Wie is eigenaar van de digitale werkplek?

Jullie nieuwe digitale werkplek of social intranet is eindelijk live! Na een lange aanloop met veel zinvolle discussies over de inrichting, het trainen van redacteuren  en dan nog de technische uitdagingen, want het moet natuurlijk wel veilig én toegankelijk zijn. Daar staat ie dan! Met een knetterende campagne is iedereen geactiveerd. We zijn moe, maar voldaan. Dus even is er wat rust in de organisatie. Maar niet voor lang… 

Want nu alle medewerkers er kennis mee maken en de redacteuren ermee werken, komen er vragen. Vragen of zaken niet anders ingericht kunnen worden, vragen naar nieuwe of andere functionaliteiten. En dan ontwikkelt de leverancier de nieuwe werkplek of het social intranet ook nog eens door met allerlei nieuwe mogelijkheden. Maar waar komen die vragen terecht? Aan wie kunnen de medewerkers die vragen en verzoeken stellen, zodat er ook iets mee gebeurt? Oeh, als het goed is hebben jullie daar al over nagedacht. Zo niet, dan is dit het moment en de plek waar de ‘product owner’ in beeld komt.

Het is toch software?
De digitale werkplek wordt vaak opgezet en beheerd in de driehoek van ICT, Communicatie en HRM, maar wie is de kartrekker als het gaat om doorontwikkeling? Als er niets over afgesproken is, dan wordt er in eerste instantie gekeken naar ICT, het is ten slotte toch software? Maar het belang van ICT is het waarborgen van de veiligheid, toegankelijkheid en de continuïteit van de nieuwe werkplek. Zij heeft dus weinig met de (functionele) doorontwikkeling ervan. En eerlijk gezegd, dat is vaak haar taak ook niet.

De kartrekker
Om ervoor te zorgen dat die doorontwikkeling wel degelijk plaatsvindt en de nieuwe digitale werkplek blijft aansluiten op de behoefte van de medewerkers, is het van belang daar een kartrekker voor aan te stellen. In ICT-termen wordt dit vaak de Product Owner genoemd; ‘dé persoon die verantwoordelijk is voor het maximaliseren van de waarde van het product’. Hij of zij is degene die ervoor zorgt dat op gezette tijden onderzocht wordt of de digitale werkplek nog voldoet aan de wensen en behoefte van de medewerkers. En dan ook acties uitzet om die wensen en behoefte te vertalen naar nieuwe functionaliteit of een aangepaste inrichting.

De uitvoering van dat laatste vindt plaats in projectvorm, maar het geheel van behoefteonderzoek en vaststellen welke aanpassingen moeten plaatsvinden, is een proces. En voor dit proces is de Product Owner de verantwoordelijke.

ICT, HR of Communicatie?
Het begint al heel vroeg in het traject, in de aanloop naar de livegang van de nieuwe digitale werkplek. Daarin stel je vast wie de Product Owner gaat worden. En nee, dat is niet iemand van ICT, maar bij voorkeur van de afdeling HR of Communicatie. Om de simpele reden dat zij nauwer verbonden zijn met de medewerkers en hun wensen en behoeften. Na livegang is het de Product Owner die ervoor zorgt dat, bijvoorbeeld elk kwartaal, een functionele doorontwikkeling van de nieuwe werkplek plaatsvindt. Zodat het werk zo makkelijk en plezierig mogelijk blijft.