Transparant reorganiseren door gebruik van IT-tools
Een reorganisatie of fusie is altijd een bron van onrust en onzekerheid en levert veel spanning op bij medewerkers en management. Dit kan worden beperkt door transparant en besluitvaardig te handelen tijdens het reorganisatieproces. De inzet van reorganisatiesoftware draagt bij aan een soepel reorganisatieproces en bovendien verlaagt dit de kosten die met de reorganisatie gepaard gaan.
Transparantie
Transparantie en objectiviteit zijn belangrijk binnen het reorganisatieproces. Met OR, UWV en vakbonden worden afspraken gemaakt over het verloop. Automatisering van het proces zorgt ervoor dat de ‘spelregels’ eenduidig en consequent worden toegepast. Met de juiste rapportages worden de gevolgen voor boventalligheid en plaatsing onderbouwd voor managers en andere stakeholders. Frequente en op de situatie van de medewerker afgestemde, heldere communicatie is essentieel. Iedere medewerker moet snel, helder en correct geïnformeerd worden over zijn positie binnen de reorganisatie. Als transparantie en objectiviteit niet is gewaarborgd en uitgedragen, leidt dit tot wantrouwen bij boventallige medewerkers, maar ook tot demotivatie en niet-gewenst verloop bij achterblijvers.
Besluitvorming
Reorganisatieprocessen kunnen erg complex zijn. Een gewijzigde organisatiestructuur, een ander functiegebouw, gemaakte afspraken in het sociaal plan en regelgeving zorgen ervoor dat er zeer veel tijd gemoeid gaat met het verzamelen van de juiste informatie en het toepassen van de ‘spelregels’. De foutgevoeligheid is enorm. Omdat elke fout kan leiden tot juridische procedures en vertraging, is het belangrijk dat het proces met de grootste nauwkeurigheid wordt uitgevoerd. De complexiteit en de omvang van de meeste reorganisaties zijn zo groot dat kostbare fouten op de loer liggen.
Waarom IT-tools?
Een deugdelijk IT-instrument kan de doorlooptijd en kosten van een reorganisatie aanzienlijk beperken:
- Er zijn minder HR-medewerkers met het reorganisatieproces zelf bezig omdat er efficiënter gewerkt kan worden.
- Een deel van de onrust binnen de organisatie wordt weggenomen omdat medewerkers sneller geïnformeerd worden over hun individuele situatie en toekomst binnen de organisatie. Dit komt ten goede aan de productiviteit tijdens en direct na de reorganisatie.
- De doorlooptijd is korter, waardoor er eerder geprofiteerd kan worden van de nieuwe en efficiëntere organisatie.
- De totstandkoming van de nieuwe organisatie verloopt transparant, wat leidt tot minder bezwaren.
- Er worden minder fouten gemaakt. Hierdoor neemt het aantal juridische procedures aanzienlijk af.
En het personeelsinformatiesysteem?
PI-systemen zijn geënt op actualiteit. Binnen een reorganisatie vergelijk je juist een historische situatie (organisatie op een bepaalde peildatum) met een toekomstige. De wijze waarop je van de historische organisatie naar de toekomstige migreert, is complex en dynamisch. Dit vergt meer flexibiliteit dan een PI-systeem kan bieden.
Welke ondersteuning bieden IT-tools?
Elke reorganisatie is anders, maar veel aspecten komen telkens terug. Indien gewenst, kan IT de volgende werkzaamheden ondersteunen:
- Inventariseren en controleren personeelsinformatiesysteem;
- Vaststellen uitgangspositie;
- Opstellen nieuwe organisatiestructuur;
- Vaststellen juridische status;
- Belangstellingsregistratie;
- Verwerken selectiefuncties;
- Optimaal vullen toekomstige organisatie;
- Benoemen medewerkers;
- Bewaken ontslagvolgorde;
- Overdracht naar PI systeem;
Hallo Tom,
Op zich een duidelijk verhaal, ik begrijp de context. Maar welke tools, equipment, materiaal, uitrusting gaat het je nu eigenlijk? Zou je met een concreet voorbeeld je verhaal kunnen ondersteunen?
Groet, Inge
Hallo Tom,
Op zich een duidelijk verhaal, ik begrijp de context. Maar welke tools, equipment, materiaal, uitrusting gaat het je nu eigenlijk? Zou je met een concreet voorbeeld je verhaal kunnen ondersteunen?
Groet, Inge
Beste Inge,
Er zijn nog niet veel leveranciers die software ontwikkelen die specifiek ontworpen is om reorganisatieprocessen te monitoren en te sturen. In de reorganisatieprojecten (1750 tot 8500 medewerkers) waarin ik betrokken ben geweest, werd software van Tangram gebruikt. Ik ken maar één reorganisatie waarbij een systeem is gebruikt van een andere leverancier: Conclusion.
In mijn projecten is software gebruikt die in-house, bij de opdrachtgever werd geïnstalleerd. Elke reorganisatieproces steekt anders in elkaar. Dit systeem is telkens op maat gemaakt voor het specifieke project. De database wordt vanuit het PI-systeem telkens ververst en verrijkt en gecorrigeerd in het systeem. Op basis van alle afspraken uit het sociaal plan en het formatieplan rekent het uit op welke functie binnen welk organisatieonderdeel de medewerkers aanspraak kunnen maken. Afhankelijk van de beschikbare formatieruimte zullen medewerkers al dan niet als (voorlopig) boventallig worden aangemerkt. De dynamiek binnen een reorganiserend bedrijf zorgt er voor dat er alsnog formatieruimte vrij kan komen door intern en extern solliciterende medewerkers. Het beheer van de individuele plaatsingscases en de voortgang van het reorganisatieproces als geheel vindt binnen deze databasetoepassing plaats. Voor alle correspondentie en rapportages stuurt de software Microsoft Office aan, zodat alle brieven in de juiste huisstijl worden gegenereerd en de rapportages in digitaal formaat aan de belanghebbenden toegestuurd kunnen worden. In veel reorganisaties wordt een vorm van belangstellingregistratie toegepast waarbij medewerkers hun voorkeuren (functietypen/organisatieonderdelen/standplaats e.d.) of belangstelling voor specifieke selectiefuncties kunnen aangeven. Dit wordt dan via Intranet of Internet afgenomen.
Als je meer vragen hebt, hoor ik het graag!
Groeten, Tom
helemaal duidelijk !
helemaal duidelijk !