Hoe persona’s je social intranet naar een hoger niveau tillen

Een social intranet is een krachtig hulpmiddel voor organisaties om de communicatie en samenwerking tussen medewerkers en anderen te verbeteren. Om ervoor te zorgen dat het intranet effectief is en echt bijdraagt aan het dagelijkse werk, moet het worden ontworpen met de gebruikers in gedachten. Het gebruik van persona’s kan daarbij helpen.  

Een persona is een fictief personage dat is gebaseerd op de belangrijkste kenmerken van een groep gebruikers. Met persona’s kan het team achter het social intranet zich beter verplaatsen in de gebruikers en hun behoeften begrijpen. Het helpt om meer inzicht te krijgen in hoe verschillende ‘soorten’ gebruikers het intranet kunnen gebruiken en wat hun prioriteiten zijn. 

Welke stappen zet je om persona’s te maken voor je social intranet? 

1. Identificeer gebruikersgroepen 

De eerste stap bij het maken van persona’s is identificeren van de verschillende gebruikersgroepen op het social intranet. Bijvoorbeeld managers, kantoormedewerkers en zorgmedewerkers. Door aan deze groepen een identiteit te geven, kun je je richten op hun specifieke behoeften en wensen. 

2. Verzamel gegevens 

De volgende stap is om gegevens te verzamelen over elke gebruikersgroep. Dit kan worden gedaan door enquêtes, interviews, observaties en workshops. Probeer zoveel mogelijk informatie te verzamelen over hun rol binnen de organisatie, hun taken, uitdagingen en de manier waarop ze communiceren en samenwerken. 

3. Maak persona’s 

Zodra je genoeg gegevens hebt verzameld, kan je beginnen met het maken van persona’s. Een persona is een fictief personage gebaseerd op de informatie die je hebt verzameld over de specifieke gebruikersgroep. Geef de persona een naam, een foto en beschrijf specifieke kenmerken, zoals functie, toptaken, irritaties, communicatiestijl en prioriteiten.

4. Prioriteiten stellen 

Het is belangrijk om te begrijpen wat de prioriteiten zijn van elke persona. Wat zijn hun belangrijkste taken en uitdagingen en hoe kan het social intranet hen daarbij helpen? Door deze prioriteiten duidelijk te maken, kun je het intranet ontwerpen om aan specifieke behoeften te voldoen. Bovendien belast je dan andere gebruikersgroepen niet met informatie die ze niet nodig hebben.  

Zie hieronder de persona van Bert, magazijnmedewerker in een ziekenhuis.

5. Test de persona’s 

Tot slot is het belangrijk om de persona’s te testen. Laat ze zien aan medewerkers en vraag om feedback. Zo kan je zien of de persona’s herkenbaar zijn en of de specifieke behoeften worden vervuld. Scherp net zolang aan tot ze overeenkomen met de werkelijkheid. 

Door het gebruik van persona’s stem je het social intranet beter af op de behoeften van de gebruikers. Het helpt om je tijdens het ontwerpproces te richten op de gebruikers met als resultaat een intranet dat écht bijdraagt aan het werk. Waar medewerkers blij van worden.

Hulp nodig?
Wil jij het intranet naar een hoger niveau tillen? Adoptics helpt je graag met het maken van persona’s.