Methodiek voor managen van stress binnen teams

Ben je leidinggevende en signaleer je stress in jouw team? Je haalt het beste uit je team als je oprecht aandacht hebt voor de mens achter de professional of teamlid. Het is de kunst om op tijd mogelijke stress-signalen bij je teamleden te leren (h)erkennen.

Want stress moet zo min mogelijk impact hebben op de resultaten van het team. Hoe kun je het stressniveau beïnvloeden om je team performance positief te beïnvloeden? 

Stap 1: Observeren

Hoe functioneren de leden in jouw team? Kijk eerst naar het gedrag van ieder teamlid. Hoe is de samenwerking, de motivatie, de betrokkenheid, de kwaliteit van het werk en de productiviteit? Zijn er veranderingen in het gedrag te zien? Zo ja, probeer de oorzaak te achterhalen. 

Kijk ook naar het ziekteverzuim. Vermoeidheid, minder betrokkenheid, emotionele reacties en irritaties zijn vaak reacties op een verhoogd stressniveau.

Stap 2: Ga in gesprek met ieder teamlid

Neem de tijd om in een veilige omgeving met elkaar in gesprek te gaan en plan regelmatig individuele gesprekken in. Zorg voor open communicatie en laat het teamlid zijn/haar verhaal doen. Luister met aandacht. Vraag naar de werkdruk en de onderlinge samenwerking in het team. Stel open vragen, bijvoorbeeld: Hoe gaat het met je? Kun je daar iets meer over vertellen? Hoe slaap je? Hoe is de werk-privé balans?

Op basis van de antwoorden en reacties kun je samen bespreken wat er nodig is om de situatie stapsgewijs te verbeteren. Blijf met elkaar in gesprek en zoek samen naar oplossingen.

Stap 3: Pak de stress op teamniveau aan

Bij te veel stress binnen een team is er een negatief effect op de groepsdynamiek. Denk aan verminderde motivatie, onderlinge spanningen en minder creativiteit. Ook uitval van teamleden en te hoge werkdruk beïnvloeden het teamresultaat. 

Als leidinggevende sta je onder druk om de gewenste resultaten te behalen. Het is van belang om deze druk te verlagen en toe te werken naar een constructieve werksituatie binnen een evenwichtig team. 

Theoretische onderbouwing

Bij deze stappen helpt het om een en ander in een theoretisch te benaderen. Onderzoek hoe jouw team is samengesteld en of de juiste rollen en dynamiek binnen jouw team zijn ingevuld. Maak gebruik van theorieën zoals van Belbin, Spiral Dynamics of Management Drives. Deze methodieken gebruiken kleuren voor het indelen en onderscheiden van eigenschappen van personen en teams. De essentie van deze methodieken vind je hieronder.

Belbin-teamrollen

Belbin onderscheidt 9 verschillende teamrollen. Om als team succesvol te zijn is er een goede balans (evenwicht) nodig tussen de verschillende rollen in het team. Binnen het team bepaal je op welke manier je teamleden vanuit hun talenten, met bijbehorende verantwoordelijkheden, effectief kunt inzetten.

Tip: Zoek de Belbin-test op internet, maak deze en leer de kracht, talenten en valkuilen van je teamleden kennen.

Spiral Dynamics

Spiral Dynamics onderscheidt 8 waardesystemen die ons gedrag beïnvloeden (denken, doen, vermijden). Op teamniveau krijg je inzicht in de drijfveren van teamleden en hoe dynamieken ontstaan.

Professor Clare Graves was de grondlegger van het model Spiral Dynamics. Don Beck en Chris Cowan, studenten van de professor, hebben na de dood van Graves het model verder uitgewerkt en onder de naam Spiral Dynamics bekend gemaakt. Het model geeft inzicht in menselijke bewustzijnsontwikkeling, gedrag en veranderprocessen voor mensen, teams en organisaties.

Management Drives

Deze methode is gebaseerd op Spiral Dynamics en geeft inzicht in de drijfveren en motivaties van mensen binnen een organisatie en teams. 

Op teamniveau is het gedrag van en onderlinge samenwerking tussen de teamleden beter te begrijpen. Door het onderling herkennen van de drijfveren van de teamleden is het mogelijk om efficiënter samen te werken. Daarbij werkt ieder teamlid vanuit zijn/haar eigen kracht en talenten en richt zich op het werken aan het teamresultaat. 

Je rol in de dagelijkse praktijk

Pak als leidinggevende je rol en creëer daarmee vertrouwen. Blijf met het team in gesprek om het groepsgevoel te promoten. Zoek samen naar manieren om constructief samen te werken. Biedt bijvoorbeeld trainingen en cursussen aan zodat de teamleden zich verder kunnen ontwikkelen in een richting die bij hen past. 

Leg samen met het team de prioriteiten vast. Benoem de doelen zo concreet mogelijk. Wat is er nodig om de doelen te bereiken? Welke dingen doen we? Doen we de juiste dingen en doen we de dingen goed?

Teamleden hebben voldoende tijd nodig om zich te ontspannen en op te laden. Korte pauzes zijn hier uitstekend geschikt voor. Zorg ervoor dat de teamleden dan iets anders gaan doen (zoals bijvoorbeeld wandelen, bewegen, ademhalingsoefeningen).

En als laatste: zorg voor gezellige teamuitjes, onderneem samen met het team activiteiten om de gedachten van het werk te halen. Daarmee beïnvloed je de mentale weerbaarheid, het werkplezier en de teamspirit op een hele positieve manier. Zo kun je mogelijke stress binnen je team beter en zorgvuldiger managen.