Communicatietrainingen: hoe minder hoe beter

Binnen organisaties is soms sprake van ‘gedoe’: misverstanden, geroddel, eilandengedrag, weerstand en wantrouwen. Communicatieproblemen dus. En die moeten worden opgelost. De afdeling HR heeft hiervoor een rijk arsenaal aan communicatietrainingen in de kast liggen: conflicthantering, functioneringsgesprekken, onderhandelen, assertiviteit, coachend leiding geven, non-verbale communicatievaardigheden enz. enz. Ze kosten organisaties zeeën aan tijd en handen vol geld.

En vaak zonder dat het iets oplevert. Want hoe goed zo’n training ook is, de problemen worden er meestal niet mee opgelost. Ze zijn namelijk vrijwel nooit veroorzaakt door een gebrek aan kennis en vaardigheden. Het probleem is niet de manier waarop er wordt gecommuniceerd, maar dat er niet wordt gecommuniceerd. Of niet over de goede dingen. Het gaat er niet om hoe er gepraat wordt, maar waar over gepraat wordt, en vooral waar over niet. En als men ergens niet over praat, is dat meestal geen kwestie van niet kunnen, maar niet willen of niet durven.

Om tafel gaan zitten

Eigenlijk is het heel raar dat we denken dat we organisatieproblemen met trainingen kunnen verhelpen. Als je in je privé-situatie gedoe met je vrienden of met je kinderen hebt, zoek je de oplossing ook niet in een training. Geen haar op je hoofd die daar aan denkt. Wat dan wel? Je gaat om tafel zitten en je hebt het er over. Dat is soms best lastig, maar het is het enige dat helpt. En daar zijn maar twee vaardigheden voor nodig: luisteren en feedback geven. Hetzelfde geldt voor communicatieproblemen in organisaties.

Luisteren: ga eens bij een vergadering zitten en let er op hoe slecht mensen naar elkaar luisteren. Iemand zegt iets, en meteen wordt er gereageerd: ‘dat zeg je nu wel, maar…’. Of: ‘daar ben ik het niet mee eens, je zou beter zus-en-zo’. Of: ‘dat vind ik ook en volgens mij moet dat-en-dat gebeuren.’ Hoe weinig komt het in een vergadering voor dat iemand zegt: ‘interessant, vertel daar eens iets meer over’. Of: ‘hoe ben je tot deze mening gekomen?’ ‘Waarom vind je dat?’ In veel organisaties wordt slecht geluisterd.

In een organisatie die kwaliteit wil leveren luisteren mensen heel erg goed naar elkaar.

Niet met maar over elkaar

Feedback geven: in veel organisaties praten mensen wel over elkaar maar niet met elkaar. Tegen je collega’s klaag je over Planning, Financiën, Marketing of Personeelszaken, maar tegen de betreffende personen hou je je mond. In een organisatie die topprestaties wil bieden geven mensen elkaar voortdurend feedback. Positieve feedback waar mogelijk, kritische feedback waar nodig. Luisteren en feedback geven zijn misschien wel de enige vaardigheden die zinvol zijn om te trainen. En dat kan op een hele simpele manier: mensen laten kennismaken met eenvoudige technieken en er tijdens gesprekken en vergaderingen mee oefenen. Kost niks en levert ontzettend veel op.

Een gouden kans voor HR dus. Er kan flink worden gesnoeid in het opleidingsbudget en de tijd die bij de HR-professionals vrijkomt omdat ze deze niet meer hoeven te besteden aan het uitzoeken, regelen, organiseren en coördineren van al die trainingen, kunnen ze inzetten door teams tijdens hun reguliere teambesprekingen te helpen beter naar elkaar te luisteren en elkaar feedback te geven. Een bezuiniging waardoor de kwaliteit met sprongen omhoog gaat. Applaus voor HR!