekst wijzigingen aanbrengen;
• verwijzen naar een specifiek onderdeel van het reglement;
• linken naar andere documenten;
• actuele of belangrijke zaken uitlichten;
• een zoekfunctie toevoegen;
• veelgestelde vragen beantwoorden;
• stappenplannen of checklists opnemen.

Blijf verwijzen
Een goed ontsloten reglement? Fantastisch. Maar hoe krijg je werknemers zo ver dat ze het daadwerkelijk gebruiken? Stel het reglement centraal in de communicatie over arbeidsvoorwaarden. Verwijs naar het reglement, iedere keer als arbeidsvoorwaarden, regels of de kernwaarden ter sprake komen. Een wijziging in de regels? Even de aandacht vestigen op belangrijke punten? Communiceer het via intranet, e-mails, LinkedIn en Twitter, met een hyperlink naar het juiste onderdeel in het digitale reglement. En zet eens een linkje in de Outlookagenda bij alle vergaderitems over arbeidsvoorwaarden. Zo maak je het reglement letterlijk onmisbaar.

Foto: Sagar Rana / Unsplash