Digitale onboarding, hoe doe je dat?

De zomervakantie is achter de rug. Een nieuw seizoen begint. Het is ook hét moment waarop veel mensen starten met een nieuwe baan. Als organisatie kun je maar één keer een eerste indruk maken. Zorg dus dat je aandacht hebt voor het onboarden van nieuwe medewerkers. De combinatie van fysiek en digitaal is vaak het meest effectief. In deze blog vertel ik hoe je in drie verschillende onboardingsfasen met behulp van digitale middelen medewerkers kan verwelkomen, wegwijs maken en betrekken bij je organisatie.

Het belang van een goede digitale onboarding

Fotocredits: Nick Fewings, Unsplash

Nieuwe medewerkers hebben vaak veel vragen. Over de organisatie in het algemeen, de cultuur, hun functie, over afdelingen en collega’s met wie ze gaan samenwerken. Op korte termijn zorgt een goede onboarding voor antwoorden op deze vragen. Waardoor ze makkelijk hun weg vinden, zich sneller onderdeel voelen van de organisatie en lekker aan de slag kunnen. Op de lange termijn is het de eerste stap naar binding van medewerkers aan je organisatie, wat bijdraagt aan minder verloop en een positief werkklimaat. Onboarding in drie fasen…

Fase 1 | Vóór de eerste werkdag

Na het tekenen van het contract, duurt het vaak nog even voordat een nieuwe medewerker begint. Om het goede gevoel van een nieuwe baan vast te houden, kun je voorafgaand aan de eerste werkdag al zorgen voor binding met je organisatie. Stuur een welkomstvideo met informatie over de organisatie en/of het team. Daarnaast is informatie over het programma van de eerste werkdag (of nog beter werkweek) ook al heel fijn om vooraf te hebben zodat een nieuwe medewerker zich hierop goed kan voorbereiden.

Fase 2 | De eerste werkweek

Nadat de nieuwe medewerker zijn werkspullen, inlogcodes (en een welkomstbloemetje) in ontvangst heeft genomen, is het tijd voor kennismaking met én inrichting van de digitale werkplek. Hoe fijn is het als je ook daar stap voor stap wordt meegenomen aan de hand van een onboardingsmodule?

Heel fijn. Zo zien ze direct waar ze wat kunnen vinden, voor hen relevante informatie en activiteiten. Ze kunnen hun voorkeuren instellen, bijvoorbeeld welke nieuwsberichten ze willen zien, welke applicaties ze gebruiken of wat voor evenementen ze interessant vinden. Daarnaast kunnen ze hun medewerkersprofiel bekijken, aanvullen en een profielfoto toevoegen. Zo zijn ze gelijk zichtbaar in de organisatie.

Fase 3 | Na de eerste werkweek

Een onboarding proces begint niet alleen vóór de eerste werkdag, maar duurt ook langer dan de eerste werkdag.

Omdat er zo ontzettend veel te vertellen is over je organisatie en de nieuwe medewerker de eerste dagen waarschijnlijk ogen en oren te komt, is het niet slim om alles gelijk over de bühne te gooien. Breng daarom onderwerpen gefaseerd onder de aandacht via een social intranet of digitale werkplek.

Maak ook gebruik van je nieuwe medewerker door regelmatig te vragen om feedback. Via een poll of quiz kan dat heel makkelijk en laagdrempelig. Hoe ervaart hij de onboarding. Wat gaat goed en wat kan beter? Waar heeft hij de komende tijd behoefte aan? Hierop kun je de digitale onboarding bijsturen.

Een (online) introductiebijeenkomst met andere nieuwe medewerkers is een goed moment om je organisatie verder te presenteren, een kijkje in de keuken te bieden op andere locaties of afdelingen en collega’s onderling te verbinden.

Nieuwe medewerkers staan vaak ook open om mee te denken over organisatiebrede thema’s. Bijvoorbeeld over de strategie, een campagne of het programma voor een medewerkersdag. Maak hier gebruik van door ze te verbinden aan teams en groepen die hier zowel fysiek als online met elkaar over praten.

Samen sparren over digitale onboarding?
Sta jij aan de vooravond om jullie digitale onboardingsproces in te richten of eens onder de loep te nemen? Vanuit Adoptics,  denken wij graag met je mee.