Dit helpt niet bij werkstress tijdens thuiswerken

Wéér een dag werken vanuit huis zonder spontane interactie met collega’s, wéér de laptop openklappen aan de inspiratieloze oncomfortabele keukentafel, wéér dat energievretende video-vergaderen of bellen met collega’s…
Herken je dit gevoel bij jezelf of in je team? Ondanks dat de waardering voor de mogelijkheid om thuis te werken is toegenomen, zorgen de noodzakelijkheid en langdurigheid ervan voor ontevredenheid. De rek raakt er voor veel medewerkers uit en het thuiswerken leidt tot verhoogde werkstress. Stress die medewerkers met moeite onder controle krijgen. Ondanks de (goed bedoelde) hulp of oplossingen van managers, collega’s en henzelf. Wij mensen hebben namelijk een aantal typische gewoontes die werkstress alleen maar verder in de hand werken:

1. Managers zijn geneigd door te slaan in hun rol

Om de controle niet te verliezen, zijn managers geneigd hun thuiswerkende medewerkers extra te controleren. Iets wat er, ironisch genoeg, al snel voor zorgt dat je juist de controle verliest. Als medewerkers zich gecontroleerd voelen, voelen zij geen vrijheid en vertrouwen vanuit hun leidinggevende en houden ze eventuele problemen of stressveroorzakers juist voor zichzelf.
De keerzijde van dit micro-managen is té veel autonomie van medewerkers verwachten. Vrijheid slaat dan om in een gebrek aan structuur. Zeker tijdens thuiswerken (en als de werkdruk hoog) is kan dit stress opleveren. Zijn alle medewerkers in staat hun agenda naar prioriteit in te delen, zichzelf te motiveren voor minder leuke taken of zichzelf juist af te remmen? De kantooromgeving en collegiale interacties die normaal op een ‘natuurlijke manier’ structuur bieden zijn verdwenen. We zijn vaak met tien dingen tegelijk bezig (inclusief afleidingen uit de privésfeer) waardoor we geen focus kunnen vinden.

2. Collega’s zijn geneigd continu hulp te bieden of contact te zoeken

Nu we elkaar minder zien in real-life, zijn veel medewerkers geneigd meer contact te zoeken via video(bellen), chat of e-mail. Zeker als zij aanvoelen dat een collega in een stressvolle situatie verkeert, door werk of privé. Enerzijds is dit natuurlijk goed voor steun en verbondenheid, maar het heeft ook een keerzijde. Want videobellen kost veel energie en elke chat berichtje kan je zo uit je focus halen, terwijl het telkens weer 8 minuten kost om erin te komen. Wanneer thuiswerkende medewerkers het gevoel hebben altijd bereikbaar te moeten zijn, kan dit juist voor onrust zorgen. Geen ruimte voelen om zo nu en dan ook even onbereikbaar te mogen zijn, kan de gevoelsmatige druk behoorlijk opvoeren.

3. Thuiswerkende medewerkers zijn geneigd hun kop in het zand steken

Door het vele thuiswerken is het voor medewerkers gemakkelijker geworden om zich volledig af te sluiten van collega’s en problemen voor zichzelf te houden. Je spreekt en ziet je collega’s immers minder en emoties zijn nu eenmaal lastiger te peilen via beeld. De camera gaat vaak niet eens aan. Het voelt veilig of fijn om ons terug te trekken in onze eigen bubbel en de dingen zelf op te lossen. Eindelijk rust om die achterstallige werkzaamheden in te halen! Of langer doorwerken om de werkdruk te verlagen. We vergeten alleen dat dit structureel niet positief bijdraagt aan werkgeluk en juist de werkstress vergroot of onze vitaliteit aantast. Ook tijdens thuiswerken is werkgeluk voor een groot deel onze eigen verantwoordelijkheid.

Hoe moet je (thuis)werkstress dan wél aanpakken?

Hoewel het misschien een lastige opgave lijkt, zijn er gelukkig ook genoeg acties en tips om werkstress binnen thuiswerkende teams wél te verlagen. Misschien herken jij momenteel bepaalde werkstress signalen in je team of voel je simpelweg dat er iets aan de hand is, of misschien laat de data van je team duidelijk zien dat er stress heerst. Het kan ook zijn dat je, mede dankzij de thuiswerksituatie, niet goed op de hoogte bent van wat er nou eigenlijk precies speelt binnen je team. Wat jij het beste kan doen om werkstress tijdens thuiswerken aan te pakken, is afhankelijk van jouw situatie.

1. MERK JE DAT ER STRESS HEERST?

Tijdens (online) contactmomenten met het team merk je misschien dat het algehele energieniveau laag is, teamleden maken een vermoeide of gespannen indruk, hebben minder motivatie en concentratie, zijn sneller geïrriteerd en kortaf, of zijn überhaupt niet (mentaal) aanwezig…

Herken jij (een van) deze situaties binnen jouw team?

Gooi het onderwerp dan op de virtuele tafel!

Maak werkstress bespreekbaar. Wat zorgt er momenteel voor dat er stress heerst? Verzamel je team of collega’s online en bespreek de huidige omstandigheden, obstakels, gebeurtenissen, gevoelens en gedragingen die de stress veroorzaken.

TIP: Focus je op het ‘waarom’

Leidinggevenden zijn vaak geneigd oplossingsgericht te denken. Echter, om effectieve oplossingen te vinden voor werkstress is het belangrijk om de verschillende oorzaken helder voor ogen te krijgen. Focus je daarom op de huidige situatie en het ‘waarom’. Wat is er op dit moment wel of juist niet aanwezig waardoor stress wordt veroorzaakt? Ga samen op zoek naar concrete voorbeelden voordat je denkt in oplossingen. Verzeker je medewerkers bovendien dat alle antwoorden worden gewaardeerd en dat zij open en eerlijk kunnen zijn, zonder negatieve consequenties. Dit laatste is een must voor het creëren van een veilige omgeving waarin teamleden hun ‘waarom’ durven te delen. Begin met je eigen eerlijke verhaal en neem een voorbeeldrol in. Geef ook aan dat een 1-op-1 gesprek mogelijk is als mensen dingen niet in de groep willen bespreken.

2. BEWIJST JE DATA DAT ER STRESS HEERST?

In de data van je team schieten negatieve emoties omhoog. Je ziet het energieniveau kelderen of medewerkers ervaren juist frustratie en spanning. Daarnaast krijgen belangrijke stressoren zoals bijvoorbeeld werk-privé balans, relaties met collega’s, of leiderschap een lagere tevredenheidsscore. Als gevolg zie je mogelijk een stijging in het ziekteverzuim of zelfs personeelsverloop!

Herken jij (een van) deze stressindicatoren in de data van jouw team?

Jullie eigen data vormen in dit geval de basis voor stressvermindering

Bekijk samen met het team jullie data en bepaal welke stressor jullie de komende tijd graag willen aanpakken. Formuleer voor deze stressfactor vervolgens een doel. Welke score (op een schaal van 1 tot 5) zouden jullie willen bereiken, wanneer en waarom? Bijvoorbeeld: We willen onze werk-privé balans binnen één maand verbeteren van een 2 naar een 4 omdat…

TIP: Eén ding tegelijk

Hoe verleidelijk het ook is om alle stressfactoren in één keer aan te pakken, is de impact veel groter wanneer je focust op één ding tegelijk. Bepaal daarom samen met je team welke factoren nu binnen jullie handbereik liggen om aan te pakken, en welke daarvan de meeste werkstress veroorzaakt. Dit onderwerp heeft prioriteit en zal zorgen voor de meeste impact op korte termijn.

3. WEET JE NIET GOED OF ER STRESS HEERST?

Dat werkstress zich op veel verschillende manieren kan uiten, maakt het voor jou als teamleider moeilijker om werkstressklachten tijdig te herkennen en voorkomen. Zijn medewerkers vaak (te) druk, moe, teruggetrokken, prikkelbaar, emotioneel, vergeetachtig, enzovoorts? Je hebt vaak te maken met een opeenstapeling van signalen die zich incidenteel voordoen en dan toch heel geleidelijk verergeren en structureel worden. Nu we daarbij meer thuiswerken, kan het goed zijn dat je werkstress binnen je team helemaal niet of nauwelijks herkent…

Wil je jouw onderbuikgevoel of vermoedens checken?

Krijg zicht op de incidentele momenten waarop teamleden stress ervaren

Om werkstress binnen je team ondanks het thuiswerken tóch aan te kunnen pakken, is het noodzakelijk om te ontdekken in welke (incidentele) situaties teamleden werkstress ervaren (en van welke gebeurtenissen ze juist weer opladen of opleven). Zo voorkom je dat incidentele spanning structureel wordt. De volgende team oefening helpt jullie hierbij!

TEAM OEFENING: Evalueer jullie team werkstressbalans

De oefening geeft inzicht in jullie huidige team werkstressbalans. Uit deze balans kunnen jullie als team wijze lessen trekken. Lessen die helpen om in het vervolg beter om te gaan met dagelijkse spanningen en werkstress door of in de (thuis)werksituatie.

STAP 1: Houd een persoonlijk stressdagboekje bij
Ieder teamlid houdt gedurende één week een individueel stressdagboekje bij van alle persoonlijke stresssituaties die zich voordoen. Ga bij jezelf na op welke momenten, dagen of bij welke activiteiten/situaties jouw stressniveau omhoogschiet. Ontstaat er stress bij bepaalde taken of in samenwerking met bepaalde collega’s? Vind je het stressvol om online meetings bij te wonen? Of weet je aan het begin van je thuiswerkdag niet goed weet wat er die dag van je verwacht wordt?

STAP 2. Bepaal het bijbehorende stressniveau
Geef achter iedere stressbron aan hoe hoog de werkstress is die je erdoor ervaart, op een schaal van 0 (minimale stress) tot 10 (maximale stress).

STAP 3. Word bewust van jouw huidige stressreacties
Nu jullie allemaal jullie eigen stressbronnen en bijbehorende stressniveau in kaart hebben gebracht, gaan jullie individueel na hoe je normaliter reageert op persoonlijke stresssituaties. Raak jij bijvoorbeeld in paniek, trek jij je terug in je eigen bubbel, ga je uren zitten piekeren over bepaalde situaties of vermijd je bepaalde stressvolle taken?

STAP 4. Bedenk helpende stressreacties
Bedenk vervolgens (samen) hoe je jouw stressreacties om kunt zetten in reacties die helpen om jouw persoonlijke werkstress te verlagen. In bepaalde stresssituaties is het bijvoorbeeld juist goed om even door de zure appel heen te bijten en je stress recht in de ogen te kijken, denk aan een spannende online presentatie of meeting. In andere situaties kan het juist helpen stressgevoelens bespreekbaar te maken, bijvoorbeeld wanneer je stress ervaart in samenwerking met een bepaalde collega.

STAP 5. Creëer je eigen werkgeluk!
Houd jullie persoonlijke werkstressmomenten en stressreacties de komende thuiswerk-weken in de gaten. Probeer niet-helpende reacties (samen) om te zetten in reacties die jou juist kunnen helpen om werkstress te verminderen. Zo neem je de touwtjes weer in eigen handen en creëer je jouw eigen werkgeluk!

Werkstress veilig online monitoren in 15 seconden

Via de software van 2DAYSMOOD kunnen organisaties, teams en individuele medewerkers hun stemmingen tijdens werk snel, simpel en veilig bijhouden. Elke week of zelfs iedere dag kun je in 15 seconden, via mail of app, aangeven hoe je je voelt en waarom. Die data wordt anoniem weergegeven in een dashboard van je team of als digitaal ‘persoonlijk dagboek’.

Wil je de Hybride Werken vragenlijst online afnemen en het effect monitoren? Vraag hier een demo of trial aan!