Een nieuwe manier van werken

Een ‘nieuw normaal’ is Nederland op haar best. Want ja; we gaan nieuwe werkwijzen bedenken, maar willen dit het liefst wel standaardiseren. Hoe doe je dat als organisatie wanneer je te maken hebt met medewerkers van verschillende generaties. En met verschillende achtergronden, wensen en behoeften? Dan heb je niet te maken met ‘een nieuw normaal’, maar met a new way of working.

Relaxte thuiswerkverplichting
Bij Tasper waren we al niet zo van het normaal en al helemaal niet van standaard. Door de ontwikkelingen van de afgelopen tijd, hebben wij echter onze manier van werken opnieuw onder de loep genomen. Gelukkig kwamen wij tot het besef dat onze mensen al vrij zijn om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken. En dat we geen stress ervaren over de efficiency van ons team, door onze belangrijkste pijlers van vrijheid, verantwoordelijkheid en vertrouwen uit te dragen. Dit zorgde voor een uiterst relaxte thuiswerkverplichting.

Geen uitdaging, maar kansen
Sterker nog: waar we voor de Corona crisis te maken hadden met enkele uitdagingen, transformeerden deze tijdens de crisis naar kansen. Ons kantoor, een prachtig historisch pand in het centrum van Deventer, bestaat grotendeels uit kantoortuinen. Met de groei van Tasper en daardoor meer mensen op kantoor zorgde dit meer dan eens voor irritaties. Diezelfde groei dwong ons om na te denken over uitbreiding van kantoorruimte of zelfs een complete verhuizing.

Mooie inzichten
Zoals zoveel bedrijven werken al onze medewerkers nu thuis. De signalen van de medewerkers zijn duidelijk en niet te negeren. Geen reistijd is geweldig, vergaderingen zijn veel efficiënter, minder afleiding zorgt voor een hogere productiviteit. Maar tegelijkertijd missen we elkaar en de informele gesprekken in de koffiehoek leveren toch wel vaak mooie nieuwe inzichten op.

Een nieuwe werkwijze
Met deze feiten zijn we aan de slag gegaan. We zijn gaan rekenen hoeveel tijd er verloren gaat aan reistijd en hoeveel reiskostenvergoeding we maandelijks uitbetalen. Wat wordt de functie van ons kantoor als mensen veel meer thuiswerken? Hoe zorgen we ervoor dat onze mensen niet alleen betrokken blijven maar ook lichamelijk en geestelijk gezond blijven? Waar hebben de medewerkers op hun (thuis)werkplek behoefte aan en hoe kunnen we daarin voorzien? Uiteindelijk moet onze nieuwe werkwijze meer vrijheid, productiviteit en werkgeluk opleveren.

Verbindings-vrijdag
We zijn er uit: thuiswerken wordt onze new way of working. De vuistregel wordt twee dagen op kantoor en drie dagen thuis. In individuele gesprekken wordt bepaald wat het best past. Voor de één betekent dat wellicht vier dagen thuiswerken, terwijl de ander misschien wat vaker op kantoor wil zijn. Eén dag per maand zijn we allemaal op kantoor: de verbindings-vrijdag. Deze dag gebruiken we om elkaar bij te praten, externe sprekers uit te nodigen en gezamenlijk een borrel te drinken.

Besparingen investeren
Deze new way of working levert een behoorlijk besparing aan reiskosten op. Deze investeren we direct in de inrichting van thuiswerkplekken en leer- en ontwikkelmogelijkheden, zoals e-learning. Wie productiever is, heeft namelijk tijd over om zichzelf te ontwikkelen. Naast deze ontwikkelingen, gaan onderzoeken of externe flexplekken een uitkomst bieden. Bijvoorbeeld voor mensen die bij elkaar in de buurt wonen en toch een keer samen willen komen of gewoon, omdat het lekker is om een keer in een andere omgeving te werken.

Werkplek scan
Omdat een goede thuiswerkplek onmisbaar is in onze nieuwe werkwijze, krijgt elke medewerker een werkplek scan. Een ergonoom bekijkt, via een video call, of de werkplek voldoet aan de arbo normen. Vervolgens bepalen we samen hoe de nieuwe manier van werken, werkplek, verdeling thuis en op kantoor en ontwikkelwensen individueel vormgegeven gaan worden.

Digitaal rooster
Dat deze manier van werken ook om een digitaal rooster vraagt beseffen wij ons maar al te goed. Om dit te ondersteunen breiden we onze Tasper Benefit Manager uit met functionaliteit om aan te geven waar je bent die dag (vrij, op kantoor, thuis of bij de klant). Hiermee wordt de reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding bepaald en kunnen de medewerkers hun arbeidsvoorwaardenpakket inrichten zoals ze willen. Niet alleen wordt hierbij rekening gehouden met wat fiscaal het meest gunstig is, maar ook het wordt ook uitgebreid met arbeidsvoorwaarden voor duurzame inzetbaarheid en vitaliteit.

Budgetneutrale verandering
Last but not least staat er een grote verbouwing van het kantoor op de planning. Hiermee willen we gehoor geven aan de nieuwe kantoorfunctie die meer gericht is op samenwerken, ideeën delen en videocalls voeren. Alle ontwikkelingen die onze new way of working mogelijk maken, verwachten wij budgetneutraal te kunnen uitvoeren. Wij hebben er zoveel zin in!

Deze blog is geschreven door Jet van der Weijden van metjetonline.nl