Hoe voer je een goed exitgesprek? Zo leer je van vertrekkende medewerkers

Natuurlijk zie je medewerkers liever niet vertrekken! Zeker in de huidige arbeidsmarkt is het van belang dat jij het talent in jouw organisatie zo lang mogelijk kunt vasthouden. Verloop kost de organisatie immers veel geld. Maar toch is het uiteindelijk onvermijdbaar. Daarom is het van belang dat je met vertrekkende medewerkers een goed en open gesprek voert over hun vertrekredenen. Dan heb je de kans om het gat vroegtijdig te dichten en meer verloop te voorkomen. Hoe hou je zo’n exitgesprek? Dat lees je hier.

Waarom is een exitgesprek belangrijk?

Je wil in beeld krijgen waarom mensen uit eigen beweging vertrekken uit jouw organisatie. Als er een groot probleem is dat veel mensen beïnvloed, kan dit een lek veroorzaken. Als het lek niet op tijd wordt gedicht, stromen de werknemers weg.

Offboarding is een goede manier om het lek boven water te krijgen. Door een combinatie van een exitgesprek en een offboarding vragenlijst kun je veel informatie verzamelen over de aard van het vertrek. Hoe meer mensen door het offboarding proces gaan, hoe meer data je verzamelt. Op die manier maak je inzichtelijk wat de grootste redenen zijn voor vertrek. Als dat duidelijk is, kun je stappen zetten om die redenen weg te nemen, ofwel, de problemen op te lossen.

Wat wil je te weten komen?

Met een offboarding proces en exitgesprek wil je de volgende doelen bereiken:

• De echte problemen achter het vertrek begrijpen. Focus dus niet alleen op salaris en voorwaarden.
• Begrijp hoe de medewerker zijn rol ziet. Dit kan jou helpen om medewerkersmotivatie, -efficiëntie, -coördinatie en -effectiviteit bevorderen.
• De problemen met de leiderschapsstijl begrijpen.
• Ideeën genereren om de organisatie te verbeteren.
• Een positief werkgeversmerk creëren. Een exitgesprek geeft medewerkers de kans om hun gevoelens te uiten. Als je dit goed doet, kan dit ervoor zorgen dat ze positief blijven spreken over de organisatie.

1. Begrijp het échte probleem achter het vertrek

Er zijn veel redenen waarom iemand de organisatie verlaat. Hierbij kan het gaan om de organisatie die afscheid neemt van een medewerker. Denk aan ontslag, pensioen of een aflopend contract. Aan de andere kant kan een medewerker ook uit eigen beweging afscheid nemen van een organisatie. Bijvoorbeeld door nieuwe carrièremogelijkheden of ontevredenheid.

Bij een exitgesprek wil je er vooral achter komen waarom medewerkers uit eigen beweging vertrekken. Dit kunnen veel meer redenen zijn dan alleen maar salaris en voorwaarden. Het kan gaan om de sfeer, cultuur, relatie met collega’s, relatie met manager, waardering of een gebrek aan erkenning. Het is dus erg belangrijk om met een open houding het gesprek in te gaan.

Stel open vragen en laat je vermoedens achterwege

Probeer écht achter het probleem te komen door vooral open vragen te stellen tijdens het gesprek. Het kan heel goed zijn dat jij zelf al een sterk vermoeden hebt waarom iemand vertrekt. Laat dit vermoeden achter voordat je het gesprek in gaat. Ga erin alsof je helemaal niks weet van de situatie. Als je toch je vermoedens mee neemt, is er een kans dat je het gesprek gaat sturen richting jouw vermoeden waardoor je minder goed luistert naar eventuele andere redenen van vertrek.

Stel zo veel mogelijk open vragen zodat jouw gesprekspartner zelf kan vertellen wat de problemen zijn. In een goede vragenlijst komen al genoeg gesloten vragen voor. In het exitgesprek heeft hij de kans om zich te laten horen. Geef hem hiervoor ook de ruimte en zorg dat hij zich gehoord voelt.

2. Begrijp hoe de medewerker zijn rol ziet

Als een medewerker pas kort bij een organisatie werkt, kunnen taken nog onduidelijk zijn. Dat kan te maken hebben met een ineffectief inwerksysteem. Aan de andere kant kunnen medewerkers juist al een lange tijd bij dezelfde organisatie werken. Er kunnen taken wegvallen en er kunnen taken bij komen. In beide gevallen vervagen de grenzen van wat wel en niet bij de taakomschrijving hoort. Om die situaties te voorkomen moet er altijd duidelijk gecommuniceerd worden wat er precies van een medewerker wordt verwacht.

Het offboarding proces is de laatste kans om hier heldere input voor te krijgen. Als de medewerker die vertrekt een ander beeld heeft over zijn werkzaamheden, verplichtingen en verantwoordelijkheden dan jij als teamleider of manager, is het noodzakelijk om na te gaan hoe dit heeft kunnen gebeuren. Eén van de redenen kan zijn dat de rol in de jaren zo is veranderd dat het eigenlijk voor niemand meer duidelijk is hoe de taakomschrijving er precies uitziet. Aan de andere kant kunnen er misschien verbeteringen nodig zijn tijdens het inwerkproces.

3. Begrijp de problemen met de leiderschapsstijl

Leiderschap is een belangrijke reden waarom mensen géén of weinig werkplezier ervaren. Er zijn veel verschillende manieren van leidinggeven die perfect passen bij nog meer verschillende medewerkers. Wanneer een leidinggevende vasthoudt aan slechts één stijl, is de kans bijzonder groot dat dit niet aansluit bij het karakter van een groot deel van de medewerkers. Als leidinggevende is het van belang dat je kunt veranderen van leiderschapsstijl om zo te kunnen bieden wat de medewerker van jou nodig heeft.

In een offboarding proces is het van belang dit mogelijke probleem uit te vragen. De medewerker verlaat de organisatie en is dus een stuk minder bang om te vertellen wat hij écht vindt van de leiderschapsstijl. Hij gaat immers toch weg. Toch is het van belang dat de geïnterviewde het gevoel krijgt dat hij de organisatie helpt.

Wat veel terugkomt is het verschil tussen procesgerichte en mensgerichte managers. Dit zijn twee leiderschapsstijlen die relatief ver uit elkaar liggen. Vraag daarom bijvoorbeeld in hoeverre de manager zich tussen deze twee leiderschapsstijlen kan manoeuvreren.

4. Genereer ideeën om de organisatie te verbeteren

Het maakt niet uit hoe goed het ook gaat in de organisatie, het kan altijd beter. Vraag daarom altijd naar manieren hoe het beter zou kunnen, vooral aan medewerkers die je liever niet ziet vertrekken. Zij kunnen bijvoorbeeld aangeven wat er nodig was geweest om toch niet te vertrekken. Ook kunnen zij belangrijke problemen blootleggen of unieke inzichten geven.

Als interviewer is het vooral belangrijk om goed te luisteren en de geïnterviewde de ruimte te geven om te vertellen.

5. Creëer een positief werkgeversmerk

Een belangrijke bijkomstigheid van een goed offboarding programma is het creëren van een sterk werkgeversmerk. Door een goed programma laat je zien dat je de medewerkers niet alleen als arbeidskrachten ziet, maar dat je ze ook waardeert als mens. Als dit programma goed in elkaar zit, verlaat (bijna) niemand de organisatie met een onprettige nasmaak.

Ook als het offboarding proces klaar is moet je contact houden met de medewerkers. Is iemand naar een andere stad verhuisd en is hij daar gaan werken? Neem hem eens mee uit lunchen. Op die manier laat je niet alleen zien dat je de oud-medewerkers waardeert, je laat ook zien dat de deur altijd open staat. Financieel is het ook bijzonder aantrekkelijk om oud-medewerkers aan te trekken in plaats van hele nieuwe mensen. De oud-medewerkers zijn namelijk al gewend aan de gang van zaken en de cultuur, terwijl een nieuwe kracht daar maanden aan moet wennen voordat hij maximaal productief is.

Op die manier is de kans groot dat de oud-medewerkers positief terugkijken op de organisatie en dat ze er ook positief over praten in hun nieuwe sociale kringen. Zo krijgt iedereen die het wil te horen hoe goed jullie omgaan met je medewerkers.

Doe je voordeel met een exitgesprek

Het uitgangspunt van een exitgesprek is dat het belangrijk is om een goed gesprek te voeren met de vertrekkende medewerker. Probeer het positief in te zien en van diegene te leren. Zo wordt je organisatie er uiteindelijk alleen maar sterker van!