Hoe haal je het beste uit je arbeidsrelatie? 4 tips voor feedback op de werkvloer

Vanuit de behoefte om de traditionele functionerings- en beoordelingsgesprekken op een andere manier vorm te geven is in veel organisaties toenemende aandacht voor continue feedback geven. Structurele feedback kan er in belangrijke mate toe bijdragen dat de inhoud van de soms zo gevreesde gesprekken niet meer voor onaangename verrassingen zorgt. Goed doordachte feedback schept helderheid in de verwachtingen die vervolgens -indien nodig- tijdig kunnen worden bijgesteld. Feedback geven is evenwel verre van eenvoudig. En dan heb ik het nog niets eens over feedback ontvangen. Het levert in de praktijk de nodige hoofdbrekens op, met als gevolg dat er regelmatig van wordt afgezien. Zonde, want het is juist zo’n effectieve methode. Als het tenminste op de juiste manier wordt ingezet. Hoe zorg je er nu voor dat je met feedback geven én het ontvangen ervan het beste uit de arbeidsrelatie haalt?

Hieronder volgen 4 tips.

1. Zorg voor een veilige omgeving

Er zijn bedrijven waarin men elkaar op de werkvloer ontziet. Leidinggevenden die hun medewerkers de hand boven het hoofd houden en vice versa. Of collega’s die elkaar nergens op durven aan te spreken. Uit angst voor een conflict of simpelweg omdat ze bang zijn als zeurpiet te worden betiteld. Ook de tegenovergestelde situatie doet zich voor: een omgeving waarin een leidinggevende of collega altijd iets heeft aan te merken op een medewerker.  Dat is geen feedback maar kritiek. Bij kritiek heb je dusdanig veel last van iemands gedrag dat je iemand er niet alleen bewust van wilt maken maar ook wilt dat het verandert. Hoe onterecht dat ook mag zijn. Hoe creëer je nu een veilige omgeving? Precies. Door juist wel gebruik te maken van feedback. Met respect voor de ander. Een belangrijke voorwaarde is dat de ander bereid is om iets van jou te leren. Hoe strakker en directer feedback wordt gegeven, hoe effectiever deze is. Dan zijn er immers geen verborgen boodschappen en is er dus ook geen ruis op de lijn.

2. Maak het niet persoonlijk

Feedback geven betekent letterlijk: terugvoeden. Je geeft iemand iets waar diegene van kan groeien. Met feedback geef je iemand inzicht in zijn of haar blinde vlekken. Het is de bedoeling dat je met de feedback iemand bewust maakt van wat het gedrag van diegene met jou doet. Houd de feedback zo dicht mogelijk bij jezelf. Gebruik de ik-boodschap. Het gaat om het gedrag, niet om de persoonlijkheid of de identiteit van de ander. Er zijn verschillende feedbackmethoden maar een simpele manier om feedback te geven is door gebruik te maken van het stappenplan van de 4 G’s.

3. Werk met de 4 G’s

De eerste G is die van het Gedrag van de ander: Beschrijf concreet het gedrag dat je waarneemt en vertel de ander wat het gedrag met je doet. Het is belangrijk dat je observeert en niet interpreteert. In een interpretatie ligt een oordeel besloten over wat je waarneemt. Dat zorgt er vaak voor dat je in één waarheid blijft hangen, namelijk die van jezelf. Houd het bij de feiten. Door te benoemen wat je ziet, zul je ook minder weerstand ervaren bij de ander. Bijvoorbeeld: “ik zie dat je het project niet op tijd af hebt” in plaats van: “je loopt de kantjes ervan af”. Geef vervolgens aan wat het Gevolg is van het gedrag voor jou: “Omdat je het project niet op tijd af hebt, merk ik dat ik in de knel kom.” Benoem de gevolgen van jouw Gevoel: ” Dat je het project niet op tijd af hebt, maakt dat ik het gevoel heb dat je het niet belangrijk vindt en dat maakt mij onzeker.” Geef tenslotte aan wat Gewenst is: “Als je mij betrekt in de stappen van jouw project, weet ik beter waar ik aan toe ben en zou ik minder onzeker zijn.”

4. Sta open voor feedback van de ander

Feedback ontvangen is weer een hele andere tak van sport. Het is overigens net zo belangrijk als feedback geven. Zeker als je bedenkt dat degene aan wie jij net feedback hebt gegeven jou ook feedback kan geven. Bij feedback ontvangen is het vooral van belang dat je aandachtig luistert. En dan is het van belang dat je luistert om te begrijpen, niet om te antwoorden. Probeer ook wat afstand te nemen. Vat het niet persoonlijk op. Het gaat om de mening van een ander over jouw gedrag, niet om jou als persoon. Ga dus ook niet onmiddellijk verklaren of verdedigen. Wees nieuwsgierig. De ander neemt de moeite om jou iets te geven waar je wat van kunt leren. Vat samen wat je hoort en vraag door. Vergeet niet om de ander te bedanken voor de feedback. Het valt immers niet mee om feedback te geven. Maar zoals voor veel dingen geldt ook voor feedback geven én ontvangen: oefening baart kunst.  En dat begint met aandacht. Voor jezelf en voor de ander.

Ben je benieuwd waarom het soms zo moeilijk is voor jou om feedback te geven of te ontvangen? Wil je ook meer weten over hoe je effectief feedback kunt geven? Legally Personal is specialist op het gebied van Coaching on the Job. Door middel van individuele begeleiding en teambegeleiding wordt op een persoonlijke manier gewerkt aan de verdere ontwikkeling van de kwaliteiten en vaardigheden die nodig zijn om alles uit de arbeidsrelatie te halen wat erin zit.

Over Saskia Bultman

Het is mijn missie om werk te maken van arbeidsrelaties. Samen halen we alles eruit wat erin zit. Ik begeleid werknemers en werkgevers bij het versterken van de arbeidsrelatie. Door Coaching on the Job werkt Legally Personal samen met jou, jouw team en jouw organisatie aan duurzaam en optimaal functioneren. Vanuit mijn overtuiging dat het geheim van een goede arbeidsrelatie schuilt in afstemmen in plaats van opleggen, kan iedereen optimaal tot zijn of haar recht komen.