Met deze vijf tips een inspirerende heisessie

Alle leden van het managementteam (MT) zijn al aanwezig in de vergaderzaal. Ik ben net gearriveerd op een prachtige locatie in de bossen van de Utrechtse Heuvelrug. Er staat koffie en gebak klaar. Na even gezellig keuvelen pakt de voorzitter van het team de agenda. We beginnen. Punt na punt worden agendapunten besproken. Het lijkt op een doorsnee MT-overleg, maar dit zou dan een hele dag moeten gaan duren?! Als we bij het agendapunt zijn aangekomen waarvoor ik ben gekomen, verbijster ik iedereen door op te staan en alle aanwezigen uit te nodigen om een spelletje te doen. Na enige aarzeling doet iedereen mee, ze gaan het zelfs leuk vinden. Door de hoepel, een touwtje knopen, balletje gooien. De sfeer slaat om, het gesprek wordt intenser, we hebben lol samen en aan het einde van de dag een prima resultaat.

Dat ik de vergadercultuur op deze manier heb doorbroken, zingt daarna rond in de organisatie. Van verschillende mensen krijg ik de vraag hoe ik dat dan doe, een heisessie zo creëren dat het geen lange saaie vergadering wordt. Kan de HR business partner of adviseur of manager dit zelf ook? Ik denk het wel.

Hoe kan je een inspirerende heisessie vormgeven?

Focus (less is more)

Zorg voor focus: een duidelijk doel en een beperkt aantal onderwerpen. Liever één onderwerp volledig en goed uitgespit dan tien onderwerpen aanstippen. Door te focussen ga je echt de diepte in, wordt het interessant en maak je van de heisessie echt iets anders dan een reguliere MT-vergadering.

Variatie

Breng afwisseling in het programma door verschillende werkvormen te gebruiken. Niet iedereen heeft dezelfde interesse, leerstijl of spanningsboog. Waar de één vooral graag praat, zal de ander graag iets doen of juist voor zichzelf willen nadenken. Varieer dus. Discussiëren in de grote groep of kleine groepjes, opdrachten die mensen individueel maken en daarna de uitkomsten met elkaar delen en opdrachten waarbij men iets maakt of doet. Onderaan het artikel staan twee boeken genoemd waarin je ideeën over werkvormen kunt opdoen. Let op, het is wel belangrijk om de werkvormen die je wilt gebruiken goed voor te bereiden.

3d small people – happyActie

Door te bewegen wordt je creatiever, gaat energie stromen, komt er meer ontspanning en plezier. Als het even kan, ga dan naar buiten. Om ideeën op te doen voor spelletjes kan je op internet zoeken, bijvoorbeeld bij scouting Nederland of op energizers.

Structuur

Geef structuur aan de sessie. Verdeel de dag in blokken van anderhalf uur en pauzeer daartussen. Begin en eindig een blok met een kort spelletje of energizer. Structuur geeft houvast, voorspelbaarheid en draagt bij aan een prettige en veilige sfeer in de groep. Niet onbelangrijk als je wil dat mensen ook wat uit hun comfortzone komen.

Tempo

Houd tempo in het programma. Door het tempo hoog te houden, blijven mensen goed bij de les: ze hebben geen tijd om eindeloos uit te weiden, te herhalen of naar buiten te kijken;-). Tempo zet ook druk op activiteiten: men gaat sneller aan de slag, is doelgerichter en gaat doen in plaats van denken. Dat geeft resultaat, een bevredigend gevoel en dus energie.

Er is natuurlijk nog veel meer te vertellen over de vormgeving van een goede heisessie, het geven van presentaties, begeleiden van het groepsproces, opbouwen van een logisch geheel. Allemaal belangrijke elementen die bijdragen aan een geslaagde dag. Voor nu houd ik het bij de bovenstaande tips.

Er zijn nog wel een aantal valkuilen waar ik je graag op wil wijzen:

1. Respecteer de grenzen die mensen aangeven. Het is werk, geen therapie. Als mensen iets niet willen vertellen of doen, respecteer dat. Ben je niet ervaren kies dan eenvoudige, simpele werkvormen en laat de interessante, therapeutisch- of coachingsachtige werkvormen achterwege.
2. Sla de energizers of korte spelletjes niet over als je programma onder tijdsdruk komt te staan. Juist de energizers zorgen ervoor dat iedereen weer oplaadt, ontspant en plezier heeft.
3. Het programma moet niet persé af, ga het niet afraffelen. Maak wel concrete afspraken over hoe en door wie het vervolg op de heisessie wordt opgepakt.

Ik wens je inspirerende heisessies toe! En als je een keer wilt sparren over de opzet en begeleiding van een heisessie kun je altijd contact met me opnemen.

Boeken over werkvormen:

Gamestorming, van Dave Gray, Sunny Brown en James Macanufo
Het groot coachboek, van Sasja Dirkse-Hulscher en Angela Talen