Het verschil tussen een project manager en een change manager

De competenties van een change manager worden vaak toegekend aan de project manager. Persoonlijk vind ik dat beiden uit ander hout gesneden zijn. Dus, wat is het verschil tussen een project manager en een change manager?

1. P staat voor Prioriteit

Beide rollen zijn onmisbaar voor het succesvol opleveren van je programma maar ze hebben andere prioriteiten. De project manager houdt zich bezig met de P van Planning. De focus ligt op sequentiële taken, spreadsheets, dashboards en MS Project plannen. Ik heb in het verleden met project managers gewerkt die over hun project plan spraken als ‘Het Beest’ – en met trots!

De P van de change manager staat voor Persoonlijk. Zij ontwikkelen strategieën die te maken hebben met de persoonlijke kant van de verandering. Het is echter niet soft. Het is de kunst om datgene meetbaar te maken wat door velen gezien word als ongrijpbaar en wollig.

2. … en Persoonlijkheidsstijl

Met respect voor alle uitzonderingen op de regel: de project manager en de change manager hebben een andere persoonlijkheidsstijl. De eerste is voornamelijk ‘blauw (secuur, analytisch) en volledig ondergedompeld in project gerelateerde taken. De tweede is vaak een mix van ‘geel’ (enthousiast, sociaal) en ‘rood’ (gedreven, doelgericht) en erop gericht om mensen mee te krijgen in het veranderingstraject.

3. Gereedschapskist

Elke professional heeft zijn eigen gereedschap om de klus te klaren. Voor een project manager zijn deze vaak IT-gestuurd om zo het overzicht te houden op de wirwar van activiteiten en tijdslijnen. Er is een aantal goed aangeschreven accreditaties voor project managers, zoals PMI en PRINCE2.

De change manager heeft wat dat betreft minder te kiezen, omdat verandermanagement toch vaak gezien wordt als iets wat de directie wel oppakt en niet als een op zichzelf staande expertise. We zien dat in de markt vaker formele certificering wordt aangeboden. Ik zet graag PROSCI® en haar ADKAR® model in de spotlight. Dit op wetenschappelijk onderzoek gebaseerde model wordt gezien als de change-tegenhanger van PRINCE2 en wordt goed beoordeeld in de praktijk. Mail me gerust als je er meer over wilt weten.

4. Lost in translation

   

Voor mij geldt dat elk zichzelf respecterend programma van een bepaalde afmeting zowel een project manager als een change manager nodig heeft. De twee vullen elkaar aan. Als de relatie tussen beiden goed is zal de change manager de organisatie voorbereiden op de belangrijkste mijlpalen in het programma. En de project manager zal het (soms ongevraagde) advies van de change manager accepteren als het gaat om de wil en bereidheid van de betrokkenen om te veranderen.

Het is de rol van de change manager om de status en mijlpalen van het programma te ‘vertalen’ naar de belangrijkste stakeholders.

Zij creëren de juiste woorden voor elk publiek, op het juiste moment en met de juiste toon.

5. Rapportagelijnen

Even voor de duidelijkheid: de ene rol is niet belangrijker dan de andere. Wel zijn de rapportagelijnen belangrijk. Er zijn legio opties en het team heeft hoe dan ook belang bij een weloverwogen keuze. Mijn voorkeur gaat uit naar een change manager die buiten het project team valt en die net als de project manager rapporteert aan de sponsor. Dit geeft beiden een gelijke stem en biedt de sponsor de kans om de ‘harde’ en de ‘zachte’ kant van de implementatie te zien.

Ik heb het hier echt over de rapportagelijn. In praktijk moet het change plan zijn geïntegreerd in het overkoepelende project plan. Al is het alleen maar omdat de change activiteiten voldoende tijd en resources moeten krijgen.

6. Samen met de sponsor

Elk programma heeft baat bij een goede sponsor. Om hem/haar te laten slagen is er ondersteuning nodig achter de schermen. Daarvoor is input nodig van zowel de project als de change manager. De een deelt informatie over voortgang, risico’s, resources en mijlpalen. De ander zorgt op een gestructureerde wijze voor het monitoren & meten van barrières die de implementatie in de weg zitten. Door samen te werken met de sponsor krijgt deze de kans om op tijd in te grijpen en om sterke coalities te bouwen in de organisatie.

Dus, stel een sterke project manager aan en je programma wordt op tijd en binnen budget opgeleverd. Koppel deze aan een sterke change professional en je zorgt ervoor dat alle moeite niet verwatert nadat de acties uit Het Beest zijn afgetikt.

Als alles goed gaat zijn de project manager en de change manager een winnend team. Maar wat is de rol van de sponsor? Heb je die nog wel nodig? In mijn volgende artikel laat ik zien hoe een sponsor je veranderplan kan maken of breken.