Slagvaardig door gezond communicatieklimaat

Hoe we op het werk in ons vel zitten, hangt grotendeels af van vier factoren: openheid, vertrouwen, employee voice en supportiveness. Ons collectieve gevoel daarover wordt communicatieklimaat genoemd. Het communicatieklimaat is van grote invloed op twee kenmerken van veel duurzaam succesvolle organisaties: hoge betrokkenheid en een cultuur van samenwerking. In deze blog lees je wat een gezond communicatie-klimaat precies is, wat het oplevert en hoe je het kunt verbeteren.

Communicatie-klimaat: de kwaliteit van de onderlinge relaties

Communicatie-klimaat is een metafoor voor de kwaliteit van de onderlinge relaties binnen een organisatie. Het is een weergave van het collectieve gevoel dat binnen een organisatie heerst over vier factoren: openheid, vertrouwen, employee voice en supportiveness. Het communicatie-klimaat kan worden gemeten op het niveau van de gehele organisatie of onderdelen daarvan, zoals een vestiging, afdeling of team.

1. Vertrouwen

Een gezond communicatie-klimaat kenmerkt zich in de eerste plaats door vertrouwen. Zijn topmanagement, leidinggevenden en medewerkers eerlijk en oprecht naar elkaar? Voelen mensen zich vrij om zich uit te spreken zonder bang te hoeven zijn hun positie in gevaar te brengen?

2. Openheid

Openheid wordt – naast vertrouwen – gezien als één van de essentiële kenmerken van effectieve organisaties. Wordt er door het management open en transparant gecommuniceerd over belangrijke zaken? Is de berichtgeving van bovenaf vooral een “goed nieuws-show”? Worden medewerkers serieus op de hoogte gehouden van wat er speelt?

3. Employee voice: medewerkers voelen zich gehoord

Veel organisaties met een gezond communicatieklimaat betrekken medewerkers actief bij de gang van zaken. Bijvoorbeeld door voldoende mogelijkheden te bieden om invloed uit te oefenen op het nemen van belangrijke beslissingen. Zo ervaren medewerkers gehoord te worden en een stem te hebben in het geheel.

4. Supportiveness: medewerkers voelen zich serieus genomen

Supportiveness gaat over de mate waarin medewerkers zich gesteund en serieus genomen voelen. Wordt er naar elkaar geluisterd? Zijn leidinggevenden op de hoogte van de problemen waar medewerkers tegen aan lopen? Tonen zij oprechte interesse?

Wat een gezond communicatieklimaat oplevert

Een gezond communicatie-klimaat creëert de randvoorwaarden voor effectieve communicatie. Het bevordert zelf-vertrouwen, bevlogenheid en samenwerking. Medewerkers staan meer open voor boodschappen van het management en voor elkaar. Investeringen in HR- en communicatie-programma’s leveren daardoor meer rendement op. Zo draagt een gezond communicatie-klimaat bij aan de effectiviteit, vitaliteit en weerbaarheid van organisaties. Het maakt communicatie-klimaat tot een onmisbare factor bij het verbeteren van de prestaties van de organisatie als geheel.

Een gezond communicatie-klimaat: hoe pak je dat aan?

Alles wijst erop dat investeren in het communicatie-klimaat één van de meest effectieve manieren is waarop organisaties hun slagvaardigheid kunnen vergroten. En het hoeft niet veel te kosten. Dus hoe pak je dat nu aan? Eén zwaluw maakt nog geen zomer, dat ligt al in de term klimaat besloten. Een cultuuromslag is vaak onvermijdelijk. Hier volgen enkele uitgangspunten:
1. Laat het beoogde communicatie-klimaat op een logische manier aansluiten bij visie, missie en strategie.
2. Verzeker je van onvoorwaardelijke en ondubbelzinnige steun uit de top (bij grotere organisaties ook het senior management) voor het einddoel en de aanpak en maak deze steun zichtbaar en voelbaar.
3. Zorg samen met HR, management en communicatie voor een integrale verander/communicatie-aanpak.
4. Creëer ‘unavoidable exposure’, een onontkoombare blootstelling aan de gewenste communicatie-cultuur, die overal in de organisatie zichtbaar en voelbaar is.
5. Walk-the-talk: geloofwaardigheid en consistentie zijn essentieel; er mag geen licht zitten tussen berichtgeving via interne media en wat managers zeggen en doen.
6. Breng systemen en processen zoals recruitment, beoordeling en beloning in lijn met het beoogde communicatie-klimaat.
7. Benoem en beloon voorbeeldgedrag.
8. Voer een ‘zero tolerance’-beleid voor gedrag dat de geloofwaardigheid van de beoogde veranderingen ondergraaft, ook op team-niveau.
9. Go slow to go fast: wees erop voorbereid dat het betrekken van medewerkers bij beslissingen meer tijd kost en verwachtingen schept, dat spel moet de organisatie leren spelen. Bovendien wordt deze ‘verloren’ tijd in de uitvoeringsfase door de hogere betrokkenheid vaak meer dan goed gemaakt.
10. Communiceer open en transparant: meld niet alleen het goede nieuws maar ook tegenslagen en vermijd voor alles eufemistische, versluierende frames om onwelgevallig nieuws alsnog positief te duiden.
11. Betrek medewerkers bij de manier waarop vormgegeven wordt aan het beoogde communicatie-klimaat.
12. Neem tegenwerpingen en problemen waar medewerkers tegen aanlopen serieus.
13. Hou vol

De weg naar een gezond communicatie-klimaat vereist een ijzeren toewijding. Organisaties die dat kunnen opbrengen worden beloond met effectievere interne communicatie en HR-inspanningen, betere relaties met hun medewerkers, meer vitaliteit en weerbaarheid en een betere financiële performance.

Samenvatting

Investeren in een gezond communicatieklimaat is waarschijnlijk de meest krachtige manier waarop organisaties hun slagvaardigheid kunnen vergroten. Een gezond communicatie-klimaat hoeft niets te kosten maar een ingrijpende cultuuromslag is vaak onvermijdelijk.

Het belangrijkste kenmerk van een gezond communicatieklimaat is vertrouwen. Vertrouwen kan alleen gedijen met openheid en transparantie. Ook is het belangrijk dat medewerkers ervaren een stem te hebben en gehoord te worden. Tot slot speelt ook de mate waarin medewerkers zich gesteund en serieus genomen voelen een rol.

Een gezond communicatieklimaat zorgt voor trots en betrokkenheid. Daardoor zijn medewerkers meer geneigd zich daadwerkelijk in te zetten voor verandering en neemt ook de bereidheid om samen te werken toe.

Geloofwaardigheid en consistentie zijn essentieel. Verbetering van het interne communicatie-klimaat vereist daarom onvoorwaardelijke commitment vanuit de top en is idealiter geworteld in visie, missie en strategie. Daarnaast dienen ook systemen en processen en zaken als recruitment, beoordeling en beloning in lijn gebracht te worden met de beoogde cultuur. Organisaties die dat kunnen opbrengen worden beloond in de vorm van betere relaties met medewerkers, een betere reputatie, meer vitaliteit, aanpassingsvermogen en weerbaarheid en betere financiële prestaties.