Goede feedback geven in 7 stappen

Herken je dit: Op je eerste werkdag heb je een propvolle mailbox. Je collega heeft je overdracht niet goed heeft opgepakt. Je manager staat om kwart over 9 aan je bureau te trappelen met een spoedje. Er wordt maar amper gevraagd hoe je vakantie was… Hoe geef je nou feedback als je irritatie al op dag één is opgelopen tot het kookpunt?

Waarom is het geven van goede feedback zo belangrijk?

In mijn praktijk komt het geven van feedback geregeld terug. Het blijkt dat veel mensen dat lastig vinden. Vooral als je niet tevreden bent over het werk of gedrag van een ander. Het zit namelijk niet in onze natuur om daar direct iets van te zeggen. Je wilt nu eenmaal niet bemoeizuchtig of klagerig overkomen. Maar dat is zonde! Want als een ander van niets weet, is er ook geen ruimte voor verbetering. Gevolg: jij blijft je irriteren.

Niets mis met negatieve feedback

Uiteindelijk wordt ook negatieve feedback (zowel geven als ontvangen) als positief en waardevol ervaren. Denk er maar eens over na, je hebt toch liever dat een collega eerlijk is dan dat er spanningen ontstaan die je niet kunt plaatsen? Iedereen wil fijn samenwerken en een goede werksfeer op kantoor? Dat bereik je door elkaar goede feedback te geven. Die feedback hoeft echt niet altijd positief te zijn, zolang je het maar op de juiste manier brengt.

In 7 stappen goede feedback geven

Gelukkig kun je er in 7 stappen voor zorgen dat een ander jouw feedback rustig ontvangt:

1. Wees specifiek: benoem feiten en concreet gedrag

Voorbeeld: ‘Gisteren hadden we een afspraak met klant X. We hebben een kwartier op je moeten wachten’. Deze feedback is specifiek (gisteren bij klant X), je beschrijft concreet gedrag (een kwartier te laat komen) en je benoemt een feitelijke situatie.

2. Beschrijf wat het gedrag met je doet zonder te oordelen

Voorbeeld: ‘Gisteren hadden we een afspraak met klant X. We hebben een kwartier op je moeten wachten en ik voel me hierdoor niet serieus genomen’. Verwar deze stap niet met ‘ik vind’. Voorkom een waardeoordeel, want dat kan weerstand oproepen. Dus niet: ‘Gisteren hadden we een afspraak met klant X. We hebben een kwartier op je moeten wachten en ik vind dat irritant’.

3. Breng de boodschap vanuit jezelf

Geef alleen feedback wanneer je iets zelf hebt waargenomen. Betrek er geen verhalen bij van derden. Hiermee voorkom je dat de ontvanger in de verdediging schiet en hij zich afvraagt wie er over hem heeft ‘geroddeld’.

4. Kies voor de juiste timing

Geef feedback wanneer je zelf rustig over de situatie bent. Maar wacht ook niet te lang met de ander aan te spreken, zodat hij of zij zich het specifieke voorval nog kan herinneren. En zorg voor een geschikt moment. Dus niet vijf minuten voor aanvang van een vergadering, vlak voor een andere afspraak of op het punt van naar huis gaan. Neem de ander even apart om op een rustige plek te praten.

5. Geef de ander de gelegenheid te reageren

Het ‘hoge woord’ is eruit. Dat lucht op. Maar nu komt de tweede belangrijke fase: vraag of de ander je heeft begrepen en hoe hij zelf het voorval heeft ervaren. Licht je boodschap zo nodig toe met aanvullende concrete feiten (stap 1). En durf om een reactie te vragen. Bijvoorbeeld: ‘Gisteren hadden we een afspraak met klant X. We hebben een kwartier op je moeten wachten en ik voel me hierdoor niet serieus genomen. Begrijp je wat ik bedoel?’

6. Zoek samen naar oplossingen

Als de ontvanger je feedback begrijpt, kunnen jullie op zoek gaan naar oorzaken en oplossingen. Stel open vragen (wie, wat, hoe, welke) om te verkennen wat de oorzaken van zijn gedrag zijn en maak duidelijk dat je de ander graag wilt helpen. Vertel hem niet wat hij moet doen, maar laat hem met de oplossing komen. Wat gaat hij nu anders doen? Alleen dan kun je verandering teweeg brengen.

7. Oefenen en nog eens oefenen!

De laatste en misschien wel de belangrijkste stap: oefenen en nog eens oefenen! Begin eerst met het geven van positieve feedback en verwonder je wat dat doet met iemands zelfvertrouwen. Negatieve feedback geven is niet veel moeilijker zolang je de bovenstaande stappen maar in gedachten houdt.

Vond je deze stappen voor feedback geven waardevol? Deel het vooral in je netwerk!

Beeldcredit: Greg Raines (via Unsplash)