Veranderen in organisaties: de kracht van communicatie

We leven in een wereld die continu verandert. Organisaties moeten zich blijven ontwikkelen om hun bestaansrecht te rechtvaardigen. Ontwikkeling brengt verandering met zich mee. Verandering heeft tot doel om de huidige situatie te verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe concurrenten, een andere positionering of een nieuw product. Vaak staat het borgen van de continuïteit van de organisatie centraal.

Tips voor de verandermanager

Zorg dat het onze verandering is in plaats van mijn verandering.

Voor iedere verandermanager blijft het een uitdaging om veranderingen succesvol te implementeren. In dit blog geef ik daarom een aantal tips.

1. Strategie

Op strategisch niveau vindt het ontwikkelen van missie, visie en doelen plaats.
Uiteindelijk doel is dat de visie en doelstellingen door de gehele organisatie gedragen worden. Zorg dat alle medewerkers betrokken worden bij het vaststellen van de visie en doelstellingen. Zulke gedragen visie en doelstellingen vormen een betere basis voor structurele verandering, ook als ze enigszins afwijken van de initiële plannen.

2. Duidelijkheid

Bij een verandertraject dienen zowel reden als noodzaak van verandering duidelijk te zijn. Ditzelfde geldt voor het einddoel van het traject. Heldere, oprechte communicatie draagt bij aan begrip voor de noodzaak van verandering. De weg daar naartoe mag onzeker zijn. Tijdens verandertrajecten is inhoudelijke communicatie over de status en de planning van het traject uiterst belangrijk. Daardoor is er minder onzekerheid over het einddoel. De meeste medewerkers hebben liever onzekerheden dan dat zij voor een voldongen feit gesteld worden.

3. Weerstand

Weerstand is een normaal gegeven bij verandertrajecten. Zeker bij onvoldoende communicatie ontstaat er weerstand bij de medewerker. De medewerker voelt zich gepasseerd en/of buitengesloten. Het is daarom bijna niet mogelijk om te vroeg te communiceren.

4. Eigenaarschap

Bij veranderende organisaties is het cruciaal dat de medewerkers zich betrokken blijven voelen. Daarbij is eigenaarschap belangrijk. De inzet van ambassadeurs zorgt bovendien voor meer draagvlak binnen de organisatie. Zij enthousiasmeren medewerkers en nemen hen mee in het veranderproces.

5. Emoties

Bij iedere verandering hebben medewerkers emotionele reacties. Dit kan leiden tot stress en onzekerheid, maar biedt ook kansen en mogelijkheden. Probeer emoties te (h)erkennen en ga de dialoog aan. Voldoende betrokkenheid en begrip voor verandering nemen onzekerheid weg. Meer betrokkenheid zorgt voor een grotere bereidheid om te veranderen. Positieve aspecten van de verandering, zoals behaalde successen, zijn eye-openers en werken motiverend.

Communicatie

Het is van belang dat alle medewerkers het veranderproces begrijpen en accepteren. Communicatie legt de basis om betrokkenheid van medewerkers te verhogen en draagvlak binnen de organisatie te creëren.

Voor een succesvol verandertraject zijn meerdere communicatiemiddelen mogelijk. Naast online en print werkt persoonlijke communicatie goed. Dit kan in teams, maar ook in een 1-op-1 setting. Medewerkers krijgen dan de gelegenheid vragen te stellen en opmerkingen te geven. Breng in een zo vroeg mogelijk stadium – door bijv. enquêtes en een vast agendapunt tijdens bilateraal overleg – emoties, standpunten en aanbevelingen van de betrokken partijen in kaart. Ook aan de hand van brainstormsessies vindt inventarisatie van ideeën, wensen en behoeftes plaats.

Tijdsinvestering verdient zich terug

Structurele verandering heeft tijd nodig en kan jaren duren. Directie, management en medewerkers zijn allemaal onderdeel van de verandering. De organisatie zelf verandert niet; het zijn de mensen die veranderen. De tijdsinvestering die het veranderproces vraagt verdient zich terug in de motivatie van de medewerkers. Dit leidt in het operationele proces tot een duurzame verandering.

Over Gladys Nurmohamed

Gladys Nurmohamed is een ervaren projectmanager in marketing, corporate communicatie en verandertrajecten. Daarnaast heeft ze zich gespecialiseerd in interventies gericht op stressreductie en vitaliteit.  

Beeldcredit: Jamie Templeton via Unsplash