Medewerkertevredenheidsonderzoek: leuker met social media!

Dit verhaal gaat niet over hoe de inzet van social media de medewerker engagement kan verbeteren – hoewel dat ook een belangrijk en interessant onderwerp is- maar hoe social media het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) kan ondersteunen. Saai? Niet als je bedenkt dat we jaarlijks handen vol met geld uitgeven aan dit soort onderzoeken en er veel te weinig opvolging aan geven. Of erger nog: überhaupt geen MTO doen en dus niet weten of het uitgevoerde beleid effectief is geweest. Dat is pas een verspilling van geld, tijd een mankracht. Door social media in te zetten bij het MTO kunnen we het in ieder geval leuker maken. Het is de moeite van het proberen waard!

Ergens onderin de la

Het MTO is een onmisbaar instrument in HR-land. Met het MTO meet de organisatie of het (engagement, branding en communicatie) beleid effectief is uitgevoerd en welke onderwerpen verbeterd, benadrukt of overboord gezet kunnen worden. Toch krijgt het onderzoek vaak niet genoeg aandacht: de directie geeft niet duidelijk aan waarom het MTO belangrijk is, leidinggevenden geloven na de zoveelste keer niet meer dat er serieus iets gedaan gaat worden met de uitkomsten en medewerkers vragen zich af of de antwoorden écht wel anoniem zijn en ze ooit nog iets terug horen of zien van de resultaten. De bekende ‘ergens-onderin-de-la’ situatie, ingegeven door onkunde, onwetendheid of gewoon omdat het niet belangrijk genoeg wordt gevonden.

Communicatie cruciaal

Natuurlijk zijn er uitzonderingen: organisaties die met behulp van een MTO projectleider en verbeterteams integraal en structureel aan de verbetering van de medewerkerstevredenheid werken. Met zichtbaar positieve resultaten als gevolg. Transparante en regelmatige communicatie is hierbij cruciaal:

1. Vóóraf om duidelijk te maken dat de directie het MTO belangrijk vindt, om leidinggevenden te informeren over hun rol bij het MTO en om medewerkers te laten weten waarom, wanneer en hoe het onderzoek wordt uitgevoerd.
2. Tijdens om medewerkers die de vragen al hebben ingevuld te bedanken voor hun bijdrage en medewerkers die nog niet hebben meegedaan aan te moedigen dat zeker wel te doen.
3. Ná om in eerste instantie de resultaten van het onderzoek met de medewerkers te delen en in tweede instantie updates te geven over voortgang van plannen en (verbeter)acties.

Social Media inzetten bij het MTO

Stel je zou als organisatie gebruik maken van interne social media zoals Yammer, Sharepoint, Wiki’s of afgeschermde omgevingen op YouTube, LinkedIn, Facebook, Google Plus etc. en je zou het hele MTO traject hiermee ondersteunen…
Hierbij zeven tips hoe social media bij het proces vóór, tijdens en ná het onderzoek kan worden ingezet (naast bestaande middelen als posters, e-mail, werkoverleg etc.) :

1. Zorg voor Heldere Interne Communicatie bij de Kick-off…
en laat de directie met een YouTube filmpje of een Google Hangout on Air duidelijk maken waarom het MTO belangrijk is. De projectleider kan ook via Yammer met alle medewerkers communiceren waarom, wanneer en hoe het MTO plaatsvindt. Duidelijkheid over relevantie en tijdsplanning zorgt dat medewerkers in ieder geval niet al bij voorbaat afhaken.

2. Betrek de leidinggevenden vooraf…
en leg uit wat hun rol is, wat het onderzoek op kan leveren en hoe de follow up fase zal verlopen. Zorg dus voor draagvlak zodat leidinggevenden hun teams kunnen aansporen mee te doen. In een afgesloten Yammer groep of een Wiki kunnen leidinggevenden input geven over de inhoud van de vragenlijst zodat de voor hun relevante onderwerpen aan bod komen.

3. Stuur herinneringen & tussentijdse updates…
via Yammer in de periode dat de medewerkers de vragenlijsten kunnen invullen. Houd ze bovendien op de hoogte van de response rate en bedank de mederwerkers die de vragenlijst al hebben ingevuld. Gebruik tags (labels) voor de herkenbaarheid en de mogelijkheid om berichten over het MTO te filteren, om informatie overload tegen te gaan.

4. Communiceer uitkomsten met alle medewerkers
Het is meestal niet nodig en handig om de integrale onderzoeksresultaten met iedereen te delen. Zorg voor een afgeschermde plek op Yammer, SharePoint of Google Drive waar de leidinggevenden bij de resultaten kunnen. Communiceer de top 5 Highs & Lows met alle medewerkers. Bijvoorbeeld weer met een YouTube filmpje of een Google Hangout on Air van de directie.

5. Structureren & Brainstormen
De uitkomsten van een MTO zullen eerst moeten worden gestructureerd (bijvoorbeeld in thema’s) voordat ze kunnen worden verdeeld in Verbeteren, Benadrukken of Overboord Zetten. Naast de oldskool post-its kan dit ook virtueel met behulp van bijvoorbeeld Mindmeister, een digitale tool voor mindmapping en brainstormen.

6. (Zelfsturende) Verbeterteams
Laat verbeterteams zich buigen over de vraagstukken die tijdens het brainstormen en structureren zijn geïdentificeerd. Met behulp van gedeelde documenten op Yammer, Sharepoint of Google Drive kunnen zij makkelijk samenwerken, via Google Hangouts virtueel overleggen en via Yammer regelmatig updates over hun vorderingen met de rest van de organisatie communiceren.

7. Blijf regelmatig updates geven en zet behaalde resultaten in de spotlight
Sommige actiepunten zijn éénmalig en snel op te lossen. Andere actiepunten vergen een lage adem, budget wat eerst vrijgemaakt moet worden, verder onderzoek etc. en zal dus niet zo één, twee, drie kunnen worden opgelost. Blijf via Yammer communiceren wat de stand van zaken is en zet behaalde resultaten in de spotlight door een (video)presentatie of een blog van het verbeterteam.

De toekomst van het MTO

Waarschijnlijk zal het MTO er in de toekomst anders uit gaan zien dan de (digitale) vragenlijsten die we tot nu toe kennen. Onder invloed van de technische mogelijkheden zullen we naar een Rating & Reviewing mogelijkheid gaan, zoals we die nu ook bij producten en diensten zien. Of een handige App waardoor de invuldrempel wordt verlaagd. En waarbij het niet meer een (twee) jaarlijkse invuloefening wordt, maar een doorlopend proces van feedback en monitoring. Dat zou toch mooi zijn!

Deel je MTO ervaringen

Denk je dat dit uiteindelijk de medewerkerstevredenheid zal verbeteren? Ik denk het wel en vind het in ieder geval de moeite waard om het uit te proberen. Mocht je al voorbeelden hebben van MTO & Social Media, dan zie ik ze graag tegemoet!