Trends voor het hybride kantoor

Voor veel organisaties is hybride werken geen tijdelijke oplossing of een experiment: het is de nieuwe standaard geworden. Een hybride kantoor is een flexibele omgeving waarbij medewerkers niet standaard elke dag naar kantoor komen, maar dit afwisselen met een andere werkplek. Het kantoor wordt zo een flexibele plek waar je elkaar ontmoet en samenwerkt met je collega’s.

Van vaste werkplek naar flexibel kantoor

De traditionele kantoorindeling waarbij iedereen een vast bureau heeft, past steeds minder goed in de tijden van het hybride werken. Doordat steeds meer medewerkers hybride werken, blijven vaste bureaus vaak ongebruikt. Zo verschuift het steeds meer naar het delen van bureaus en het creëren van flex-werkplekken, maar ook het creëren van gedeelde vergaderruimtes en stilteplekken.
Een bedrijf kan op deze manier denken aan activity-based working. Dat is dat medewerkers geen vaste werkplek hebben, maar een plek kiezen die past bij de taak van dat moment. Denk aan een stilteplek voor geconcentreerd werken, een vergaderruimte voor overleg en een belplek voor calls. Hierdoor ontstaan er minder bureaus dan medewerkers. Dat werkt efficiënt, maar levert ook de nodige uitdagingen op. Denk aan duidelijke afspraken, inzicht in bezetting en goede communicatie.

De belangrijkste trends voor het hybride kantoor

Hybride werken brengt een aantal trends met zich mee, denk bijvoorbeeld aan trends wat betreft de kantoorindeling.

Flexplekken en desk sharing
De eerste trend is dat er steeds meer flexplekken bij komen en dat steeds vaker bureaus worden gedeeld. Vaste bureaus maken plaats voor gedeelde werkplekken. Medewerkers kunnen een bureau reserveren op de dagen dat ze op kantoor zijn. Dit helpt organisaties om een kantoorruimte efficiënter te gebruiken.

Het kantoor als ontmoetingsplek
Een andere trend is dat het kantoor vooral wordt gezien als een ontmoetingsplek. Het kantoor is niet langer alleen een plek om individueel werk te doen. De nadruk ligt steeds meer op samenwerken, brainstormen, teamoverleg, kennis delen en sociale verbinding. In deze gevallen is een live ontmoeting een stuk prettiger.

Datagedreven kantoorbeheer
Bedrijven willen daarnaast weten in hoeverre het kantoor daadwerkelijk wordt gebruikt. Blijft iedereen vanuit huis werken, of komen er geregeld dezelfde mensen naar kantoor? Datagedreven kantoorbeheer en het inzicht krijgen in de bezettingsgraad is een trend. Welke dagen is het bijvoorbeeld het drukst, welke ruimtes blijven vaak leeg en hoeveel werkplekken moeten er daadwerkelijk komen?

Meer aandacht voor medewerkerservaring
Wanneer een bedrijf steeds meer hybride gaat werken, vraagt dat ook wat van de medewerkers. De medewerkers moeten het natuurlijk ook prettig vinden. Daarom ontstaat er meer aandacht voor de medewerkerservaring. Zo willen medewerkers vaak weten of er wel plek beschikbaar is, waar en wanneer naaste collega’s werken en hoe druk het op kantoor zal zijn.

De rol van technologie
Technologie en hybride werken gaan samen hand in hand. Het zorgt er namelijk voor dat hybride werken daadwerkelijk op de juiste manier kan worden georganiseerd en dat er overzicht wordt gecreëerd. Denk aan een tool voor het reserveren van een werkplek en een vergaderruimte. Medewerkers kunnen zo vooraf eenvoudig een bureau of ruimte reserveren. Tools zoals Flexwhere maken dit mogelijk, waarbij medewerkers met een klik op de knop een werkplek of vergaderruimte kunnen reserveren. Hierdoor krijgen organisaties inzicht in kantoorbezetting en medewerkers kunnen zo beter hun kantoordag plannen.
Ook kunnen sensoren inzicht geven in het daadwerkelijke gebruik van werkplekken en ruimtes. Organisaties zien zo bijvoorbeeld welke plekken bezet zijn en welke zones populair zijn. Bovendien werkt technologie het best wanneer het aansluit op bestaande werkprocessen. Denk aan integraties met Outlook en Teams: zo kun je makkelijker collega’s vinden en reserveringen combineren met afspraken.

Fotocredit: Pixabay – RonaldCandonga

Waar organisaties op moeten letten

Hybride werken zorgt ook voor de nodige uitdagingen. Niet alleen om nieuwe tools, maar ook om andere zaken. Denk aan cultuur en draagvlak: medewerkers moeten begrijpen waarom de organisatie kiest voor deze structuur. Hierdoor is heldere communicatie, uitleg over de voordelen, ruimte voor feedback en betrokkenheid van teams van groot belang.
Ook zijn clean-desk-afspraken een must, waarbij persoonlijke spullen worden opgeruimd en werkplekken netjes worden achtergelaten. Het gaat hierbij dus niet alleen om de techniek, maar ook om het gedrag dat moet worden aangepast. Door data, afspraken en feedback serieus te nemen, kunnen organisaties valkuilen zo veel mogelijk beperken. Denk aan valkuilen zoals een overvol kantoor of juist een leeg kantoor, of onduidelijkheid over wie wanneer aanwezig is.

De werkplek van de toekomst

Een toekomstige werkplek is bij veel bedrijven geen vaste werkplek meer. Het wordt juist een flexibele werkplek die gericht is op de mens op basis van data en feedback.

Denk aan verschillende soorten werkplekken die je van tevoren kunt reserveren, of een inrichting die meeweegt met de behoeften. Ook kunnen er makkelijker beslissingen worden genomen op basis van bezetting en gebruik en kunnen kantoorruimtes slimmer worden ingedeeld. Daarnaast moet er natuurlijk aandacht blijven voor comfort, duidelijke afspraken en goede faciliteiten. Het moet een uitnodigend kantoor blijven waar mensen graag komen en prettig kunnen werken.

Gastblog aangeboden door SEOblue