Een goed gesprek is meer dan praten en luisteren

Soms loopt een gesprek gewoon niet lekker. Je voelt dat er iets ontbreekt, maar kunt er niet precies de vinger op leggen. Omdat het alle kanten op gaat of juist omdat je je ervaart dat er veel te snel één richting op wordt geduwd.

Als HR- of communicatieprofessional kun je veel doen om het gespreksklimaat in de organisatie te verbeteren. Handig dus als je weet hoe je kunt signaleren als een gesprek niet lekker loopt en waar je dan op kunt letten.

Checklist voor een goed gesprek

Herken je dat? En wil je weten waar het aan schort? Pak dan het Four Player Model van David Kantor – een Amerikaanse systeempsycholoog en organisatiekundige – er eens bij. Dit model kun je gebruiken als handige checklist om te zien of in jullie gesprek wel alle rollen worden vervuld die voor een goed gesprek nodig zijn. En… spoiler alert: dat is dus meer dan die van zender of ontvanger alleen.

Volgens Kantor vraagt een goed gesprek om de invulling van vier rollen. Elke van die vier (hier vrij vertaald naar het Nederlands) kenmerkt zich door een bepaalde gespreksvaardigheid en een centrale vraag.

1.De initiator 

De initiator is degene die het onderwerp van het gesprek inbrengt of aankaart. Vaak is dat de belanghebbende, de probleemeigenaar of een leidinggevende. Kortom, iemand met een idee of een punt. De belangrijkste gespreksvaardigheid bij deze rol is (dus) om goed een punt te kunnen maken en dat – rechtdoorzee – uit te spreken.

De initiator zorgt hiermee voor beweging. De centrale vraag hierbij is: Wat moet hier nu gezegd worden?

2.De volger

Een volger luistert actief en beweegt mee met de initiator. Ken je het YouTube- filmpje van de ‘first follower’? Nou, zo dus;). De centrale vraag die de volger zichzelf stelt, is: Hoe voelt dit? Hierbij past een waarderende houding. De volger zorgt voor opvolging en voltooiing van wat de initiator inbrengt. Zonder volgers gebeurt er met een initiatief doorgaans weinig.

3.De weerlegger

Een weerlegger geeft een tegengeluid, dit is soms de stem van de minderheid of de advocaat van de duivel. De centrale vraag die de weerlegger stelt, is: Hoe past dit? Deze rol zorgt voor de kritische toets op wat de initiator inbrengt. Als deze rol onvervuld blijft, vindt er geen correctie plaats en wordt de inbreng van de initiator klakkeloos aangenomen.

4.De beschouwer

Een beschouwer is neutraal en onderzoekt de inbreng van de initiator door open vragen te stellen. De centrale vraag hierbij is: Hoe werkt dit? En hoewel ‘beschouwen’ misschien passief klinkt, benadrukt Kantor juist het belang van deze rol, omdat die helpt eventuele verschillen tussen volgers en weerleggers te overbruggen. Deze rol plaatst het initiatief in perspectief voor alle betrokkenen. De beschouwer zorgt voor metacommunicatie en ‘ondertiteling’ bij wat er gebeurt in het gesprek.
 

Als het vanzelf gaat

In een gelijkwaardig, soepel gesprek wisselen de gesprekspartners steeds ongemerkt van rol. Jullie spreken en luisteren om beurten, de een brengt iets in, de ander reageert daar weer op. En zo komen alle centrale vragen in wisselende volgordes aan bod en blijft er niets ‘in de lucht hangen’. Samen bepalen jullie als vanzelf de dynamiek en de uitkomst van het gesprek.

Onbewuste, vaste patronen

Vaak zie je echter dat dat vaste patronen zijn: dezelfde mensen nemen ‘altijd’ initiatief, dezelfde collega’s volgen dat en anderen trappen op de rem. De rol is dan als het ware gekoppeld aan een (of meerdere) perso(o)n(en). Als dat zo is, is er een grote kans dat niet alle rollen gelijkwaardig worden ingevuld en er (dus) een deel onderbelicht blijft.

Het risico van rollen overslaan en bijvoorbeeld van initiëren meteen naar volgen te gaan, is dat de kritische noot en de beschouwing ontbreken. Met als gevolg dat jullie al in een actiemodus schieten, terwijl het onderwerp nog niet genoeg verkend is. En dat… kom je straks tegen als de initiatieven moeten worden uitgevoerd.

Wil je het gesprek in jouw team structureel verbeteren?

Of wil je collega’s helpen in het voeren van sterkere gesprekken? Stel dan voortaan deze checkvragen:

• Kan ik in dit gesprek elk van de vier rollen innemen zonder dat het gek voelt?
• Zou het ongemakkelijk zijn als ik nu een idee aandraag?
• Of als ik de initiator openlijk bijval, complimenteer of tegenspreek?
• Hoe zou het zijn als ik dit gesprek ging ondertitelen met metacommunicatie?

Voelt een van deze rollen gek?

Dan heb je iets te pakken wat gelijkwaardige communicatie tussen jullie (nog) in de weg staat. Graag gaan we hierover met jou in gesprek:

• In onze training Word sterk in elk gesprek’ leer je hoe je, ongeacht verschillen in posities of persoonlijkheden gelijkwaardig met elkaar kunt communiceren.
• Wil je een specifiek gesprek graag eens met iemand 1-op-1 voorbereiden? Dat kan! Meer informatie vind je hier.
• Leuk als je ons volgt op LinkedIn