Hoe I-Interim Rijk vitaliteit op de (virtuele) werkvloer stimuleert (en jij dat ook kunt!)

Toen in maart 2020 de coronacrisis begon, bleek het verplichte thuiswerken nog wel een uitdaging. Zo ook bij I-Interim Rijk (IIR), waar ze van vitaliteit op de werkvloer een doorlopend programma besloten te maken: IIR Vitaal. Corien Brouwer, talentmanager, en Helen Sie, coach en begeleider, vertellen: “Vitaliteit stond al langer op de agenda, maar door corona is het in een versnelling gekomen.” 

Vóórdat de coronacrisis begon, stelde IIR al verschillende tools beschikbaar aan medewerkers om hun vitaliteit en mentale gezondheid op peil te houden. Zo was er bijvoorbeeld al een ‘vitaliteitstoolbox’, waarin nuttige informatie stond over verschillende vitaliteit-gerelateerde onderwerpen. Maar Corien en Helen vonden het tijd om er méér aandacht aan te schenken. Hiervoor gebruiken ze onder andere de tool van 2DAYSMOOD, waarmee ze wekelijks vragen hoe het met medewerkers gaat én specifieke vragen kunnen stellen over vitaliteit op de (virtuele) werkvloer.

De start van het programma

Toen er eind 2020 vier vitaliteitsmetingen werden gedaan, waarvan de uitslag reden tot zorg was, besloten Corien en Helen vitaliteit op de werkvloer meer centraal te stellen. “We hebben medewerkers uitgenodigd om aan te sluiten bij een bijeenkomst. Hier hebben vier mensen zich krachtig kwetsbaar opgesteld door te vertellen wat corona met hun én hun werk deed. Dat heeft gezorgd voor hele mooie gesprekken over dit onderwerp,” vertelt Corien. “Er was iemand die zich schuldig voelde omdat hij met twee kleine kinderen niet zo gefocust kon werken. En iemand die ’s ochtends met weinig energie opstond, iets wat ze van zichzelf niet kende. Door het gesprek openbaar te maken, zien medewerkers dat ze niet alleen zijn met dit soort gevoelens en werd het mogelijk hun eigen verhaal hierover te delen.”

Deze bijeenkomsten worden nu elke week georganiseerd om verbondenheid te creëren. “Het is compleet vrijblijvend, maar het wordt erg gewaardeerd,” zegt Corien. Daarnaast hebben ze ook een soort digitale kantine (Wonder.me) waartoe iedereen toegang heeft als ze zin hebben in een informeel praatje. “Als je op kantoor werkt, spreek je elkaar bij de koffieautomaat,” vertelt Helen. “Maar daar is nu geen sprake meer van. Nu kun je virtueel ‘rondlopen’ om elkaar toch even op die manier te spreken.”

Thema’s en workshops: gezond eten en slapen

Niet alleen deze bijeenkomsten en spontane koffiemomentjes zorgen voor meer vitaliteit op de werkvloer. Daarnaast heeft IIR Vitaal elke maand een ander thema waar extra aandacht aan geschonken wordt. In de maand mei was dit ‘gezond slapen’, in april ‘het gezonde brein’.

“We hebben een collega die mindfulness trainer is, zij geeft wekelijks een mindfulness sessie. Een andere collega is trainer in stoelyoga, en ook dat hebben we met een groep gedaan,” vertelt Corien. “We proberen vooral intern te kijken wat onze eigen mensen in huis hebben.” Daarnaast organiseren ze ook lezingen, waarvoor er dan externe sprekers uitgenodigd worden. Bijvoorbeeld een gedragswetenschapper van de Universiteit Groningen die vertelt over gedragsverandering. En een verhaal van de hersenstichting over het gezonde brein en gezond slapen. Zo is er van alles in de aanbieding.

Hoge werkdruk kun je zelf aanpakken

Daar tussendoor loopt constant de rode draad van de 2DAYSMOOD metingen. Deze hebben ze ingezet om elke week de emoties van medewerkers te meten en een open vraag over het maandelijkse thema te stellen. Zo stelden ze in juni, over het thema ‘gezond eten’, de vraag: ‘Welke gedragsverandering zou mij helpen gezond te eten?” Met de antwoorden op deze vraag werd de onderstaande woordwolk gegenereerd.

“De woordwolken van 2DAYSMOOD zijn fantastisch. We krijgen heel snel veel inzicht in het scala aan antwoorden,” vertelt Helen. “Maar soms is het ook lastig, omdat er hele eerlijke antwoorden worden gegeven die anoniem zijn. En dan weet je niet wat je kunt doen om te helpen.”

Daarvoor hebben ze onder andere een uitgebreid bestand gecreëerd, waarin allemaal verschillende hulpmiddelen staan. “Je wil een oplossing bieden, maar soms moeten medewerkers zelf aan de slag,” zegt Corien. “Bij veel van onze collega’s ligt de werkdruk hoog. Het aanpakken daarvan willen wij zeker bij helpen, maar dat zullen ze grotendeels zelf moeten doen.”

Om die reden proberen Helen en Corien het gebruik van het persoonlijk dashboard te stimuleren. Hier zie je als medewerker wat voor antwoorden en stemmingen je hebt ingevuld. Zo kun je ook je eigen werkgeluk-trend bijhouden en vroegtijdig om hulp vragen als het even wat minder gaat. “Ze kunnen het patroon wat meer gaan herkennen en ook doorbreken,” zegt Helen.

Vitaliteit op de werkvloer is duurzaam

Hoewel het vitaliteitsprogramma erg goed loopt binnen IIR, lopen ze ook nog wel eens tegen uitdagingen aan. Zo vinden ze het af en toe lastig om opvolging te geven aan de data. “Het belangrijkste is dat onze collega’s zich bewust worden van hun eigen vitaliteit op de werkvloer,” vertelt Corien. “Ze weten soms nog niet zo goed wat ze daaraan kunnen doen. Maar daarvoor hebben we handige gesprekskaarten, zoals de ‘Werken en leven tijdens corona’ en de ‘Gezond leven tijdens corona’-praatplaten, en de vitaliteitstoolbox ontwikkeld.”

Helen voegt daaraan toe: “We zitten nu eenmaal thuis op dit moment. Blijf bij jezelf nagaan hoe je energie is. Neem je op tijd pauzes? Blijf je genoeg bewegen? Als het niet goed gaat, maak dan even een kop koffie of laat de hond uit.” Als medewerkers op deze manier voor zichzelf zorgen, blijven ze op lange termijn met plezier aan het werk. En duurzame inzetbaarheid heeft de organisatie baat bij, maar medewerkers zelf zéker ook.

Zó moet je het doen

Bij IIR hebben ze geen standaard kantoor: hun medewerkers zijn verspreid over verschillende overheidsinstanties. Omdat ze elkaar dus minder vaak op kantoor zien, is het extra belangrijk om het gesprek aan te gaan, zegt Corien: “Omdat al onze collega’s op verschillende locaties werken, is dat soms een extra uitdaging. Maar toch proberen we die verbinding tussen collega’s echt te behouden.” Ga dus aan de slag met het faciliteren van open gesprekken en stel daarbij ook de juiste vragen. De openheid van gesprekken waar medewerkers zich kwetsbaar op kunnen stellen is de sleutel naar verbondenheid. “Medewerkers vinden het fijn om te horen dat ze niet alleen zijn.”

Wil je ook meer vitaliteit op de werkvloer, maar weet je niet waar je moet beginnen? “Schroom niet om gewoon om hulp te vragen,” zegt Corien. “Wij hebben veel gesprekken gevoerd met andere instanties die al bezig waren met vitaliteit. Tips uitwisselen is heel waardevol!” En ook daar waren geen enorme budgetten, maar het belangrijkste is dat je gewoon begint.

En zo deelt Corien nog een aantal tips: zorg dat je ambassadeurs voor het programma creëert, zodat het écht iets van medewerkers wordt en niet iets van bovenaf. Begin klein, en zoek mensen om je heen die dezelfde passie delen en met je mee willen doen. Samen kun je vitaliteit op de werkvloer bereiken!

Wil je ook aan de slag met de snel inzichten krijgen over de vitaliteit van je medewerkers? Dat kan met de snelle, makkelijke en leuke meetmethode van 2DAYSMOOD!