Dialoog met medewerkers: Welke regel hindert jullie?

Regels. Welke regels hinderen medewerkers nu echt? En hoe zorg je ervoor dat medewerkers hierover actief meedenken, ideeën aanreiken en prioriteiten stellen? Zij weten immers precies waar ze elke dag van balen en wat hun werk frustreert.

Vandaag moeten we juist wendbaar zijn, draait het om bottom-up besluitvorming, servant leadership en agility. Zoals Seth Godin in zijn boek en TED talk Tribes al aangaf dat mensen het makkelijkst de kant op te leiden zijn die ze altijd al op wilden. In een onderzoek van McKinsey over stabiliteit versus wendbaarheid, geven de auteurs aan dat modern leiderschap de kunst is van het wegnemen van procedures, structuren en regels die een hinder zijn voor verandering maar behouden wat nodig is.

Dus welke regels moeten dan wél blijven? Welke hinderen mensen om te veranderen in een richting die ze allang uit willen? Het bijzondere is dat we niet zomaar houden van verandering. Althans, niet als we er geen invloed op hebben, geen deel van uitmaken, geen mede-eigenaar van zijn. We deinzen terug bij verandering als we hier zelf geen rol in vervullen.

Berenschot becijferde onlangs dat in de zorgsector in Nederland €5 mld aan administratieve lasten wordt verbrand. Nu is het nogal wat om te zeggen dat dit ‘dus geschrapt’ kan worden, want regels bieden ook structuur, ondersteunen het afleggen van verantwoording en maken risico’s inzichtelijk en beheersbaar. En niet in de laatste plaats wil de wetgever ook nog allerlei zaken nageleefd zien worden.

Laten we het hier bij? Nee, zeker niet. Wat als je twee keer per jaar een slimme dialoog voert en aan je medewerkers zou vragen welke regel volgens hen afgeschaft kan worden. En ze geven kort aan waarom. Wat als je medewerkers op elkaars ideeën kunt laten reageren, waardoor deze onderbouwd worden en je daarna weet welke favoriet zijn om afgeschaft te worden, en nog belangrijker: waarom! Wat als je ook zou vragen welke regel zorgt dat ze juist stabiel en gestructureerd hun werk kunnen doen? Die hen helpt en duidelijkheid verschaft?

Eén van onze klanten heeft het onderwerp ‘regels’ aangepakt door eenvoudig weg haar medewerkers te vragen om regels te noemen waar zij alleen maar last van hebben. De opbrengst was helder en te verdelen in regels die:

1. medewerkers hinderen in hun werk en niet verklaarbaar nog steeds bestaan;
2. hinderlijk zijn, maar een doel dienen;
3. nog maar eens serieus bekeken moeten worden maar die de schijn tegen hebben.

Je begrijpt de boodschap. Het gemak om afscheid te nemen van onnodige regels en juist belangrijke regels de zichtbaarheid te geven die ze verdienen zijn beide pure noodzaak. Je wilt hier niet mee wachten: regels wil je of kwijt, of moeten nageleefd worden. Er tussenin zit niets. Anders valt het werk, de klant of je medewerker tussen wal en schip.

Wij kunnen een programma met jullie organisatie of afdeling opzetten voor vergelijkbare uitdagingen. Binnen twee weken heb je de eerste resultaten met groepen vanaf 50 medewerkers. Je zult versteld staan en je investering vlot hebben terugverdiend. Wat zich niet alleen uit in geld en wendbaarheid, maar ook een hogere tevredenheid van medewerkers.

De beste bedrijven in de wereld, hebben een fundament gebaseerd op de inzet van deze medewerkers. Niet de CEO van IKEA, maar een medewerker Gillis Lundgren kwam destijds op het idee om de poten van LÖVET tafel te verwijderen, om zodoende ‘platte verpakkingen’ te ontdekken als slimme, klantvriendelijke en logistieke oplossing.

Medewerkers hebben ideeën, willen hun werk graag verbeteren en als geen ander weten ze welke regels overboord kunnen én welke juist hard nodig zijn. Je hoeft het alleen te vragen.

Gebiologeerd door het concept ‘collectieve intelligentie’ zijn we op de redactie van HR-Communicatie razend enthousiast geraakt over de tool van CircleLytics. Doe je mee met de dialoog-denktank over Luisteren?

Foto: Mark Duffel / Unsplash