Do’s and don’ts in de WhatsApp-groep op het werk

Zakelijke WhatsApp, de één is er helemaal klaar mee, de ander vind het een ideaal alternatief voor e-mail. Maar hoe komt het dat deze meningen zo zwaar uiteen lopen? Zijn er verschillen in gebruik en toepassing? Eind 2020 namen wij de proef op de som. We vroegen onze LinkedIn volgers hoe zij denken over de do’s and don’ts in groepsapps op het werk.

Do’s and don’ts in zakelijke WhatsApp

In 2018 heeft Tele2 een groot onderzoek gehouden onder ruim 1500 werkgevers en medewerkers naar het gebruik van WhatsApp op het werk. De conclusie: 46% zou destijds het liefst direct uit alle zakelijke WhatsAppgroepen stappen. In 2020 is er natuurlijk veel veranderd. Velen van ons zien collega’s niet meer dagelijks op de werkvloer. En informele gesprekken bij het koffiezetapparaat en in de wandelgangen zijn vervangen door wekelijkse virtuele borrels. Wij vroegen ons af wat het effect daarvan is geweest op het gebruik van WhatsApp op het werk.

In het onderzoek van 2018 deed Tele2 een aantal expliciete aanbevelingen voor zakelijke WhatsApp-groepen. Wij toetsten deze gedragsregels en twee veelgenoemde irritatiepunten onder onze LinkedIn volgers. Wat vinden zij anno 2020 van zakelijke WhatsApp? Wat kan wel en wat niet?

Poll 1: Emojis gebruiken in de zakelijke WhatsApp: go of no go?

Laten we hier eens bij onszelf beginnen. Binnen MediaMyne gebruiken we in onze interne communicatie regelmatig emojis. Het geeft een bericht net wat meer non-verbale context, dan alleen maar getypte tekst. Maar wat vinden onze LinkedIn volgers? Is het gebruik van emojis een go of een no go?

Zakelijke WhatsApp | emojis gebruiken
Dit bleek een behoorlijk uitgemaakte zaak! Van alle respondenten gaf 95% aan het een go te vinden en dus geen moeite te hebben met emojis in een zakelijke WhatsApp-groep. Mijn aanname is dat emojis dusdanig zijn ingeburgerd in onze normale privécommunicatie dat we het zakelijk ook geen probleem meer vinden.

Poll 2: Horen medewerkers buiten hun werk bereikbaar te zijn?

Deze vraag heeft natuurlijk niet alleen betrekking op zakelijke WhatsAppgroepen. Ook e-mail is een veelbesproken communicatiekanaal als het gaat om bereikbaarheid buiten werktijd. In Frankrijk is in 2017 al een wet van kracht geworden, die medewerkers het recht geeft om niet bereikbaar te zijn buiten werktijden. Organisaties met meer dan 50 medewerkers zijn volgens deze wet verplicht om afspraken te maken over ‘out-of-office’ tijden. Maar hoe kijken onze LinkedIn volgers hier tegenaan?

Zakelijke WhatsApp | buiten werktijd bereikbaar
Hier verschillen de meningen wat meer. Twee derde van de poll-deelnemers zegt nee, medewerkers hoeven niet bereikbaar te zijn voor werk gerelateerde zaken buiten werktijd. Een derde vind dat het wel zo hoort. Persoonlijk vind ik deze vraag wat lastiger te analyseren. We zien dat er in 2020 meer mogelijkheden zijn gekomen om flexibele afspraken te maken over werktijden. Thuiswerken heeft laten zien dat een traditionele van negen tot vijf indeling niet langer van deze tijd is. Het begrip werktijden vervaagt daarmee ook. En dat is zeker iets om over na te denken in 2021. Wat zijn gedragsregels voor het tijdsonafhankelijk werken?

Poll 3: Werknemers feliciteren: mag dat in de zakelijke WhatsAppgroep, of doe je dat privé?

Eén van de gouden gedragsregels die Tele2 voorschrijft op basis van haar onderzoek is het ‘Niet een enkele collega aanspreken in de zakelijke app-groep, zoals bv. bij felicitaties’. Maar hoe zagen we dat in 2020? Het jaar dat we elkaar niet meer fysiek op de werkplek aantroffen? Ook dat blijkt volgens onze peiling niet langer een gouden regel.

WhatsApp op het werk | Collega’s feliciteren
Onze poll-deelnemers blijken niet al te veel moeite te hebben met het versturen van felicitaties via WhatsApp-groepen, bijna iedereen vind het geen probleem. Misschien dat door het gemis van fysiek contact, dit nu als minder irritant wordt beschouwd?

Poll 4: Op welke manier moeten grote hoeveelheden informatie worden gedeeld?

Ook deze stelling is gebaseerd op een gouden gedragsregel van Tele2. Ontvangen mensen liever één groot bericht met daarin alle informatie? Of ontvangen ze liever meerdere korte berichten in de zakelijke WhatsApp-groep met daarin per topic de informatie?

WhatsApp op het werk | Hoeveel informatie
De meerderheid van onze poll-deelnemers (75%) ondersteunen nog steeds de gouden gedragsregel. Liever wat meer korte berichten, dan één heel lang bericht met veel informatie. Scrollen vinden de meeste gebruikers dus niet fijn in WhatsApp. En waarschijnlijk vinden de meeste poll-deelnemers het ook makkelijker om meerdere korte berichten te scannen, dan één lang bericht tot zich te nemen.

Hoe zakelijk zijn groepsapps op het werk?

Bij deze polls is één belangrijke kanttekening te maken. Want hoe zakelijk zijn deze groepsapps nu eigenlijk?

Veel groepen zijn vandaag de dag in het beheer van collega’s. Hierdoor maken ze vaak geen deel uit van de formele interne communicatiestructuur. Organisaties kunnen dus ook geen invloed uitoefenen op de onderwerpen en thema’s die worden gedeeld in deze groepen.

Aan de andere kant creëren ze wel betrokkenheid binnen teams en afdelingen. Het is een fijn kanaal om successen te delen, bijvoorbeeld het binnenhalen van een nieuwe klant of het behalen van een mijlpaal binnen een project. En in 2020 vormen ze ook een belangrijk kanaal voor informeel contact. Want dat blijkt na meer dan 9 maanden thuiswerken toch wel het meest gemist te worden door mensen.

Kortom, ook al zijn de gecreëerde WhatsAppgroepen met collega’s vaak geen onderdeel van de formele communicatiestructuren, ze vervullen echter wel een belangrijke behoefte.

Hoe kun je hier als interne communicatieprofessional op inspelen?

Onze polls op LinkedIn zijn nauwelijks representatief te noemen. Onze LinkedIn volgers zijn voornamelijk interne communicatieprofessionals. En de steekproef was niet heel groot. Maar de uitkomsten prikkelen wel.

Hoe kun je als interne communicatieprofessional slim inspelen op het gebruik van communicatie-apps, zoals WhatsApp? Maar dan zonder irritant te worden en wel grip te houden op de inhoud? Wat zijn alternatieven, die wel onderdeel kunnen zijn van de formele communicatiestructuur?

Je zou de mogelijkheden van een interne communicatie app kunnen onderzoeken. Deze ondersteunen zowel organisatiebrede communities, als kleine teams. Binnen deze apps kun je gedragsregels bepalen die aansluiten bij de organisatiecultuur en geldende gedragscode. Het is een veilig alternatief voor de informele communicatiestructuur. De WhatsApp-groepen zullen waarschijnlijk niet verdwijnen, maar het biedt wel een gereguleerd alternatief voor medewerkers die nu de sociale druk voelen om deel te nemen via WhatsApp, maar dat liever niet willen.

Hoe gaat jouw organisatie om met zakelijke WhatsAppgroepen? Moedigen jullie het aan? Raden jullie het af? Of neemt jouw organisatie nog geen standpunt in? Ik hoor het graag!

Wil jij ook deelnemen aan onze polls? Volg ons dan op LinkedIn!

Foto credits: Adem AY / Unsplash