WhatsApp-en op de werkvloer

Ik kan het me nauwelijks voorstellen om WhatsApp uit te sluiten van zowel mijn zakelijke als persoonlijke communicatiemix. Toen ik de blog zag ‘Met je collega’s WhatsApp-en. Doen of niet?’ trok dat natuurlijk mijn aandacht. De marketing manager van het software bedrijf die deze blog schreef adviseert nadrukkelijk om regels op te stellen voor WhatsApp-gebruik op het werk. Ik ben niet perse tegen regels, maar kies graag voor een weloverwogen insteek.

Door richtlijnen op te stellen beoog je als organisatie drie dingen:
Je tracht het communicatiegedrag van medewerkers op sociale media – dus niet alleen WhatsApp – in goede banen te leiden (1), risico’s te beperken (2) en zowel het belang van de organisatie als de medewerker te beschermen (3). – HR & Social Media

Goede redenen dus om iets op papier te zetten. Organisaties kunnen het beste richtlijnen opstellen die bij de organisatiecultuur past. Maak een bewuste keuze tussen ‘controlerende’ of ‘enthousiasmerende’ richtlijnen. Kies je voor een juridische insteek, een mensgerichte insteek of een ‘middle of the road’ insteek? Een mooie casus voor HR-communicatie.

Controleren of enthousiasmeren?

Een richtlijn die uit angst en gebrek aan vertrouwen voortvloeit werkt vaak belemmerend, beperkend of belerend. In zulke richtlijnen is er vooral aandacht voor wat niet mag en kan. Ik adviseer organisaties controlerende richtlijnen op te stellen als dit past binnen de organisatiecultuur en de werkomgeving (bijvoorbeeld als veiligheid, geheimhouding en privacy een rol speelt).

Er zijn ook organisaties die gedragsrichtlijnen opstellen vanuit de behoefte medewerkers juist te enthousiasmeren en te activeren voor sociale media. Deze richtlijnen bespreken de grenzen van werkgerelateerde sociale media-activiteiten en kunnen medewerkers in beweging krijgen (ze vertellen hoe individuele medewerkers kunnen bijdragen en meedoen).

Los van vorm en stijl moet je richtlijn de volgende elementen bevatten:

1. Uitleg over sociale media, hoe de organisatie ze inzet en hoe de medewerker hieraan kan bijdragen.
2. Juridisch document, inclusief eventuele monitoring door de werkgever en de consequenties bij overtreding.
3. Aansprekende en communiceerbare samenvatting (tekst, beeld, filmpje).

Voorbeelden uit de praktijk

Microsoft houdt het kort en krachtig: ‘Be smart. Don’t be stupid’, zo ook Zappos: ‘Be real and use your best judgement.’ Naast deze oneliners bespreken we in het boek HR & Social Media de visuals van TNT, de strip van Adidas en het filmpje van Deloitte. Goede voorbeelden van grote bedrijven.

Vandaag vond ik een aansprekend voorbeeld van een zorgorganisatie uit Noord-Holland. ViVa! Zorggroep zet dit filmpje in voor alle medewerkers:

Deze organisatie in de zorg zet een authentieke boodschap neer door de richtlijn een-op-een te koppelen aan hun kernwaarden. Op deze manier schep je heldere kaders voor communicatie via sociale media.

Top 5 meest populaire social media platformen

Twijfel je als HR-communicatie professional of je WhatsApp wilt meenemen in je (interne) communicatiemix? Neem dan in je overweging de volgende gebruikerscijfers mee: WhatsApp, Facebook, YouTube, Linkedin en Instagram zijn grootste social media platformen onder Nederlanders.

• WhatsApp – 10,9 miljoen gebruikers
• Facebook – 10,4 miljoen gebruikers
• YouTube – 7,5 miljoen gebruikers
• Linkedin – 4,3 miljoen gebruikers
• Instagram – 3,2 miljoen gebruikers

Bronnen:

• [Cijfers] Aantal Nederlandse gebruikers op de sociale media (sinds 2005) #onderzoek
• [Blog] Met je collega’s WhatsAppen. Doen of niet?
• [Boek] Inge Beckers schreef samen met Diana Russo: HR & Social Media

Fotocredits: @clemono2 via Unsplash.com